Компания Tom Tailor перевела кассовые документы в электронный формат с помощью Контур.Диадока

25 сентября 2020 1

Кассовый документооборот компании только с собственной розничной сетью составляет больше 230 тыс. документов в год. Для оптимизации работы с таким объемом документов было решено перевести их в систему ЭДО.

Электронные кассовые документы

Перед компанией стояли следующие задачи:

  • сократить финансовые затраты на документооборот;
  • ускорить обработку и отправку документов;
  • автоматизировать обмен документами.

Достичь поставленных целей удалось за полгода. За этот срок электронный кассовый документооборот наладили 70 магазинов розничной сети, на которые приходится ⅔ от общего объема документооборота. Большая часть контрагентов также переведена на ЭДО: 99 % покупателей уже работают с электронными документами, теперь идет активное подключение поставщиков. 

Экономия от внедрения ЭДО составит 2,7 млн рублей в год. Время на подготовку и отправку документов сократилось, уменьшились трудозатраты со стороны бухгалтеров. Теперь им достаточно убедиться, что все документы в наличии, проверять данные в них не нужно.

Татьяна Куцевалова
главный бухгалтер Tom Tailor
 

— Есть организации, которые работают только с бумажными документами. Однако с электронным документооборотом у компании появляется больше возможностей: каждый может построить для себя оптимальный процесс.
У розничных компаний около 60 % от общего документооборота приходится на кассовую документацию, поэтому им важно упростить работу именно с этим типом документов. Осознавая это, мы решили сфокусироваться на повышении эффективности процессов в рознице. Так, была сформирована задача: упростить сотрудникам магазинов и бухгалтерам работу с кассовыми документами, а именно — ускорить их создание, отправку, обработку, хранение и поиск. Модуль для 1С помог нам оптимизировать процессы: мы создали шаблоны для всех кассовых документов и организовали передачу в Диадок. Теперь документация полностью переведена в электронный формат, а мы ищем новые возможности для упрощения труда.

Ольга Кулагина
менеджер по развитию корпоративных клиентов Контур.Диадока
 

— Чтобы спрогнозировать сроки масштабного запуска кассовых документов для Tom Tailor, мы провели предварительное тестирование на двух подразделениях. Это помогло подготовиться к дальнейшему переводу на ЭДО других подразделений. Также быстрее достичь результатов помогли коллеги из Tom Tailor, которые самостоятельно подготовили инструкции и обучающие видео для сотрудников. Благодаря совместной работе цель была достигнута. Теперь достаточно в конце рабочего дня подгрузить в Диадок все необходимые документы, подписать их и отправить. Следующий этап — создание электронного архива для внутренних и внешних документов с целью упорядочить делопроизводство.

Узнать подробности кейса


Стартовал прием заявок на премию «ПРО ЭДО»

Диадок запускает традиционный конкурс лучших проектов перехода на электронный документооборот. Победители получат премию «ПРО ЭДО». Ждем ваши заявки до 25 сентября, в статье найдете ссылку на анкету для участия.

Объявляем победителей премии «ПРО ЭДО — 2021»

Финал третьей премии «ПРО ЭДО» состоялся 12 ноября. На торжественной церемонии в Москве стали известны компании с лучшими проектами запуска электронного документооборота в 2021 году.