Задачи
Главная задача при переходе на ЭДО — автоматизация операций по работе с документами. Также при отказе от бумажных носителей были важны следующие преимущества:
- отсутствие огромных архивов;
- сокращение трудозатрат сотрудников на отправку закрывающих документов;
- снижение почтовых расходов.
Курс на цифровизацию поддерживается во всей группе компаний bioMérieux.
Решение
При подборе системы ЭДО значимыми факторами стали широкий спектр услуг, предоставляемый оператором, и место, которое разработчик сервиса занимает на рынке.
Интеграция
Для работы с электронными документами из учетной системы 1С установлен модуль Диадока «Про». Исходящие документы автоматически перемещаются по ответственным сотрудникам благодаря настроенным маршрутам согласования. Это ускоряет обработку и отправку документов.
Результаты
К электронному документообороту подключены 200 из 300 контрагентов компании. 70 % документов отправляется и принимается через систему ЭДО. Это помогло достичь результатов:
- Уменьшение объема бумажных документов принесло экономию на почтовых отправлениях.
- Компания частично отказалась от услуг специализированных служб, занимающихся архивацией документов.
- Снизились затраты на ведение документооборота: отправка электронных документов дешевле по сравнению с бумажными, а получение — бесплатно.
- Цикл документооборота занимает один-два дня, при отправке документов почтой это время составляло от 7 до 14 дней.
- Сотрудники быстрее оформляют закрывающие документы, так как меньше времени тратят на их распечатку и подписание.
- Улучшен процесс контроля за согласованием документов как внутри компании, так и со стороны контрагентов, так как в системе видно, когда документ получен и у кого находится на согласовании.
- Полностью исключена вероятность потери электронных документов.
Развитие ЭДО
В планах перевести всех контрагентов на ЭДО. Электронный способ передачи документов важен для будущего перехода компании на систему SAP.
Для обмена документами с головной организацией, которая находится во Франции, рассматривается возможность подключить схему трансграничного ЭДО через Диадок.
Комментарии
Ирина Гусарова
бухгалтер ООО «биоМерье Рус»
