«ВКОНТАКТЕ» — крупнейшая в рунете социальная сеть, первый по популярности сайт на территории Белоруссии, второй — в России и Украине. У компании более тысячи контрагентов-рекламодателей, для которых формируются счета, акты, счета-фактуры, акты сверки, отчеты.
Задачи
Снижение затрат на бумажный документооборот
Ежегодный документооборот социальной сети «ВКОНТАКТЕ» составляет порядка 36 000 исходящих документов. Контрагенты «ВКОНТАКТЕ» расположены по всей России, поэтому обмен документами с ними в большинстве случаев происходил через сервис DHL. Отправка одного пакета документов обходилась компании примерно в 300 рублей.
Ускорение документооборота
Бумажные документы требуют больше времени на формирование и отправку. Коммуникация с контрагентами в этом случае не всегда эффективная, а документооборот занимает значительное время. Это задерживает получение оплаты от рекламодателей и тормозит бизнес-процессы компании.
Повышение эффективности сотрудников
Занесение вручную сведений о документах в учетную систему, печать, упаковка, отправка, контроль получения и возврата подписанных экземпляров, повторный обмен документами, когда это требовалось, поиск в архиве — на это уходило и силы, и время сотрудников, отнимая их ресурсы от выполнения других задач.
Снижение влияния человеческого фактора
При бумажном, неавтоматизированном документообороте существенное влияние на него оказывает человеческий фактор. Это приводит к ошибкам в оформлении документов, которые приводят к необходимости исправлений и повторной отправке контрагентам.
Решение
В конце 2013 года компания приняла решение о переходе на электронный документооборот. Выбор оператора был сделан в пользу компании СКБ Контур — разработчика системы ЭДО Контур.Диадок. Частично организация уже была знакома с ее работой, так как получала через нее входящие документы от ряда контрагентов. Кроме того, в пользу Диадока сыграли такие факторы, как:
Интеграция
Для интеграции учетной системы компании «ВКОНТАКТЕ» с Диадоком был применен типовой модуль, разработанный СКБ Контур, который позволяет использовать функционал системы ЭДО непосредственно из 1С: отправлять и получать документы, обновлять и синхронизировать информацию в 1С и Диадоке.
Разработчики Диадока совместно со специалистами «ВКОНТАКТЕ» успешно доработали интеграционный модуль под нужды компании. Сложность была связана с тем, что большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе 1С «ВКОНТАКТЕ» хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой, поскольку при регистрации на сайте контрагенты вводили эти данные вручную. Постоянно править адреса невозможно, поэтому для автоматической отправки в рамках ЭДО необходимо было придать данной информации структурированный вид.
Программисты СКБ Контура решили эту задачу в течение недели. В результате сотрудники «ВКОНТАКТЕ» получили возможность проверять правильность заполнения юридического адреса контрагента и обновлять его данными из Диадока. Решение было успешно внедрено. После успешного тестирования компания «ВКОНТАКТЕ» полностью перешла на обмен электронными документами с контрагентами.
Результаты
За три месяца работы в системе ЭДО сотрудники «ВКОНТАКТЕ» отправили через Диадок более 3000 электронных документов. К очевидным положительным изменениям относятся:
Задачи, которые ставила перед собой компания «ВКОНТАКТЕ» при внедрении системы ЭДО, были успешно решены. Она заняла активную позицию в продвижения системы Контур.Диадок среди своих клиентов и партнеров. За три месяца к ней подключились более 500 контрагентов.
Комментарии
Нина Головчанская
Бухгалтер «В КОНТАКТЕ»
Переход на ЭДО через систему Контур.Диадок в разы ускорил взаимодействие с контрагентами, а значит — и эффективность работы, избавил от необходимости пересылать, систематизировать и хранить первичную документацию на бумаге. Основываясь на своем положительном опыте, мы рекомендовали всем своим партнерам подключиться к этой системе, чтобы у них была возможность не только принимать, но и отправлять документы в электронном виде
Эдуард Шифман
Руководитель направления ЭДО в СКБ Контур
Электронный документооборот помог решить компании проблемы, которые существенно тормозили ее бизнес-процессы и, как следствие, поступление платежей от клиентов. Особенно радует то, как эффективно специалисты «ВКОНТАКТЕ» и СКБ Контур совместно доработали интеграционный модуль 1С. В результате это заняло всего неделю, и компания смогла оперативно приступить к обмену электронными документами с контрагентами
