СКБ Контур пользуется своим сервисом электронного документооборота — Диадок — Диадок

СКБ Контур СКБ Контур

СКБ Контур — разработчик программного обеспечения. Компания, образованная в 1988 году в Екатеринбурге, является лидером среди SaaS-поставщиков России по объему выручки и регулярно входит в ТОП-10 крупнейших IT-разработчиков, по данным портала CNews. Компания ведет документооборот с клиентами и партнерами по всей стране.

Alternate Text

Задачи

Популяризация ЭДО в российской бизнес-среде

СКБ Контур стоял у истоков развития электронного документооборота в России, занимаясь продвижением идеи ЭДО в конце 2000-х годов, когда законодательная база еще только формировалась. Нелогично пропагандировать идею о том, что электронный документооборот ускоряет бизнес-процессы компаний и сокращает издержки, и при этом использовать огромное количество бумажных документов. Собственный пример — лучший аргумент.

Сокращение сроков документооборота

При бумажном документообороте сервисные центры компании направляли документы клиентам почтой или курьером. Клиенты СКБ Контур работают по всей России, поэтому срок доставки документов до контрагента мог превышать неделю.

Ускорение возврата подписанных клиентами экземпляров

После визирования клиенты возвращали документы в сервисный центр, откуда партнеры отправляли их в головной офис. Со дня отправки документов клиенту до момента, когда подписанные им экземпляры попадали в бухгалтерию компании, могло пройти больше двух недель.

Уменьшение бумажного архива документов

Годовой документооборот Контура составляет более 500 000 документов. В пакет для клиентов входят: счет на оплату, акт и договор в двух экземплярах, счет-фактура и другие документы. Это от 4 до 20 печатных листов на сделку. Бумажный архив достиг таких размеров, что Контур передал его содержание аутсорсинговой компании.

Автоматизация документооборота

После доставки в центральный офис документов, которые уже подписали клиенты, менеджеры проверяли, учтены ли они в бухгалтерской и биллинговой системах. По такой схеме обрабатывали каждый документ. Учитывая число клиентов и объемы поступающих документов, рутинная работа отнимала много времени и сил сотрудников.

Решение

Для перехода на ЭДО СКБ Контур воспользовался собственной разработкой — сервисом Контур.Диадок. Одно дело — выступать разработчиком, другое дело — быть пользователем продукта, это принципиально другой угол зрения. Команда Диадока не побоялась его изменить, приняла этот вызов и начала внедрение.

Интеграция

В документообороте СКБ Контур участвуют системы собственной разработки:

  • «Контур-Бухгалтерия Актив» — бухгалтерская программа;
  • биллинговая система;
  • система автоматической регистрации электронных договоров;
  • система автоматического расчета агентского вознаграждения для партнеров;
  • система учета счетов — внутренняя программа утверждения счетов на оплату;
  • система интернет-отчетности Контур.Экстерн.

Интеграция со всеми программами и системами, которые использует компания, осуществлена с помощью API Диадока.

Этапы внедрения ЭДО

  1. С 2010 года СКБ Контур использует Диадок для документооборота с партнерами. Обмен документами со всеми партнерами происходит без бумаги.
  2. С 2012 года СКБ Контур автоматизирует документооборот с клиентами. Сначала реализовали пилотный проект: несколько подразделений вручную загружали документы в Диадок и через него отправляли клиентам. Первый опыт позволил создать удобные инструменты для работы во внутренних информационных системах. В электронный вид полностью переведен весь поток исходящих документов для клиентов, включая договоры, соглашения и другие. В дальнейшем планируется настроить отправку документов клиентам в автоматическом режиме.

Развитие проекта ЭДО

СКБ Контур стремится сделать работу с документами удобной для всех участников документооборота. Для этого компания применяет возможности сервиса Диадок, который развивается, отвечая на потребности пользователей.

Чтобы упростить обработку документов, настроили коннекторы двух типов, работающие на отправку и получение. В первом случае ручную отправку тысячи электронных писем партнерам заменила автоматическая: в каждое сообщение коннектор подставляет индивидуальное содержание и реквизиты. Второй повод применить коннектор возник при обмене документами с поставщиком товаров для нужд офисов. Коннектор анализирует и сортирует по подразделениям входящие документы — это помогло доставлять их напрямую ответственным сотрудникам в каждом офисе.

С 2019 года СКБ Контур использует шаблоны при обмене документами с организациями-партнерами. Когда в Диадоке появилась дополнительная функциональность для документооборота по агентской схеме, компания-разработчик в числе первых начала ее применять. СКБ Контур отправляет шаблоны документов партнерам, они проверяют данные, присваивают номер, подписывают и отправляют обратно. Документооборот с партнерами многократно ускоряется, исключаются ошибки и рутинная работа по проверке документов.

Трехсторонняя подпись — еще одна функциональность, которая облегчает документооборот с партнерами. Один документ подписывают три контрагента. Все действия отражаются в протоколе документооборота.

Для того чтобы упростить клиентам процедуру оплаты услуг, запущена платежная интеграция в Диадоке. СКБ Контур отправляет счета в виде формализованных документов. Заполнять платежные поручения вручную не нужно — клиенты могут производить оплату прямо в сервисе ЭДО.

Результаты

Внедрение ЭДО не было простым для СКБ Контур: задачу осложнял объем документооборота и количество задействованных в нем систем. Это был длинный путь, который специалисты Контура проделывали осторожными шагами. В процессе поиска оптимальных решений они усовершенствовали ряд функций Диадока, которые сейчас доступны всем пользователям сервиса. В частности, согласование входящих и исходящих документов, работа со списком контрагентов, доработка API.

Внедрение ЭДО решило ряд практических задач, которые ставила компания. А именно:

  • снизилось ежемесячное пополнение бумажного архива: объем электронного документооборота с клиентами СКБ Контур — 65 %, ЭДО с организациями–партнерами — 100 %;
  • ускорился цикл обмена документами, которые требуют двусторонней подписи: в зависимости от того, насколько быстро клиент подпишет, длительность составляет от 10–15 минут до 1–2 дней;
  • автоматизирован документооборот: работать с документами стало удобно, не нужно искать их в коробках, в которых они поступали из сервисных центров, контролировать, учтены ли они в системах — электронные документы проверяются автоматически;
  • экономятся время и силы сотрудников на обработку документов, в результате высвободились дополнительные ресурсы на выполнение других задач;
  • ликвидированы риски потери и порчи документов, ошибок, непропечатки фрагментов;
  • достигнута прозрачность и контролируемость документооборота: всегда видно, на какой стадии находится документ;
  • сокращены расходы на печать, доставку и хранение документов.

СКБ Контур реализовал и стратегическую цель — развитие возможностей электронного документооборота для российских компаний на основании собственного опыта.

Комментарии

Иралия Маняйкина
Бухгалтер СКБ Контур

Диадок избавил нас от головной боли, связанной с огромным количеством организационных аспектов: исключены ошибки, которые неизбежно возникают при обмене бумажными документами. При отправке документов мы уверены, что адресат получит их через несколько секунд. Присланные нам документы автоматически вносятся в учетную систему. И самое прекрасное, нам не нужно контролировать, на какой стадии доставки или согласования находятся документы — мы всегда видим их статус в Диадоке. Это удобно, эффективно и современно.

Денис Баянов
Специалист разработки СКБ Контур

Ежемесячное пополнение бумажного архива сократилось на 65 %, этот показатель мы планируем довести до 80 %. Издержки на доставку документов снижены на те же 65 %, так как они уменьшаются настолько, насколько увеличивается доля электронных документов. Срок получения подписанных документов теперь составляет максимум 1–2 дня, независимо от того, где географически находятся стороны. Мы достигли и других результатов. Менеджерам не нужно обрабатывать огромные объемы вторых экземпляров документов, поступающих из сервисных центов и от клиентов, — электронные документы учитываются автоматически, сразу же после их подписания клиентом. Наши сервисные центры получили важное преимущество: время на документальное оформление продажи теперь не превышает длительности телефонного звонка клиенту. В процессе разговора можно оформить все документы и подписать их, попутно рассказав клиенту о преимуществах электронного документооборота.

Эдуард Шифман
Руководитель направления ЭДО СКБ Контур

Как правило, для тестирования того или иного сервиса разработчик прибегает к услугам фокус-групп, а мы пробуем новые функции Диадока на себе. Таким образом, наши представления о функциональности сервиса не гипотетические, не идеализированные, а подкрепленные собственной практикой. Мы надеемся, что такой подход способствует повышению качества и удобства Диадока, ведь именно это наша главная цель.

Публикации: Cnews

Еще истории успеха