Компания Tom Tailor перевела кассовые документы в электронный формат с помощью Контур.Диадока — Диадок

Компания Tom Tailor перевела кассовые документы в электронный формат с помощью Контур.Диадока

25 сентября 2020
Клиенты

Кассовый документооборот компании только с собственной розничной сетью составляет больше 230 тыс. документов в год. Для оптимизации работы с таким объемом документов было решено перевести их в систему ЭДО.

Перед компанией стояли следующие задачи:

  • сократить финансовые затраты на документооборот;
  • ускорить обработку и отправку документов;
  • автоматизировать обмен документами.

Достичь поставленных целей удалось за полгода. За этот срок электронный кассовый документооборот наладили 70 магазинов розничной сети, на которые приходится ⅔ от общего объема документооборота. Большая часть контрагентов также переведена на ЭДО: 99 % покупателей уже работают с электронными документами, теперь идет активное подключение поставщиков. 

Экономия от внедрения ЭДО составит 2,7 млн рублей в год. Время на подготовку и отправку документов сократилось, уменьшились трудозатраты со стороны бухгалтеров. Теперь им достаточно убедиться, что все документы в наличии, проверять данные в них не нужно.

Татьяна Куцевалова
главный бухгалтер Tom Tailor

— Есть организации, которые работают только с бумажными документами. Однако с электронным документооборотом у компании появляется больше возможностей: каждый может построить для себя оптимальный процесс.
У розничных компаний около 60 % от общего документооборота приходится на кассовую документацию, поэтому им важно упростить работу именно с этим типом документов. Осознавая это, мы решили сфокусироваться на повышении эффективности процессов в рознице. Так, была сформирована задача: упростить сотрудникам магазинов и бухгалтерам работу с кассовыми документами, а именно — ускорить их создание, отправку, обработку, хранение и поиск. Модуль для 1С помог нам оптимизировать процессы: мы создали шаблоны для всех кассовых документов и организовали передачу в Диадок. Теперь документация полностью переведена в электронный формат, а мы ищем новые возможности для упрощения труда.

Ольга Кулагина
менеджер по развитию корпоративных клиентов Контур.Диадока

— Чтобы спрогнозировать сроки масштабного запуска кассовых документов для Tom Tailor, мы провели предварительное тестирование на двух подразделениях. Это помогло подготовиться к дальнейшему переводу на ЭДО других подразделений. Также быстрее достичь результатов помогли коллеги из Tom Tailor, которые самостоятельно подготовили инструкции и обучающие видео для сотрудников. Благодаря совместной работе цель была достигнута. Теперь достаточно в конце рабочего дня подгрузить в Диадок все необходимые документы, подписать их и отправить. Следующий этап — создание электронного архива для внутренних и внешних документов с целью упорядочить делопроизводство.

Узнать подробности кейса

Комментировать