Электронный график отпусков

График отпусков — обязательный документ для большинства компаний, но его составление и согласование могут занимать много времени и усилий, особенно в крупных организациях. Перевод этого процесса в электронный формат ускоряет работу и снижает трудозатраты.

Что такое график отпусков и для кого он обязателен

График отпусков устанавливает очередность предоставления отпусков сотрудникам и обязателен для всех работодателей (кроме некоммерческих организаций и микробизнеса). Его нужно составить и утвердить за две недели до начала нового календарного года (ст. 123 Трудового кодекса).

Планирование отпусков на бумаге — это трудоемкий процесс, особенно в больших организациях. Например, в компании с 300 сотрудниками нужно собрать и согласовать до 1200 дат отпуска, согласовать их с руководителями подразделений и построить итоговый график. Каждая корректировка требует нового согласования и может привести к путанице с версиями документов.

Подробнее о том, как утвердить график отпусков на 2026 год

Можно ли вести график отпусков в электронном виде

Согласно ст. 22.1 ТК разрешено оформлять и подписывать кадровые документы в электронном виде с использованием электронной подписи. Электронный график отпусков, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью.

Подробнее про электронную подпись в электронном документообороте

Татьяна Смирнова
Эксперт по трудовому законодательству

Составление графика отпусков на бумаге может вызывать сложности, особенно в компаниях с большим штатом, где в процесс планирования отпусков вовлечены сотни и тысячи сотрудников. Ошибки в документе и его утверждение позже 17 декабря грозит административными штрафами — от 30 до 50 тыс. рублей для юридического лица. Утверждение графика отпусков в электронном виде заметно снижает эти риски.

Планирование отпуска онлайн в сервисе кадрового электронного документооборота ускоряет процесс и делает его более контролируемым. В результате кадровый специалист тратит меньше времени на координацию согласований и утверждение документа.

Преимущества электронного графика отпусков для бизнеса

Ведение графика отпусков в КЭДО имеет те же преимущества, что электронный документооборот с контрагентами:

Скорость. Весь процесс — от выбора дат до получения подписи директора — происходит в несколько кликов.

Удобство. Все участники работают с планировщиком графика в одном сервисе, доступном даже с мобильного устройства.

Контроль. Любые изменения и подписи фиксируются в системе, что дает возможность кадровику и руководителю отслеживать статус документа.

Экономия. Утверждение через сервис официального оператора ЭДО позволяет экономить на печати и доставке при сохранении юридической значимости документов.

Безопасность. Доступ к графику отпусков защищен: данные шифруются, передаются по надежным каналам и хранятся в электронном архиве. Это исключает риск утраты или несанкционированного доступа к персональным данным сотрудников.

Как начать использовать электронный график отпусков

Переход на электронный график отпусков не требует кардинальных изменений в работе компании, но при подготовке важно пройти несколько ключевых шагов:

Подробнее о пошаговом переходе на КЭДО

1. Анализ текущих процессов. Оцените, сколько времени и ресурсов уходит на составление графика в бумажном виде.
2. Выбор сервиса КЭДО. Убедитесь, что выбранное решение поддерживает интеграцию с вашей учетной системой, например 1С.
3. Разработка локальных нормативных актов. Примите положение о КЭДО и получите согласия сотрудников на переход и использование электронной подписи.

Как планировать отпуска в Контур.КЭДО

Ведение графика отпусков в Контур.КЭДО помогает оптимизировать весь процесс — от планирования до уведомления сотрудников о начале отпуска. Сотрудники и руководители работают в веб-версии, а кадровик использует интеграцию сервиса с привычной учетной системой. Чаще всего это 1С, для которой есть готовый модуль, но может быть и любая другая система, подключенная по API.

Подробнее о модуле КЭДО для 1С

Шаг 1. Планирование сотрудниками

Работник заходит в личный кабинет и выбирает даты отдыха на следующий год. Сервис автоматически показывает доступное количество дней отпуска из учетной системы.

Если отпуск нужно разделить на несколько частей, достаточно добавить дополнительные периоды. После выбора дат сотрудник направляет их руководителю на согласование.

Шаг 2. Согласование у руководителя

Руководитель получает уведомление о новых заявках в разделе «График отпусков». В интерфейсе видно все периоды отпусков команды — это помогает избежать пересечений и перегрузок.

Можно утвердить даты или вернуть на доработку с комментариями. После согласования руководителем данные автоматически обновляются и кадровик получает готовый календарь утвержденных отпусков.

Шаг 3. Формирование и подписание графика

Когда все сотрудники внесли даты и руководители их утвердили, кадровик формирует общий график отпусков организации. В Контур.КЭДО это делается в несколько кликов — данные по сотрудникам сразу подтягиваются в документ.

Готовый график направляется директору на подпись в электронном виде. После утверждения кадровик отправляет документ сотрудникам для ознакомления. Система фиксирует, кто уже ознакомился, а кому нужно напомнить.

Шаг 4. Автоматические извещения о начале отпуска

За две недели до даты отпуска система формирует извещение о начале отпуска. Сначала оно поступает руководителю, затем сотруднику. 

Оба увидят документ во входящих и получат уведомление по смс или электронной почте. Сотруднику остается подписать его или в два клика направить заявление о переносе, если планы изменились.

Согласовать график отпусков онлайн в сервисе Контур.КЭДО

Шаг 5. Перенос и обновление графика

Если сотруднику нужно перенести отпуск, не дожидаясь извещения, это можно сделать прямо из раздела «График отпусков».

Сотрудник выбирает новые даты и указывает причину переноса. Система проверит, чтобы перенос не нарушал правила: даты не пересекались, длительность совпадала с утвержденной, а один из периодов оставался не короче 14 дней.

Заявление автоматически связывается с исходным извещением. После утверждения руководителем и подписания приказа данные в графике обновляются.

Подробнее об изменениях в графике отпусков

Все документы — графики, извещения, приказы и заявления — хранятся в Контур.КЭДО и доступны кадровику в любое время. История действий сохраняется, что удобно при проверках и внутреннем контроле.

В системе Контур.КЭДО работодатели оформляют кадровые документы — графики отпусков, заявления и приказы. А для обмена документами с контрагентами применяют сервисы электронного документооборота, такие как Контур.Диадок. Также как и в КЭДО, в Диадоке все документы подписывают электронной подписью, что обеспечивает их юридическую значимость.

Коротко об электронном графике отпусков

Юридически значимый электронный график отпусков позволяет планировать и утверждать отпуска онлайн без таблиц и пересылок. Сотрудники выбирают даты в личном кабинете, руководители согласуют, а кадровик формирует и подписывает приказ прямо из учетной системы. 

Сервис КЭДО автоматически уведомляет сотрудников о начале отпуска и позволяет подать заявление на перенос в электронном виде. Все документы хранятся в защищенном архиве и имеют юридическую силу.

Ведение графика отпусков онлайн помогает оптимизировать процесс согласования и упрощает контроль за ним. Один из таких сервисов — Контур. КЭДО. Сервис ускоряет работу кадровых сотрудников и уменьшает риски ошибок заполнения при ручном вводе.

Переходите на ЭДО

Обменивайтесь документами с контрагентами мгновенно в Диадоке

Подключиться