BILLA перевела весь документооборот по премиям и возвратам в электронный вид. Торговая сеть экономит около 120 тыс. рублей каждый месяц, и ведет активную работу по переводу в электронный вид счетов-фактур.
Задача
Большие расходы на создание и хранение документов:
В связи с большим количеством поставшиков ежемесячно BILLA формирует и отправляет огромное количество документов, подтверждающих бизнес-операции. Только по премиям и по возврату товара сеть каждый месяц создает 51 000 документов (а это 127 400 листов бумаги), среди которых 20 000 только счетов-фактур. На это тратится более 120 000 рублей — на расходные материалы и почтовые пересылки. Большая часть документов хранится в архивах BILLA и занимает много места.
Длительный срок подготовки и отправки документов:
Каждый документ с момента создания до получения поставщиком проходит одну и ту же процедуру — его печатают, подписывают, на нем ставят печать, отправляют на почту. Иногда до поставщика документ идет в течение месяца. Естественно, это вызывает трудности во взаимодействии между партнерами и иногда приводит к неприятным последствиям. Например, ритейлер начисляет премии и отправляет подтверждающие их документы по почте. Поставщик получает документы только через месяц, когда уже поздно выражать несогласие с новыми условиями.
Чтобы избавиться от огромного количества бумажных документов, сделать их круговорот в цепочке «ритейлер-поставщик» оперативным и контролируемым, компания BILLA решила перейти на электронный документооборот.
Решение
Настройка системы SAP:
Первой попыткой перевести документооборот хотя бы частично в электронный вид стала настройка системы SAP на отправку электронных писем с извещением о создании счета-фактуры и начислениях всем поставщикам. Это позволило оперативно информировать поставщиков, но не избавило от большого объема бумажной работы — документы по-прежнему необходимо было распечатывать и отправлять почтой. BILLA стала искать новые способы решения.
Внедрение Диадока:
В мае 2011 года с компанией СКБ Контур BILLA начала реализацию пилотного проекта по обмену электронными документами с поставщиками своей розничной сети через систему Диадок.
Процесс перехода на электронные документы стартовал с документов по премиям и возвратам. Так как BILLA работает с австрийской системой, внутри которой документы передаются в определенном формате, на начальном этапе возникли сложности со стандартизацией загрузки сформированных документов в систему Диадок. Однако эта проблема оперативно была решена командой Диадока при помощи специально созданного приложения, которое организовывает массовую автоматическую рассылку документов по поставщикам.
Результаты
Специально разработанное для BILLA приложение позволяет без лишних затрат времени и усилий перевести файлы электронных документов в нужный вид и отправить их поставщику. В итоге, сейчас документы по премиям и возвратам передаются в BILLA в электронном виде и больше не доставляют неудобств ни поставщикам, ни ритейлеру.
Все затраты по отправке документов BILLA взяла на себя. От поставщиков требуется только подключение к Диадоку. За три месяца внедрения Диадока и его тестовой работы BILLA потратила средства, сравнимые с ежемесячными прямыми расходами компании на бумагу, коробки и т д. (120 000 руб.). Вложенные в проект средства были потрачены собственно на разработку решения и на оплату пересылки документов.
В настоящий момент BILLA совместно с СКБ Контур уже ведет активную работу по переводу в электронный вид счетов-фактур.
Комментарии
Александр Грибановский
главный бухгалтер розничной сети BILLA
Новшества всегда вызывают опасения. Многие думают, что еще нет практики по электронным документам, подписанным ЭЦП, что с аудиторами и налоговыми инспекторами будет слишком много проблем. Во-первых, практика есть! Сейчас практически не существует компаний, которые носят бумажные платежные поручения в банк. Все высылают платежки из офиса, подписывая их ЭЦП. Были ли у кого-нибудь из-за этого проблемы с аудиторами или налоговой инспекцией? Нет. Также и с другими документами, компании могут обмениваться ими в электронном виде, тем самым упрощая себе работу и повышая производительность труда. Благодаря высокому проникновению Интернета и наличию компьютеров в каждом офисе это становится реальностью
Владимир Локис
менеджер проекта Диадок
Содержание бумажных архивов для централизованной бухгалтерии сети не самая большая проблема — больше всего расходов и времени уходит на обработку бумажных документов, их проверку, на проведение сверок расчетов с поставщиками и подготовку документов для налоговых проверок. Всего этого можно избежать с электронными первичными документами
