Электронные акты и товарные накладные: как отправлять с 1 января 2026 года

С 1 января 2026 года перестанут действовать приказы ФНС № 551 и 552, которые утверждают форматы электронного акта выполненных работ (оказанных услуг) и товарной накладной (ТОРГ-12). 

ФНС опубликовала на своем сайте напоминание, в котором рекомендовала заранее начать перестройку бизнес-процессов в части работы с первичной документацией. Один из удобных вариантов замены электронных актов и накладных — УПД по формату приказа № 970. Он подходит для подтверждения оформления факта отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг. 

Но электронный УПД — не единственный возможный первичный документ, который подтверждает отгрузку товаров, работ, услуг.

Другие способы подтверждения отгрузки

В общем случае организация сама устанавливает состав и вид применяемой ею первичной документации с учетом специфики своей деятельности (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). 

Хозяйствующий субъект сохраняет право использовать самостоятельно разработанные формы и форматы первичных документов, если это не противоречит законодательству, и в таких документах присутствуют все обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее о том, какие форматы документов применять

Сейчас электронные первичные документы можно оформить несколькими способами:

1. По утвержденным ФНС форматам в соответствии с приказами № 551 и 552.

2. В неформализованном виде. Например, doc, pdf или xml-файлами, формат которого разработан самим хозяйствующим субъектом.

3. Первичным документом на базе приказа № 970. С помощью него пользователи оформляют и акты типа МХ, КС, накладные на внутренние перемещения и иные документы.

Именно первый вариант оформления «По утвержденному ФНС формату в соответствии с приказами № 551 и 552» с 1 января 2026 года теряет актуальность из-за прекращения действия приказов. 

Также перейти на работу с формализованными документами по приказу № 970 удобно, если у вас их истребует налоговая: именно в таком виде электронные документы принимаются в исходном формате без дополнительных преобразований. 

Предоставление в рамках истребования

Использование формализованных электронных документов позволяет предоставлять их в ФНС в рамках истребования в том виде, в котором они были изначально созданы (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК). 

Если налогоплательщик хочет предоставить документ в виде xml-файла, такой документ должен быть составлен по утвержденным ФНС форматам (п. 2 ст. 93 НК). Документы нужно представлять в исходном виде без преобразования в скан-образы. Инспекция не вправе требовать их в виде визуализации на бумаге (письма ФНС от 08.11.2023 № ЕА-4-26/14162@, от 29.09.2023 № Д-5-26/56@).

Таким образом, для электронных актов и товарных с 1 января 2026 года не будет утвержденных форматов, так как приказы ФНС № 551 и 552 утратят силу. Соответственно, такие документы будут подаваться в рамках истребования как неформализованные.

Подробнее о порядке подачи таких документов разъяснено в письмах Минфина от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444, ФНС от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@, от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861,  от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048, от 12.04.2021 № ЕА-4-26/4872@, от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049.

Подать документы в исходном виде не получится, поскольку приказы № 551 и 552, утверждающие форматы электронного акта и накладной, прекращают свое действие с января 2026 года. Это значит, в рамках истребований ФНС будет принимать электронные акты и накладные по приказам № 551 и 552, которые созданы до 31 декабря 2025 года. Вновь созданные документы с 1 января 2026 года приниматься не будут.

Именно поэтому удобнее всего использовать электронный УПД: для него есть утвержденный ФНС формат (приказ № 970).

Переходите на ЭДО

Обменивайтесь документами с контрагентами мгновенно в Диадоке

Подключиться