Как работать с новым форматом УПД: разбираем письмо ФНС

В феврале 2024 года вступил в силу приказ ФНС от 19.12.2023 №970, который утвердил новый формат УПД. Кроме этого, регулятором было опубликовано письмо ФНС от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@, которое содержит рекомендации по работе с новым форматом. Разбираем пункты письма и рассказываем, как эти изменения повлияют на работу с УПД.

Мария Потапова Эксперт по законодательству в команде разработки Диадока

Как использовать форматы в переходный период

До 1 апреля 2025 года можно использовать следующие версии формата УПД и счета-фактуры:

• версия 5.01 (утверждена приложением №2 приказа от 19.12.2023 № 970);
• версия 5.03 — обновленный формат (утверждена приложением №1 приказа от 19.12.2023 № 970).

До 31 марта 2025 года включительно можно формировать УПД и счет-фактуру как в версии 5.03, так и в версии 5.01, так как длится переходный период. После окончания переходного периода (с 1 апреля 2025 года) — формировать документы можно только в версии 5.03.

Подробнее о поддержке нового формата УПД и счет-фактуры в Диадоке.

Идентификаторы в имени файла

В обновленном формате 5.03 изменилась структура имени файла: для каждой области контроля теперь есть идентификатор, который упрощает обработку документов.

Маркированные и прослеживаемые товары

В старой версии формата, установленной приказом ФНС № 820, не было возможности отражать прослеживаемые и маркированные товары в одном документе из-за разных префиксов в имени файла (MARK и PROS). В обновленном формате появились идентификаторы в имени файла: N2 для прослеживаемых товаров и N3 — для маркированных. Это позволяет отражать оба вида товаров в одном документе.

Алкогольная продукция, подлежащая маркировке, табачная продукция и сырье

Алкогольной продукции, подлежащей маркировке, соответствует идентификатор N4 в имени файла. Табачной продукции, никотинсодержащим товарам и сырью — идентификатор N5. Также в обоих случаях должен быть заполнен идентификатор N3, который означает, что в документе передают сведения о маркированных товарах.

Формат не позволяет по содержанию документа отличить вид маркированной продукции. Поэтому важно правильно формировать имя файла. Корректное оформление УПД поможет избежать ошибок при обработке информации со стороны ГИС МТ.

С 28 февраля 2025 года сняты ограничения по сочетаемости товарных групп в рамках одного УПД. Теперь в одном УПД можно указывать коды, принадлежащие любым товарным группам.

Ранее действовали следующие ограничения: 

• в методических рекомендациях был зафиксирован перечень допустимых сочетаний товарных групп;
• в одном УПД можно было указывать товары из разных допустимых сочетаний товарных групп, в случае если один товар передавался в объемно-сортовом учете, а другой — поэкземплярно.
• передавать в ПЭУ товары из разных сочетаний товарных групп было нельзя.

Теперь эти ограничения отменены. Изменения отражены в методических рекомендациях по работе с документами ЭДО.

Например, при одновременной отгрузке товаров из товарной группы «Альтернативная табачная продукция», «Никотиносодержащая продукция», «Пиво, напитки, изготавливаемые на основе пива, слабоалкогольные напитки», «Табачная продукция» или «Табачное сырьё и НМТП» имя файла будет содержать значения «N3» = «1», «N4» = «1», «N5» = «1».

R_T_A_0_GGGG_MM_DD_N1_N2_1_1_1_N6_N7 — пример имени файла.

Нефтепродукты

В новом формате для отслеживания движения нефтепродуктов введен идентификатор N6.

Идентификатор N7

Если появятся новые сценарии государственного контроля на основе сведений, передаваемых в УПД, изменения в приказ 970 вносить не потребуется. Для этого в обновленном формате предусмотрели идентификатор N7 в имени файла.

Возможности специального использования формата УПД

Рассмотрим основные возможности использования нового формата УПД.

Перемещение имущества внутри организации и передача на ответственное хранение

Формат УПД можно использовать для отражения перемещения имущества внутри организации, а также при передаче товаров на ответственное хранение. На сайте ФНС опубликован перечень кодов для формирования информации о специальных обстоятельствах создания первичного документа. Каждый код соответствует определенным бизнес-операциям.

Функции СВРК и СВЗК

Сведения о реализации или закупке комиссионером (посредником) расширяют возможности нового формата: их применяют при использовании УПД для комиссионной торговли, когда посредник проводит операции от своего имени. Документы с такими функциями представляют собой оперативный предварительный отчет комиссионера о купленном (проданном). Такие отчеты формируют в отношении каждой операции по реализации или закупке — каждого выставленного или полученного комиссионером УПД.

Перечень специальных обстоятельств формирования счета-фактуры

В формате приведен исчерпывающий список значений для специальных обстоятельств формирования счета-фактуры (функция СпОбстФСЧФ). При их возникновении в обязательном порядке нужно выбрать одно из значений.

Возможность ссылаться на измененный документ

Добавили возможность в файл обмена исправленного документа информацию об имени файла обмена исправляемого документа, то есть сослаться на него. Например, в исправленный вариант счета-фактуры включить информацию о предыдущей версии документа, в который и вносились изменения.

Для этого добавили атрибуты:

• ИмяФайлИспрПрод (информация продавца);
• ИмяФайлИспрПок (информация покупателя), которые входят в состав сведений о счете-фактуре.

Порядок отражения строки «5а» в счете-фактуре

В формате 5.03 указывают информацию о наименовании, номере и дате документа, которые подтверждают отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг и передачу имущественных прав. На основании этой информации выставляют счет-фактуру.

Также исключили необходимость указывать порядковые номера строк счета-фактуры, соответствующие конкретным документам об отгрузке товаров, на основании которых был выставлен счет-фактура.

Для функций СЧФДОП и ДОП в строке 5а теперь правомерно указывать «Тот же»: номер и дату не приводят, так как реквизиты документа об отгрузке совпадают с реквизитами, отражающими наименование, дату и номер УПД. 

Подробнее о формулировке «Тот же» в строке 5а при визуализации электронного УПД.

Стоимость прослеживаемого товара

Из-за изменения состава реквизитов прослеживаемости форматом ввели новый элемент «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях» (СтТовБезНДСПрослеж). В данном поле следует указывать сумму в рублях и копейках (две цифры после запятой), а округление — по общему правилу.

С 18 января 2024 вступило в силу постановление Правительства № 2162 от 15.12.2023. Согласно нему к операциям с прослеживаемыми товарами дополнительно отнесли передачу и получение продукции в составе выполненных работ. Также к реквизитам прослеживаемости теперь относится стоимость товара без НДС в рублях. В печатной форме счета-фактуры и корректировочных документах появится новая графа 14. Изменения в Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 вступили в силу с 1 октября 2024 года.

Как сформировать УКД к УПД по обновленному формату

ФНС рекомендует использовать формат корректировочного счета-фактуры, утвержденный приказом от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. В таком случае не нужно вносить изменения в графу 14 и переносить сведения о стоимости прослеживаемых товаров из элемента «СтТовБезНДСПрослеж» обновленного формата.

Контроль за оборотом маркированных товаров

В формат включены:

• ГТИН — глобальный идентификационный номер товарной продукции. Принимает код согласно единой международной базе ГС1 (код GTIN).
• КолВедМарк — количество товара в единицах измерения маркированного товара средствами идентификации. Указывается количество маркированных товаров в потребительской упаковке (КИЗ).
• ПрПартМарк — производственная партия. Необходим для указания партии в период объемно-сортовой прослеживаемости товаров.

Согласно методическим рекомендациям системы «Честный знак», эти элементы нужны для отражения информации по маркированной продукции в объемно-сортовом разрезе учета (ОСУ).

Сведения о товарах, подлежащих учету в ГИС

В формат УПД введен типовой блок «Дополнительные сведения о товаре, подлежащем идентификации и учету в государственной информационной системе (СвГосСист)». К таким системам относятся федеральные и региональные информационные системы, которые формируются на основе законодательных актов. Для идентификации и учета указывается наименование ГИС и идентификационный номер учетной единицы в ней.

Например, ГИС учета отходов от использования товаров (оператор — Росприроднадзор). В ГИС передается информация о производителях, импортерах товаров, а также о товарах и упаковке, подлежащих утилизации после утраты потребительских свойств.

Дополнительные сведения при передаче объектов основных средств

При передаче материальных объектов и активов компании можно указать дополнительные сведения для налогового учета по амортизации (НалУчАморт). Эти данные нужны при продаже или передаче в уставной капитал бывших в употреблении активов, используемых в производстве.

Сведения о подакцизных товарах

В формате появилась возможность указывать дополнительные сведения о некоторых видах подакцизных товаров (КодВидПр — Код вида продукции). Эти элементы ввели, чтобы можно было прослеживать подакцизную продукцию в рамках эксперимента, который планируется для бездекларационного учета нефтяной продукции.

Изменения в блоке элементов «Подписант»

Блок стал универсальным для всех выпускаемых форматов. В нем содержится информация в соответствии с действующим законодательством: тип подписи, способ подтверждения полномочий, сведения о доверенности.

ФНС рекомендует налогоплательщикам использовать специализированный элемент УРЛСист при составлении документов по формату УПД. Этот элемент содержит ссылку на информационную систему, в которой хранится МЧД.

Дата подписания документа

Элемент ДатаПодДок (дата подписания документа) включен в УПД согласно требованиям п.8 стандарта бухучета ФСБУ 27/2021.

Согласно ФСБУ 27/2021 в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания. Если эта дата отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого первичным документом, также должна указываться информация о дате совершения ФХЖ. То есть в документе эти даты могут отличаться так же, как и в реальной практике.

Изменения в адресном блоке

Этот блок приведен в соответствие со структурой адресов в государственном адресном реестре (ГАР). ГАР — актуальный справочник и официальный источник информации об адресах объектов налогообложения. До 2012 года для этих целей использовалась система «КЛАДР», до августа 2021 года — справочник «ФИАС».

Сведения для проверки полномочий подписанта

Появилась возможность указывать сведения для проверки полномочий подписанта, который действует по доверенности. Это позволит проверить соответствие указанных в доверенности полномочий и ограничений к ним. Например — наименование документа, сумма и валюта сделки, идентификационные реквизиты хозяйствующих субъектов, территориальный признак, наименование товара, услуги и их характеристики.

Реквизиты документов, сопровождающих сделку

В формате появился новый типовой блок «Реквизиты документа» (РеквДокТип), который включает всю необходимую информацию о документе, в том числе и реквизиты, идентифицирующие налогоплательщиков, составивших документ.

Особенности заполнения отдельных атрибутов

Рассмотрим подробнее особенности заполнения отдельных элементов и атрибутов.

Специальные обстоятельства формирования счета-фактуры и УПД

В формате появились новые элементы, в которых нужно отражать специальные обстоятельства формирования документа:

СпОбстФСЧФ — для счета-фактуры;

СпОбстФСЧФДОП — для УПД, включающего счет-фактуру;

СпОбстФДОП — для УПД, не включающего счет-фактуру и используемого только как первичный документ.

Элементы должны заполняться, если нетипичные обстоятельства формирования документов присутствуют.

Для счета-фактуры (СпОбстФСЧФ) перечень таких обстоятельств указан в дополнительной информации описания элемента.

В случае УПД (СпОбстФСЧФДОП, СпОбстФДОП) — это отдельный перечень кодов, ранее опубликованном на сайте ФНС. Коды соответствуют определенным бизнес-операциям и нужны для автоматизации работ с документами. Например, УПД могут использовать для внутреннего перемещения имущества в организации. При возникновении специальных обстоятельств формирования документа соответствующий элемент в зависимости от функции (СЧФ, СЧФДОП или ДОП), должен быть заполнен из указанного к нему перечня.

Наименование, характеристика, код и артикул товара

Поменялись условия заполнения атрибутов по сравнению с предыдущим форматом. Раньше не было привязки атрибутов к функциям СЧФ, СЧФДОП и ДОП.

Как заполнять атрибуты в обновленном формате:

НаимТов указывают обязательно для функций СЧФ, то есть для счет-фактура, и СЧФДОП — для УПД, включающего счет-фактуру.

ХарактерТов, КодТов, АртикулТов указываются вариативно для первичного документа — УПД без фактурной части (функция ДОП), в случае, если не указан НаимТов.

Атрибуты НаимТов, ХарактерТов, КодТов, АртикулТов также могут быть заполнены одновременно.

Как подготовиться к переходу на новый формат

С 17 февраля Диадок начал переключать пользователей на новый формат УПД по умолчанию. 

Наш разбор — это дополнительный инструмент по работе с новым форматом УПД. С полной версией письма ФНС от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@ можно ознакомится на сайте.