Доверенность на подписание в ЭДО

С 1 сентября 2023 года бизнес перешел на электронные (машиночитаемые) доверенности — они станут необходимы для обмена электронными документами с контрагентами и госорганами. Разбираемся, чем такие доверенности отличаются от привычных бумажных, как их оформлять и использовать на практике.

Что такое электронная доверенность

Понятия «электронная доверенность» в законе нет. Его используют, когда говорят о машиночитаемой доверенности (МЧД). МЧД — это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП, которая создается и представляется в файле формата XML. Это та же доверенность, что мы привыкли видеть на бумаге, только в цифровом формате.

МЧД необходимо применять для подтверждения полномочий представителя организации. От лица компании без доверенности действует только ее руководитель.  Доверенность применяют как в отношениях с госорганами, например для сдачи отчетности, так и для подписания документов с контрагентами. В некоторых случаях электронные доверенности требуют нотариального заверения:

• на совершение сделок, требующих нотариальной формы;

• на подачу заявлений о госрегистрации прав или сделок,

• на распоряжение зарегистрированными в госреестрах правами,

• если выданы в порядке передоверия, когда доверитель передает свои полномочия другому лицу. Но есть исключение: доверенность, выданная в порядке передоверия руководителем организации, филиала или представительства.

Законодательное регулирование МЧД

Правила оформления и применения МЧД регулируют разные законы и подзаконные акты. Вот некоторых из них:

Еще не все вопросы применения МЧД урегулированы, ожидаем, что в текущее законодательство могут вноситься поправки.

Форматы электронной доверенности

МЧД создается и используется в формате XML. Федеральные органы исполнительной власти могут использовать единый универсальный формат МЧД (версия 003) или работать с собственными форматами. Большинство из них планируют работать именно с единым форматом МЧД, но пока не все его поддержали.

Универсальный единый формат МЧД (версию 003) можно использовать для B2B- и B2G-взаимодействия. Единый формат содержит все необходимые поля и элементы. Например, в нем есть возможность отразить сведения о передоверии. Также с единым форматом работает и нотариат, он разрабатывался при участии госоргана. Подробнее о новом формате можно узнать по ссылке.

Если для государственной или муниципальной информационной системы формат еще не разработан, применяется единый. Сейчас по-прежнему можно использовать предыдущую версию формата МЧД (002). Все доступные для использования версии доверенностей есть на портале «Госуслуги».

Изменения в законе по электронной доверенности

Раньше руководители организаций и ИП получали сертификаты квалифицированных электронных подписей в любых аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). При этом на одно юрлицо или ИП допускалось оформить множество сертификатов. Работнику выдавали КЭП сотрудника юрлица, в нем отображалось два типа данных: о человеке и о компании, которую он представляет.

Схема поменялась с марта 2022 года. Согласно статьям 17.2 и 17.3 закона №63-ФЗ, директора компаний и индивидуальные предприниматели получают сертификаты КЭП только в УЦ ФНС или у ее доверенных лиц, УЦ Центробанка и УЦ Федерального казначейства. Оформить такой сертификат можно в единственном экземпляре. 

Сотрудники организаций с 1 сентября 2023 года могут получать только КЭП физлица в аккредитованных УЦ. Такие сертификаты не содержат данных о компании, поэтому в паре с подписью физлица необходимо использовать МЧД. Доверенность подтверждает, что у человека есть полномочия действовать от имени фирмы и подписывать документы.

Согласно недавно принятым поправкам к 63-ФЗ сертификаты сотрудников юрлиц можно будет использовать до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия — в зависимости от того, что наступит раньше. Однако сотрудник мог получить КЭП компании только до 31 августа 2023 года, с 1 сентября их перестали выдавать. Поэтому все новые работники должны получать КЭП физлица и использовать ее вместе с МЧД.

Кто может оформить доверенность

Оформлять доверенности могут организации, ИП и физлица. Остановимся на каждой категории подробнее.

Организации. Как и обычную доверенность, оформить МЧД может любая организация: коммерческая и некоммерческая, частная фирма или унитарное предприятие. Полномочия передают другим компаниям, ИП и физлицам. Последние не обязательно должны быть сотрудниками компании: оформить доверенность можно на любого человека. На бумаге документ от фирмы заверяется ее руководителем и синей печатью. МЧД подписывает своей КЭП руководитель юрлица, который действует от имени компании без доверенности.

ИП. Право оформить доверенность есть и у индивидуального предпринимателя. Наделить полномочиями действовать от своего имени можно организацию, другого ИП или человека без статуса предпринимателя. Доверенность заверяется КЭП индивидуального предпринимателя, которую он получил в УЦ ФНС. При этом ИП не может выпустить машиночитаемую доверенность на самого себя как на физлицо, это незаконно. Подробнее о причинах мы писали в новости.

Физлица. Доверенность на любые полномочия могут выдавать только совершеннолетние и дееспособные физлица. Для детей эта возможность ограничена. Ребенок от 14 до 18 лет вправе выдать доверенность лишь на некоторые действия: открыть вклад в банке, купить что-то на свой заработок. За несовершеннолетних до 14 лет доверенности выдают их законные представители — родители или опекуны. То же самое касается и МЧД.

В одной доверенности можно указать сразу несколько представителей. Например, компания выдает одну доверенность на заключение сделок сразу трем менеджерам или на подписание первички двум бухгалтерам. Со стороны доверителей тоже бывает больше одного человека, например, два собственника могут поручить продажу общего коммерческого помещения одному агенту. Такие доверенности можно оформить и в электронном виде.

Содержание электронной доверенности

В МЧД указывают:

• название документа;

• номер;

• данные о доверителе;

• сведения о представителе;

• дату совершения;

• срок действия;

• перечень полномочий;

• идентификаторы полномочий из классификатора или текстовое описание, если нет нужных;

• КЭП доверителя;

• сведения об информационное системе, из которой можно узнать о прекращении действия доверенности;

• возможность передоверия.

Для доверителя-организации прописывают наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС. Для доверителя-физлица указывают ФИО, СНИЛС и ИНН, для ИП дополнительно ОГРНИП. Для представителя указывают больше данных: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН и реквизиты паспорта.

Срок действия доверенности может быть любым. Если его не указать, доверенность по умолчанию будет действовать один год.

Где разрешено использовать электронную доверенность

Область применения МЧД не отличается от области применения бумажной доверенности: по ней можно участвовать в документообороте с контрагентами, органами, судами, работать на официальных госпорталах.  Но техническая возможность использования МЧД пока доступна не везде. МЧД можно использовать для:

• подачи отчетности в ФНС и СФР,

• работы в системе Честный знак,

• документооборота с Банком России,

• подписания документов с контрагентами,

• заверения документов внутри компании, если сотрудник действует от лица организации.

Как оформить доверенность на подписание документов в ЭДО

Оформить МЧД на подписание документов с контрагентами можно несколькими способами:

• в распределенном реестре ФНС (ЦПРР),

• в специальных сервисах, например Контур.Доверенности,

• в собственной информационной системе компании.

Оформляя МЧД самостоятельно, не забудьте соблюсти требования к формату и содержанию. Нормативные правовые акты, регулирующие правила оформления МЧД, мы указывали в таблице выше.

Переходный период пока продолжается, но совсем скоро без использования МЧД в ЭДО не обойтись. Чтобы новый порядок не стал неприятным сюрпризом, стоит наладить систему заранее: получить КЭП физлица на сотрудников, выпустить МЧД и протестировать их использование. Это поможет наладить процесс и не остаться без возможности обменяться документами онлайн в самый неподходящий момент.