210 аптек в Свердловской и Челябинской областях.
Задачи
Избавиться от ошибок при учете
Поставщики направляли в сеть электронные накладные, не имеющие юридической силы. Сведения из них загружались в складскую программу. Сотрудники аптек принимали товар по бумажной накладной и проверяли, чтобы данные в ней совпадали со сведениями в складской программе и с фактической поставкой. Это делалось вручную, поэтому результат не всегда был корректным и полным. Затем бухгалтерия сверяла документы с данными в учетной системе. При сдаче отчетности периодически всплывали расхождения с поставщиками, в том числе и по сумме НДС.
Ускорить цикл документооборота внутри сети
Три раза в месяц бумажные документы вместе с товарными отчетами из каждой аптеки доставлялись в централизованную бухгалтерию сети. В такие дни бухгалтерия работала в авральном режиме. Сотрудникам аптек, которые приезжали из разных городов Свердловской и Челябинской областей, это тоже было неудобно. Кроме того, документы попадали в бухгалтерскую систему хоть и автоматизированно, но все-таки не ежедневно.
Постепенно ликвидировать объемный и неудобный бумажный архив
Все бумажные документы помещались в архив. Ежегодно он увеличивался на 1 200 000 пакетов документов, каждый из которых включал не менее шести листов. Хранить их нужно было так, чтобы при необходимости можно было быстро найти нужные документы, так как контролирующие органы проверяют сеть не реже раза в месяц.
Решение
Принимая решение о выборе системы электронного документооборота (ЭДО), «Живика» учитывала следующие моменты:
В результате аптечная сеть выбрала сервис Диадок оператора СКБ Контур.
Интеграция
Интегрировать Диадок понадобилось с двумя системами:
- Со складской программой ― средствами программного интерфейса Диадок.API. В результате сотрудники аптек избавились от трудоемкой построчной сверки документов, за них это теперь автоматически делает программа. По результатам проверки на документах автоматически проставляются отметки о согласовании.
- С 1С ― с помощью модуля Диадока. В результате бухгалтерия работает с электронными документами в привычном интерфейсе 1С.
В «Живике» также используется еще одно интеграционное решение Диадока ― коннектор Signer, который автоматически подписывает документы, согласованные фармацевтами. Таким образом, сеть обошлась одним уже имеющимся сертификатом КЭП для Контур.Экстерна, и ей не пришлось организовывать дополнительные сертификаты КЭП для прочих сотрудников.
Результаты
При ЭДО путь входящих документов выглядит так. Поставщик подписывает их квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через Диадок отправляет в сеть.
Благодаря интеграции документы попадают прямо в складскую программу «Живики», где автоматически сверяются с ее данными. Сотрудники аптеки принимают товары. Если находится расхождение, система оповещает пользователей об этом. По уже проведенным в складской программе и успешно проверенным документам в Диадоке автоматизированно проставляются признаки согласования.
Коннектор с заданной периодичностью проверяет, появились ли новые согласованные документы, автоматически подписывает их КЭП. Доступ к электронным документам есть в том числе и в 1С, где с ними могут работать бухгалтеры.
Комментарии
Ольга Ступина
начальник коммерческого отдела аптечной сети «Живика»
Сотрудники аптек очень довольны новой системой: им проще принимать товар и формировать товарные отчеты. Другой важный плюс — бухгалтерия получает подписанные документы практически сразу же после поставки. Что касается архива, то электронные документы хранятся в Диадоке. Для этого не требуется никаких дополнительных ресурсов или затрат с нашей стороны. Там их легко найти за минуту по заданным параметрам, поэтому подготовиться к проверке нам гораздо проще и быстрее, чем раньше
Владимир Локис
руководитель отраслевого направления сервиса Диадок
Сейчас у «Живики» в Диадоке обрабатывается 96 % всех входящих в сеть документов. Причем этот трафик формируют всего полтора десятка поставщиков из 40. «Живика» продолжает подключать к ЭДО остальных поставщиков. А в декабре 2016 года «Живика» стартовала с проектом по возвратным документам через Диадок
