Задачи
Упростить работу с документами
Бумажные документы нужно распечатать, получить подпись руководителя, сформировать пакеты, отправить, проконтролировать, чтобы клиенты получили документы и не задерживали возврат подписанных оригиналов. На это уходила значительная часть рабочего дня 15 сотрудников.
Сократить сроки доставки документов
Документы формируются в головном офисе компании в Новосибирске. В филиалах их распечатывают и передают клиентам, в том числе почтой. В итоге документы идут до клиента от двух дней до двух недель.
Упростить работу с архивом
В соответствии с законодательством первичные учетные документы необходимо хранить 5 лет. В случае 2ГИС это порядка 290 000 документов в год, то есть около 1 500 стандартных пачек бумаги, которые прибывают ежегодно. Их нужно хранить, причем таким образом, чтобы быстро найти нужный документ в случае необходимости.
Решение
Для решения поставленных задач компания 2ГИС выбрала систему электронного документооборота Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Решающими аргументами в ее пользу стали:
Интеграция
2ГИС использует версию 1С УПП 8.3, для интеграции с которой в Диадоке разработан типовой модуль. В силу организации внутреннего документооборота компании формат адресов контрагентов в 1С хоть и содержал необходимую информацию для отправки документов, не соответствовал КЛАДР (ведомственному классификатору адресов ФНС России). Это приводило к некорректному заполнению строки адреса в документах, и клиенты не могли их принять. Команда Диадока за два месяца доработала модуль. В результате ООО «2ГИС» отправляет корректно заполненные документы, которые ее контрагенты без проблем представляют в налоговые органы.
Результаты
Внедрив Диадок, компания 2ГИС:
