Агентство АВИА ЦЕНТР переход на электронный документооборот (ЭДО)

ООО «Агентство АВИА ЦЕНТР» более 15 лет оказывает услуги по организации командировок, включая бронирование билетов и отелей, заказ трансфера, оформление виз и паспортов. Помимо этого, организует мероприятия для клиентов и предоставляет консалтинговые услуги по сокращению расходов и эффективному выстраиванию процессов оформления бизнес-поездок.
«Агентство АВИА ЦЕНТР» занимается IT-разработками в области оформления командировок. Специалисты компании создали онлайн-сервис Colibri, который интегрирован с Диадоком для обмена закрывающими документами по каждой поездке.

>2 000

контрагентов

40%

подключены к ЭДО

100%

клиентов —

Задачи

Обеспечить гарантированную и быструю передачу документов клиентам и поставщикам.

При переходе на ЭДО было важно:

сократить сроки передачи документов контрагентам до одного дня не только в Москве, но и в регионах, куда Почтой России документы могут идти более недели;
исключить случаи утери бумажных документов с последующим оформлением дубликатов, что увеличивало трудозатраты бухгалтерии, повышало нагрузку на курьерскую службу и приводило к задержкам оплат;
построить прозрачную систему документооборота, позволяющую в любой момент отследить статус документа.

Сократить расходы на курьерскую службу и хранение бумажных документов. Для этого планировалось перейти на электронный архив.
Наладить эффективную коммуникацию с бухгалтерами контрагентов и за счет этого:

сократить трудозатраты на сверку взаиморасчетов с обеих сторон;
оперативно оформлять корректировки к документам;
настроить у клиентов и поставщиков получение документов и отражение в учете в том же отчетном периоде, что и в компании.

Решение

С 2015 года компания начала исследовать возможности и решения различных операторов ЭДО. По результатам проведенного тендера остановила выбор на операторе СКБ Контур и системе Диадок.

Около 80 % контрагентов ООО «Агентство АВИА ЦЕНТР», подключенных к ЭДО, используют Диадок. С теми компаниями, которые работают в других системах ЭДО, Диадок успешно настраивает роуминг.

Интеграция

Интеграция настроена с помощью коннекторов Диадока. Акт, счет и счет-фактура из внутренней учетной системы выгружаются в Диадок и отправляются контрагентам. После подписания документов статусы из Диадока передаются во внутреннюю учетную систему. Также проведена интеграция Диадока с CRM-системой на базе коннекторов, благодаря этому автоматизированы отправка договоров и отражение их в системе.

Результаты

На электронный документооборот с компанией «Агентство АВИА ЦЕНТР» перешли порядка 40 % контрагентов. В планах полностью перевести весь документооборот в электронный вид в 2020 году. Определенные результаты очевидны уже сейчас:

Срок доставки документов контрагентам сократился до нескольких секунд, независимо от того, в каком регионе России находится контрагент.
Документооборот стал прозрачным: в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии обработки находится документ.
Нет потери документов и, соответственно, нагрузки на бухгалтерию по дублированию документов и их отправке.
Отпала необходимость в возврате подписанных экземпляров, которая требовала много времени и финансовых ресурсов: контрагенты видят, когда документы подписаны, и сразу имеют к ним доступ.
Существенно сократилось число курьеров в собственной службе доставки.
Упростилась работа бухгалтерии, операции с документами стали прозрачными и более оперативными.
Отпала потребность в площадях под архивы и регулярном обращении к архивным документам, поиск документов за прошлые годы проходит моментально.

Марина Комлева
руководитель отдела сопровождения клиентов ООО «Агентство АВИА ЦЕНТР»

Мы рассчитываем перевести 100 % клиентов на ЭДО и существенно увеличить сумму экономии на ведении документооборота без бумаг. Иногда мы сталкиваемся с тем, что контрагенты неохотно идут на предложение работать через ЭДО, но вместе с командой Контура нам удается показать партнерам эффективность перехода на новый формат сотрудничества и обучить основным навыкам работы в системе ЭДО. Наши контрагенты быстро осваивают обмен электронными документами, так как Диадок действительно очень простой и понятный инструмент. Электронный документооборот для нас — взаимовыгодное сотрудничество, когда контрагенты помогают друг другу оптимизировать процессы и сокращать расходы.

Ольга Кулагина
менеджер по развитию корпоративных клиентов Диадока

Для стопроцентного перевода контрагентов на ЭДО компания «Агентство АВИА ЦЕНТР» работает сразу по нескольким направлениям совместно с отделом активации Диадока. Сотрудники компании рассылают своим клиентам приглашения в сервисе и пишут электронные письма о переходе на ЭДО. На сайте компании можно найти подробную информацию о работе с электронными документами и пошаговую инструкцию, как подключиться и настроить роуминг. Силами Контура проводится обзвон контрагентов, чтобы помочь им начать работать в системе ЭДО. Также для клиентов компании создана посадочная страница с описанием возможностей электронного документооборота. Комплекс мероприятий помогает охватить максимальное число контрагентов и повысить эффективность от перехода на ЭДО.

#Логистика #Диадок.Коннектор

Ещё вам может быть полезно

«Агентство АВИА ЦЕНТР» сократило штат курьеров с переходом на ЭДО

Задачи

Решение

Интеграция

Результаты

Комментарии

Другие кейсы→

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке

Начните работу в Диадоке