Задача
Большие расходы на создание и хранение документов:
В связи с большим количеством поставшиков ежемесячно BILLA формирует и отправляет огромное количество документов, подтверждающих бизнес-операции. Только по премиям и по возврату товара сеть каждый месяц создает 51 000 документов (а это 127 400 листов бумаги), среди которых 20 000 только счетов-фактур. На это тратится более 120 000 рублей — на расходные материалы и почтовые пересылки. Большая часть документов хранится в архивах BILLA и занимает много места.
Длительный срок подготовки и отправки документов:
Каждый документ с момента создания до получения поставщиком проходит одну и ту же процедуру — его печатают, подписывают, на нем ставят печать, отправляют на почту. Иногда до поставщика документ идет в течение месяца. Естественно, это вызывает трудности во взаимодействии между партнерами и иногда приводит к неприятным последствиям. Например, ритейлер начисляет премии и отправляет подтверждающие их документы по почте. Поставщик получает документы только через месяц, когда уже поздно выражать несогласие с новыми условиями.
Чтобы избавиться от огромного количества бумажных документов, сделать их круговорот в цепочке «ритейлер-поставщик» оперативным и контролируемым, компания BILLA решила перейти на электронный документооборот.
Решение
Настройка системы SAP:
Первой попыткой перевести документооборот хотя бы частично в электронный вид стала настройка системы SAP на отправку электронных писем с извещением о создании счета-фактуры и начислениях всем поставщикам. Это позволило оперативно информировать поставщиков, но не избавило от большого объема бумажной работы — документы по-прежнему необходимо было распечатывать и отправлять почтой. BILLA стала искать новые способы решения.
Внедрение Диадока:
В мае 2011 года с компанией СКБ Контур BILLA начала реализацию пилотного проекта по обмену электронными документами с поставщиками своей розничной сети через систему Диадок.
Процесс перехода на электронные документы стартовал с документов по премиям и возвратам. Так как BILLA работает с австрийской системой, внутри которой документы передаются в определенном формате, на начальном этапе возникли сложности со стандартизацией загрузки сформированных документов в систему Диадок. Однако эта проблема оперативно была решена командой Диадока при помощи специально созданного приложения, которое организовывает массовую автоматическую рассылку документов по поставщикам.
Результаты
Специально разработанное для BILLA приложение позволяет без лишних затрат времени и усилий перевести файлы электронных документов в нужный вид и отправить их поставщику. В итоге, сейчас документы по премиям и возвратам передаются в BILLA в электронном виде и больше не доставляют неудобств ни поставщикам, ни ритейлеру.
Все затраты по отправке документов BILLA взяла на себя. От поставщиков требуется только подключение к Диадоку. За три месяца внедрения Диадока и его тестовой работы BILLA потратила средства, сравнимые с ежемесячными прямыми расходами компании на бумагу, коробки и т д. (120 000 руб.). Вложенные в проект средства были потрачены собственно на разработку решения и на оплату пересылки документов.
В настоящий момент BILLA совместно с СКБ Контур уже ведет активную работу по переводу в электронный вид счетов-фактур.