Цифровизация документов

Цифровизация документооборота в России все больше популяризируется, так как это удобный инструмент для автоматизации процессов обработки документов, улучшения качества работы и развития компании. Перевод документооборота в онлайн позволяет снизить расходы на печать и пересылку. В статье рассмотрим преимущества цифровизации документооборота и способы внедрения.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

Поможем подключить поставщиков и покупателей к Диадоку и начать обмен электронными документами

Подключиться

Цифровизация работы с документами от А до Я

Цифровизация документооборота — это перенос делопроизводства в электронный формат. Разберем на примере.

В бумажном документообороте отправка документов контрагенту выглядит так: сотрудник создает файл, подключает согласователей, вносит правки. После нескольких итераций документ печатают на бумаге, ставят подпись и отправляют контрагенту по почте. Так происходит каждый раз.

Легальная цифровизация предполагает использование электронного документооборота (ЭДО). В таком случае пользователь создает файл внутри системы ЭДО, загружая с компьютера или используя встроенный редактор. Дальше одним кликом мыши отправляет на согласование, а подписант также просто нажатием кнопки визирует документ. Согласованный и подписанный документ передается контрагенту онлайн — это не сложнее, чем послать email. Все происходит через интернет с экономией времени и ресурсов.

Таким образом, оцифровка — процесс, который позволяет перевести работу в электронный формат, автоматизируя рутинные операции. Это быстро, удобно, недорого и повышает эффективность управления.

Перевод делопроизводства в цифру включает шаги:

1. Постановка целей и задач. Определите, какие типы документов нужно перевести в онлайн и какие процессы документооборота требуют оптимизации.

2. Анализ текущих дел. Изучите, как сейчас работает делопроизводство в компании, какие есть сложности, что стоит улучшить.

3. Выбор оператора ЭДО. Чтобы обмениваться электронными документами, которые обладают юридической силой, необходимо работать в сервисе оператора ЭДО. Например, оператор СКБ Контур предлагает сервис Диадок.

4. Внесение изменений в учетную политику компании. Если переводите в систему ЭДО первичные документы, зафиксируйте перемены в учетной политике. Также понадобится составить приказ о внедрении ЭДО и положение об электронном документообороте. Подробнее об этом рассказываем в статье.

5. Приобретение электронной подписи. Юридическую силу цифровому документообороту придает квалифицированная электронная подпись (КЭП). Сотрудники могут получить ее в аккредитованном удостоверяющем центре, например, УЦ Контура. С 2022 года ИП и директора компаний получают подписи только в УЦ ФНС.

6. Выбор способа работы. Определите, какой из вариантов работы, предлагаемых операторами ЭДО, больше подходит: веб-версия сервиса или интеграция во внутреннюю учетную систему компании.

7. Обучение сотрудников. Проведите обучение коллег, которые будут работать с новой системой.

8. Подключение контрагентов. Пригласите партнеров к обмену внутри сервиса ЭДО. Свяжитесь лично по телефону или email, чтобы сообщить о переходе на ЭДО и предложить присоединиться.

9. Автоматизация процессов. Начните работу в цифровом пространстве и наблюдайте, как рутинные процессы становятся проще и автоматизируются.

10. Мониторинг и оптимизация. Отслеживайте работу системы и сотрудников, вносите корректировки для увеличения эффективности. Менеджер сервиса ЭДО поможет подобрать дополнительные функциональности, которые позволят развивать проект по цифровизации.

После подключения электронного документооборота компания любой сферы оценит преимущества:

Экономия ресурсов. Вы станете реже покупать бумагу, канцелярские принадлежности, расходники. Сотрудники будут тратить меньше времени на печать, сканирование, подписание, отправку.

Ускорение подготовки и обработки документов. Система ЭДО позволяет подготовить шаблоны, настроить цепочки согласования, работать с электронными документами прямо из учетной программы предприятия.

Надежное хранение. Традиционные архивы со временем будут не нужны — вся информация находится в облаке, оператор ЭДО гарантирует, что ничего не потеряется.

Контроль процессов. ЭДО позволяет отслеживать путь движения документов, действия участников процесса и момент подписания.

Цифровизация экономит рабочее время сотрудников и средства компании, минимизирует ошибки человеческого фактора.

Поможем подключить поставщиков и покупателей к Диадоку и начать обмен электронными документами

Подключиться

Почему не все переходят на электронный формат организации работы

Несмотря на большую популярность цифрового документооборота, не все организации готовы использовать ЭДО. Выделим три категории представителей бизнеса, которые могут опасаться перемен.

Опасения и контраргументы

Разберем еще причины, почему не все предприятия готовы к цифровизации:

Недостаточная осведомленность. Некоторые компании не знают о преимуществах ЭДО и не понимают, как улучшить бизнес-процессы.

Расходы. Часть руководителей думают, что цифровизация требует затрат, превышающих обычные расходы. Однако экономия от ЭДО на практике оказывается больше, чем затраты на его внедрение. Это доказывают многочисленные кейсы перехода на ЭДО.

Адаптация к новой системе. Переход на электронный формат требует некоторой корректировки бизнес-процессов, что может вызывать сопротивление со стороны сотрудников. Однако беспокойство напрасно — освоить ЭДО очень просто, не сложнее, чем научиться отправлять электронные письма по email.

Опасения в отношении безопасности данных. Некоторые компании опасаются утечки конфиденциальной информации. Но электронный документооборот безопаснее бумажного, так как данные передаются по зашифрованному каналу, хранятся на разнесенных серверах, а надежность оператора ЭДО подтверждается аккредитацией ФНС.

Когда важно внедрять цифровизацию документов

Внедрение электронного документооборота особенно важно, когда:

• Компания хочет автоматизировать процессы, сократить время обработки документов.

• Нужно обеспечить быстрый доступ к документам, оптимизировать их хранение.

• Предприятие хочет повысить безопасность при передаче информации.

• Необходимо уменьшить затраты на бумажную документацию, снизить вред, наносимый окружающей среде, ввести меры по социальной ответственности в компании.

• Организация хочет сделать коммуникации с контрагентами эффективнее и быстрее.

• Нужно снизить количество ошибок при обработке информации.

Цифровизация помогает улучшить имидж компании, показывая, что та поддерживает технологии и готова к переменам.

Поможем подключить поставщиков и покупателей к Диадоку и начать обмен электронными документами

Подключиться

Есть ли правовые риски при переходе на ЭДО

Когда компания подключается к аккредитованному ФНС оператору ЭДО, правовые риски минимальны. Однако, если не разобраться в вопросе подробно, возникают риски:

• Несоблюдения требований законодательства в отношении хранения и обработки электронных документов.

• Неправильного оформления электронных документов.

• Нарушения предписаний по использованию электронной подписи.

Чтобы снизить риски, ознакомьтесь с законодательными актами, проконсультируйтесь со специалистами оператора ЭДО и соблюдайте требования налоговой. Также проведите обучение сотрудников.

К основным нормативным актам относятся:

• ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;

• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

Обычно проблем не возникает, так как сервисы ЭДО, например Диадок, перед отправкой проверяют срок действия электронной подписи и анализируют, соответствуют ли формализованные документы формату ФНС.

Важно подготовить внутреннюю нормативную базу компании, которая придаст ЭДО юридическую силу. Подробнее об этом читайте в статье.

Рекомендации по цифровизации работы с документами

Процесс перехода в онлайн может казаться сложным, особенно для крупных компании. В таком случае поможет разделение глобальных задач на подзадачи, подробнее изучение вопроса, ведь выгод от перспективы работы с ЭДО довольно много.

Как оцифровать документы

1. Проанализируйте документооборот, определите, какие процессы лучше перевести в электронный вид.

2. Распишите процесс по шагам, назначьте ответственных, сроки выполнения.

3. Изучите законодательство, связанное с ЭДО, приобретите КЭП, подготовьте внутренние нормативные акты.

4. Выберите оператора ЭДО, способ работы, обучите сотрудников, разработайте политику безопасности информации.

5. Подключите контрагентов и постоянно совершенствуйте систему документооборота.

Как систематизировать электронную документацию

Для систематизации документации можно использовать следующие подходы:

• Выбрать способ работы с ЭДО, который будет удобен для сотрудников. Например, веб-версию, чтобы быстро запустить онлайн-документооборот, или модуль для работы в 1С.

• Разработать единые правила для работы с документами. Их нужно зафиксировать в локальной документации и ознакомить сотрудников.

• Настроить доступ к электронным документам в зависимости от уровня допуска сотрудника к конфиденциальной информации.

Проект цифровизации на предприятии, как правило, включает процесс перехода на ЭДО. Чтобы подключиться к электронному документообороту, нужно выбрать оператора, подготовить внутренние процессы и документацию, получить КЭП, провести обучение сотрудников. В перспективе это поможет снизить количество рутинных задач, расходы и упростить работу.

Поможем подключить поставщиков и покупателей к Диадоку и начать обмен электронными документами

Подключиться

Вопрос-ответ

Поможем подключить поставщиков и покупателей к Диадоку и начать обмен электронными документами

Подключиться