Задачи
Снизить расходы на документооборот
Число исходящих счетов, актов, счетов-фактур и других документов компании за год превышает 1 200 000. Приобретение бумаги, процесс печати и доставки таких объемов документов выливалось в значительную расходную статью.
Упростить клиентам процесс получения документов
До внедрения ЭДО компания отправляла документы через банки и почтой России, также потребители получали их лично в клиентском зале. Срок доставки документов составлял от 3 до 10 дней.
Решение
Для перехода на электронный документооборот ОАО «Петербургская сбытовая компания» выбрала систему Контур.Диадок (разработчик и оператор — СКБ Контур).
На первом этапе потребовалось разработать модуль массовой отправки, предполагающий дополнительные возможности, в частности, определение получателя документа по ИНН, дальнейшее помещение документа в папку «черновики» системы Контур.Диадок, для двусторонних подписываемых документов — запрос обратной связи от адресата. Впоследствии сотрудник с правом подписи должен зайти в «черновики» и осуществить массовое подписание и отправку документов.
После подключения головного офиса к системе Контур.Диадок к работе присоединились 17 областных подразделений.
Параллельно проводилась работа по информированию и подключению потребителей при активной поддержке команды Контур.Диадок:
Результаты
За год работы в системе Диадок «Петербургская сбытовая компания» отправила более 50 000 электронных документов. По ее инициативе к этой системе подключились и оценили все плюсы ЭДО 1300 контрагентов.
Компания достигла своей основной цели: вывести на новый уровень обслуживание потребителей. Срок доставки сократился с нескольких дней до 7 секунд.
