Гарант Рейл Сервис

Задачи

Сократить трудозатраты персонала на формирование документов и ускорить процесс документооборота.
Снизить издержки на содержание бумажного архива, отправку документов почтой или курьерами.
Организовать ремонт вагонов на портале «Вагонмастер» и перенести работу с документами в онлайн.

Портальная интеграция с Диадоком

Специалисты компании разработали портал «Вагонмастер», который помогает клиентам получить услугу максимально быстро и удобно, без перехода к другим программным продуктам. Чтобы поддержать принцип одного окна, было важно настроить обмен электронными документами непосредственно на портале. Для этого онлайн-платформу «Вагонмастер» интегрировали с системой ЭДО. Среди требований к системе — удобный и интуитивно понятный интерфейс, а также качественная техподдержка.

Решение

С момента внедрения ЭДО в компании «Гарант Рейл Сервис» повысились скорость и качество документооборота. Положительный опыт применения ЭДО было решено перенести на работу портала «Вагонмастер».

Интеграционное решение построено с помощью API Диадока. Методы API позволили добавить на портал возможности, которые есть в веб-версии Диадока.

Со стороны «Гарант Рейл Сервис» разработана структура данных запроса, логика формирования и отправки запроса и получения электронных документов из Диадока, а также отображение документов в виде печатной формы.

Основные функции по работе с документами — подписание, отказ от подписи, аннулирование — доступны в личном кабинете пользователя на платформе «Вагонмастер».

Результаты

После перехода на ЭДО компания в два раза увеличила скорость документооборота. Раньше в формировании одного комплекта документов были задействованы два человека: один работал с бумажной версией, второй вносил информацию в программу. Теперь с одним комплектом документов работает один человек, который справляется с ежемесячным потоком в 15–17 тыс. документов.

По итогам двух лет использования ЭДО в компании «Гарант Рейл Сервис» наблюдают бизнес-эффекты:

увеличение скорости оформления документов в 2 раза;
отсутствие бумажных архивов и сокращение расходов на их содержание;
снижение трудозатрат бухгалтерии и менеджеров.

В результате электронный документооборот было решено внедрить на портал «Вагонмастер», запущенный в мае 2020 года. В течение первого года работы онлайн-платформы планируется оформить порядка 50 000 документов. При заказе ремонта вагонов через портал 100 % документов будут передаваться в электронном виде.

Портал помогает собственникам и операторам подвижного состава организовать ремонт в любой точке России, в странах СНГ и Балтии. «Вагонмастер» — это комплексное интернет-решение, и интеграция с системой ЭДО является важным блоком. Ремонт не начнется, пока не будет подписан договор. Вне зависимости от типа ремонта заказчик сможет отремонтировать подвижной состав в ближайшем депо и избежать простоев. Веб-ресурс разработан так, чтобы заказ услуг по ремонту вагонов был для пользователя максимально удобным, без лишних контактов и обмена бумажными документами.

Федор Родионов
менеджер проектов по внедрению Диадока в Контуре

На портале можно создавать документы, принимать их, просматривать, подписывать или отказывать в подписи. При обмене счетами-фактурами формируется извещение о получении, так как этот документ не требует подписи второй стороны. Авторизация на портале и подписание происходят с помощью сертификата электронной подписи. Вместе с передачей данных через оператора это гарантирует юридическую значимость документооборота и соблюдение российского налогового законодательства.

Ольга Кулагина
менеджер по развитию корпоративных клиентов Диадока

Интеграция Диадока с порталом «Вагонмастер» — это новый этап в развитии проекта ЭДО. Компания уже обменивается более 200 000 электронных документов в год. Успешную практику электронного документооборота сохранили при работе с заказчиками в новом формате — через интернет-площадку. Контрагенты будут так же получать и отправлять электронные документы, только теперь им не понадобится даже заходить в веб-версию или интеграционный модуль Диадока. Все действия с документами доступны на портале.