ООО «Селектел» — один из крупнейших в России поставщиков услуг дата-центров: размещения серверов; предоставления облачных хранилищ; аренды волоконно-оптически линий связи и многих других. Сеть компании включает собственные дата-центры, расположенные в Москве, Санкт-Петербурге и Ленинградской области. «Селектел» объединяет пять компаний, которые активно ведут документооборот как между собой, так и с внешними контрагентами.
Задачи
Сокращение срока внутреннего согласования и повышения производительности
Каждый документ после формирования отправлялся на подписание генеральному директору. Таким образом, с момента распечатывания до отправки клиенту из-за процедур внутреннего согласования и подписания проходило около двух-трех дней.
Ускорение обмена документами
В год через «Селектел» проходит порядка 10 000 документов. Использование бумажных документов означает для компании длительные сроки работы с ними. Большинство контрагентов компании расположены в разных городах, поэтому доставка осуществлялась курьером или заказным письмом. Включая время внутреннего согласования внутри «Селектела», срок доставки документов клиенту занимал от пяти дней до недели.
Гарантированный и быстрый возврат документов
При работе с бумажными документами контрагенты периодически забывают отправить обратно подписанные экземпляры, поэтому сотрудникам «Селектела» приходится тратить время на контроль подобных ситуаций.
Решение
В качестве системы электронного документооборота компания «Селектел» выбрала Контур.Диадок, так как у нее уже был положительный опыт работы с продуктом того же разработчика (СКБ Контур) – системой электронной отчетности Контур.Экстерн.
«Селектел» работает в учетной системе 1С 8.2. Для данной конфигурации Диадок предоставляет типовой модуль. Таким образом, интеграция прошла по наиболее простому и удобному пути и заняла минимум времени.
Результаты
Сегодня исходящие документы ООО «Селектел» формируются в привычной для сотрудников программе 1С, подписываются квалифицированной электронной подписью и отправляются контрагентам. При ЭДО эта процедура занимает несколько секунд, в отличие от бумажного документооборота.
Аналогично выстроена работа и с входящими документами: «Селектел» получает их сразу после отправки контрагентом и оперативно подписывает квалифицированной электронной подписью.
Автоматизация формирования документов и обмена ими приводит не только к повышению производительности работы отдельных сотрудников, но и к такому положительному следствию, как ускорение платежей.
Комментарии
Ирина Родионова
Главный бухгалтер ООО «Селектел»
Очень удобно, что в результате интеграции мы по-прежнему можем работать в своей учетной системе 1С, нет необходимости совмещать несколько программ. Вдвойне приятно, что интеграция не вызвала никаких дополнительных сложностей и была проведена в кратчайшие сроки. Сегодня на ЭДО переведено более четверти контрагентов. К ним относится и один из наших крупнейших клиентов — социальная сесть «В КОНТАКТЕ». Совместно с командой Диадока мы ведем работу по дальнейшему переводу на ЭДО наших контрагентов
Константин Козлов
Руководитель отраслевого направления
За счет подключения компании и ее контрагентов к Диадоку были решены ключевые проблемы, которые тормозили бизнес-процессы группы. Во-первых, внутреннее согласование сократилось от пары дней до минут. Во-вторых, компания теперь получает акты от потребителей обратно в тот же день, когда они были подписаны, и как следствие ликвидирована задержка оплаты счетов по причине долгой доставки или утери документов
