Кейс «Байкал Сервис»: больше 80% документов подписываются с МЧД

Транспортная компания заранее подготовилась к изменениям вместе с Диадоком и Контур.Доверенностью.

Поправки в 63-ФЗ продлили возможность использования сертификата сотрудника. Такие сертификаты можно применять до 31 августа 2024 года или до окончания срока действия, смотря что случится раньше. Однако с 1 сентября 2023 года работникам, у которых нет сертификата, а также всем новым сотрудникам компаний необходимо будет использовать сертификаты физлиц вместе с машиночитаемыми доверенностями.

Компания «Байкал Сервис» начала внедрение МЧД заранее. Еще в марте 2023 года сотрудники стали использовать сертификаты физлиц и электронные доверенности для подписания документов. Решение было принято руководством, а реализацию поручили службе взаиморасчетов, которая, в том числе, занимается отправкой электронных первичных документов. 

Для внедрения МЧД понадобилось несколько этапов. Сотрудники, задействованные в отправке через ЭДО, получили сертификаты физлиц. Далее IT-отдел зарегистрировал сертификаты в информационной системе компании. После назначили сотрудника, ответственного за выпуск МЧД.

Компания выбрала для создания МЧД специализированный сервис Контур.Доверенность. Сотрудникам хотелось видеть понятный сервис с простым интерфейсом, для работы в котором не требуется дополнительного обучения. К тому же «Байкал Сервис» работает с электронными документами в Диадоке, что послужило одной из причин выбрать решение от Контура.

В «Байкал Сервис» большие объемы отправляемых электронных документов: 1,2 млн в первом квартале и 1,4 млн — во втором квартале 2023 года. Поэтому посчитали правильным плавно переводить клиентов на взаимодействие с МЧД. Сейчас в компании сосредоточены на том, чтобы информировать контрагентов о переходе на МЧД. 

Сергей Поляев
Руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»

На данном этапе мы уже научились работать с МЧД. Теперь нам важно рассказать контрагентам о том, что мы готовы взаимодействовать по новым правилам. Так, вместе с командой Контур.Диадока в настоящий момент мы организуем информационную рассылку: сообщаем нашим партнерам, что перешли на МЧД, и рассказываем, как это сделать им.

Сначала «Байкал Сервис» работал по новой схеме только с 10% от общего числа документов. Ответственные сотрудники собирали обратную связь от контрагентов. Поскольку замечаний не было, компания стала наращивать процент документов, подписанных с применением МЧД. Сейчас их доля превысила 80%.

Ольга Хамидулина
Менеджер проектов развития в Контур.Диадоке

«Байкал Сервис» — в числе первопроходцев по внедрению МЧД. Многие компании предпочитают откладывать изменения в работе на последний момент. Но те, кто понимает, что переход на новые правила требует времени, — заранее тестируют схему. «Байкал Сервис» как раз среди них. У компаний, которые еще не готовы к МЧД, появилось дополнительное время для комфортной адаптации к изменениям. По нашим оценкам, переход на машиночитаемые доверенности занимает от одного до шести месяцев.

В Контур.Диадоке уже 21,5 тыс. компаний зарегистрировали машиночитаемые доверенности. Это 45 тыс. МЧД, с помощью которых подписали 29 млн документов.