Задачи
-
Обеспечить гарантированную и быструю передачу документов клиентам и поставщикам.
При переходе на ЭДО было важно:
- сократить сроки передачи документов контрагентам до одного дня не только в Москве, но и в регионах, куда Почтой России документы могут идти более недели;
- исключить случаи утери бумажных документов с последующим оформлением дубликатов, что увеличивало трудозатраты бухгалтерии, повышало нагрузку на курьерскую службу и приводило к задержкам оплат;
- построить прозрачную систему документооборота, позволяющую в любой момент отследить статус документа.
-
Сократить расходы на курьерскую службу и хранение бумажных документов. Для этого планировалось перейти на электронный архив.
-
Наладить эффективную коммуникацию с бухгалтерами контрагентов и за счет этого:
- сократить трудозатраты на сверку взаиморасчетов с обеих сторон;
- оперативно оформлять корректировки к документам;
- настроить у клиентов и поставщиков получение документов и отражение в учете в том же отчетном периоде, что и в компании.
Решение
С 2015 года компания начала исследовать возможности и решения различных операторов ЭДО. По результатам проведенного тендера остановила выбор на операторе СКБ Контур и системе Диадок.
Около 80 % контрагентов ООО «Агентство АВИА ЦЕНТР», подключенных к ЭДО, используют Диадок. С теми компаниями, которые работают в других системах ЭДО, Диадок успешно настраивает роуминг.
Интеграция
Интеграция настроена с помощью коннекторов Диадока. Акт, счет и счет-фактура из внутренней учетной системы выгружаются в Диадок и отправляются контрагентам. После подписания документов статусы из Диадока передаются во внутреннюю учетную систему. Также проведена интеграция Диадока с CRM-системой на базе коннекторов, благодаря этому автоматизированы отправка договоров и отражение их в системе.
Результаты
На электронный документооборот с компанией «Агентство АВИА ЦЕНТР» перешли порядка 40 % контрагентов. В планах полностью перевести весь документооборот в электронный вид в 2020 году. Определенные результаты очевидны уже сейчас:
- Срок доставки документов контрагентам сократился до нескольких секунд, независимо от того, в каком регионе России находится контрагент.
- Документооборот стал прозрачным: в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии обработки находится документ.
- Нет потери документов и, соответственно, нагрузки на бухгалтерию по дублированию документов и их отправке.
- Отпала необходимость в возврате подписанных экземпляров, которая требовала много времени и финансовых ресурсов: контрагенты видят, когда документы подписаны, и сразу имеют к ним доступ.
- Существенно сократилось число курьеров в собственной службе доставки.
- Упростилась работа бухгалтерии, операции с документами стали прозрачными и более оперативными.
- Отпала потребность в площадях под архивы и регулярном обращении к архивным документам, поиск документов за прошлые годы проходит моментально.
