биоМерье Рус

Задачи

Главная задача при переходе на ЭДО — автоматизация операций по работе с документами. Также при отказе от бумажных носителей были важны следующие преимущества:

отсутствие огромных архивов;
сокращение трудозатрат сотрудников на отправку закрывающих документов;
снижение почтовых расходов.

Курс на цифровизацию поддерживается во всей группе компаний bioMérieux.

Решение

При подборе системы ЭДО значимыми факторами стали широкий спектр услуг, предоставляемый оператором, и место, которое разработчик сервиса занимает на рынке.

Интеграция

Для работы с электронными документами из учетной системы 1С установлен модуль Диадока «Про». Исходящие документы автоматически перемещаются по ответственным сотрудникам благодаря настроенным маршрутам согласования. Это ускоряет обработку и отправку документов.

Результаты

К электронному документообороту подключены 200 из 300 контрагентов компании. 70 % документов отправляется и принимается через систему ЭДО. Это помогло достичь результатов:

Уменьшение объема бумажных документов принесло экономию на почтовых отправлениях.
Компания частично отказалась от услуг специализированных служб, занимающихся архивацией документов.
Снизились затраты на ведение документооборота: отправка электронных документов дешевле по сравнению с бумажными, а получение — бесплатно.
Цикл документооборота занимает один-два дня, при отправке документов почтой это время составляло от 7 до 14 дней.
Сотрудники быстрее оформляют закрывающие документы, так как меньше времени тратят на их распечатку и подписание.
Улучшен процесс контроля за согласованием документов как внутри компании, так и со стороны контрагентов, так как в системе видно, когда документ получен и у кого находится на согласовании.
Полностью исключена вероятность потери электронных документов.

Развитие ЭДО

В планах перевести всех контрагентов на ЭДО. Электронный способ передачи документов важен для будущего перехода компании на систему SAP.

Для обмена документами с головной организацией, которая находится во Франции, рассматривается возможность подключить схему трансграничного ЭДО через Диадок.

Мы обратились в Контур в 2017 году для продвижения электронного документооборота в нашей компании. Команда Диадока в кратчайшие сроки провела аналитическую работу по внедрению ЭДО в информационные системы. Были разработаны инструменты для сокращения объема бумажного документооборота и упрощения передачи электронных документов. Также мы получили помощь на этапе подключения контрагентов: специалисты Диадока проверили, кто из наших партнеров уже использует ЭДО, этим компаниям отправили приглашения в сервисе в первую очередь. Хотелось бы отметить внимательную работу и отзывчивость персонального менеджера Ирины Бережной. И благодарим специалиста по внедрению Владислава Кислицына за подбор решения и выполненные доработки в модуле.