ЭДО помог «В КОНТАКТЕ» снизить расходы на документооборот на 95%

«ВКОНТАКТЕ» — крупнейшая в рунете социальная сеть, первый по популярности сайт на территории Белоруссии, второй — в России и Украине. У компании более тысячи контрагентов-рекламодателей, для которых формируются счета, акты, счета-фактуры, акты сверки, отчеты.

300 ₽
стоит доставка пакета документов
36 000
документов в год
95%
снижение расходов

Задачи

Снижение затрат на бумажный документооборот

Ежегодный документооборот социальной сети «ВКОНТАКТЕ» составляет порядка 36 000 исходящих документов. Контрагенты «ВКОНТАКТЕ» расположены по всей России, поэтому обмен документами с ними в большинстве случаев происходил через сервис DHL. Отправка одного пакета документов обходилась компании примерно в 300 рублей.

Ускорение документооборота

Бумажные документы требуют больше времени на формирование и отправку. Коммуникация с контрагентами в этом случае не всегда эффективная, а документооборот занимает значительное время. Это задерживает получение оплаты от рекламодателей и тормозит бизнес-процессы компании.

Повышение эффективности сотрудников

Занесение вручную сведений о документах в учетную систему, печать, упаковка, отправка, контроль получения и возврата подписанных экземпляров, повторный обмен документами, когда это требовалось, поиск в архиве — на это уходило и силы, и время сотрудников, отнимая их ресурсы от выполнения других задач.

Снижение влияния человеческого фактора

При бумажном, неавтоматизированном документообороте существенное влияние на него оказывает человеческий фактор. Это приводит к ошибкам в оформлении документов, которые приводят к необходимости исправлений и повторной отправке контрагентам.

Решение

В конце 2013 года компания приняла решение о переходе на электронный документооборот. Выбор оператора был сделан в пользу компании СКБ Контур — разработчика системы ЭДО Контур.Диадок. Частично организация уже была знакома с ее работой, так как получала через нее входящие документы от ряда контрагентов. Кроме того, в пользу Диадока сыграли такие факторы, как:

  • простота освоения и использования;
  • возможность интеграции с 1С — учетной системой, которой пользуется «ВКОНТАКТЕ»;
  • квалификация и оперативное разрешение возникающих вопросов проектной команды;
  • компетентность специалистов техподдержки и разнообразие удобных способов, с помощью которых можно в нее обратиться и получить помощь.

Интеграция

Для интеграции учетной системы компании «ВКОНТАКТЕ» с Диадоком был применен типовой модуль, разработанный СКБ Контур, который позволяет использовать функционал системы ЭДО непосредственно из 1С: отправлять и получать документы, обновлять и синхронизировать информацию в 1С и Диадоке.

Разработчики Диадока совместно со специалистами «ВКОНТАКТЕ» успешно доработали интеграционный модуль под нужды компании. Сложность была связана с тем, что большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе 1С «ВКОНТАКТЕ» хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой, поскольку при регистрации на сайте контрагенты вводили эти данные вручную. Постоянно править адреса невозможно, поэтому для автоматической отправки в рамках ЭДО необходимо было придать данной информации структурированный вид.

Программисты СКБ Контура решили эту задачу в течение недели. В результате сотрудники «ВКОНТАКТЕ» получили возможность проверять правильность заполнения юридического адреса контрагента и обновлять его данными из Диадока. Решение было успешно внедрено. После успешного тестирования компания «ВКОНТАКТЕ» полностью перешла на обмен электронными документами с контрагентами.

Результаты

За три месяца работы в системе ЭДО сотрудники «ВКОНТАКТЕ» отправили через Диадок более 3000 электронных документов. К очевидным положительным изменениям относятся:

  • существенное ускорение движения документов, что особенно ценно, когда речь идет о географически удаленных контрагентах;
  • снижение расходов на документооборот более чем на 95%;
  • повышение производительности работы бухгалтерии на 80%;
  • минимизация ошибок при работе с документами за счет автоматического формирования документов, а также форматного контроля в Диадоке.

Задачи, которые ставила перед собой компания «ВКОНТАКТЕ» при внедрении системы ЭДО, были успешно решены. Она заняла активную позицию в продвижения системы Контур.Диадок среди своих клиентов и партнеров. За три месяца к ней подключились более 500 контрагентов.

Комментарии

Нина Головчанская
Бухгалтер «В КОНТАКТЕ»
 
Переход на ЭДО через систему Контур.Диадок в разы ускорил взаимодействие с контрагентами, а значит — и эффективность работы, избавил от необходимости пересылать, систематизировать и хранить первичную документацию на бумаге. Основываясь на своем положительном опыте, мы рекомендовали всем своим партнерам подключиться к этой системе, чтобы у них была возможность не только принимать, но и отправлять документы в электронном виде

Эдуард Шифман
Руководитель направления ЭДО в СКБ Контур
 
Электронный документооборот помог решить компании проблемы, которые существенно тормозили ее бизнес-процессы и, как следствие, поступление платежей от клиентов. Особенно радует то, как эффективно специалисты «ВКОНТАКТЕ» и СКБ Контур совместно доработали интеграционный модуль 1С. В результате это заняло всего неделю, и компания смогла оперативно приступить к обмену электронными документами с контрагентами

Другие кейсы

Все кейсы

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке