Универсальный передаточный документ (УПД)

Бумажный УПД

Чтобы начать использовать УПД, необходимо зафиксировать это в учетных документах компании. УПД — основание для налогового и бухгалтерского учета. Он может быть законным основанием для определения объема вычетов по НДС, а также — для признания конкретных расходов в бухучете. Это отражено в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счет-фактуру и первичный учетный документ. В письме ФНС предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию. При этом УПД должен содержать обязательные реквизиты счета-фактуры, если используется как объединяющий СФ и первичный документ.

Электронный универсальный передаточный документ

Электронный УПД — это формализованный документ, которым можно обмениваться только через аккредитованных операторов ЭДО в установленном ФНС формате. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ утвержден формат электронного УПД.

Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит его тип:

• СЧФ — счет-фактура;
• СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
• ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции. Для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП или ДОП подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания. Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

В электронном УПД передаются данные по маркированным товарам в систему Честный ЗНАК. С 1 января 2022 года передавать данные о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, можно только через систему ЭДО. Также УПД применяется для работы с товарами, данные о которых передают в национальную систему прослеживаемости.

Как заполнять электронный УПД

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата УПД

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования: одно — официальное по факту хозяйственной жизни, второе — то, о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информацию для участника документооборота, дополнения об участниках сделки. Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения: номер телефона, e-mail;
• банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации». «Область полномочий» обязателен для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1. сотрудник продавца;
2. сотрудник организации, составившей файл продавца;
3. сотрудник иной уполномоченной организации;
4. уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 обычно это «Должностные обязанности». Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, ее дата и номер. Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя. Подписантов может быть несколько.

Как работать с УПД в Диадоке

Диадок позволяет отправить УПД, созданный в самом сервисе или сформированный в другой системе. Мы написали подробную инструкцию о том, как сформировать и отправить УПД в сервисе.

Частые вопросы

• Как убедиться, что полученный документ соответствует формату, утвержденному ФНС?
• Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»?
• Сколько лет хранятся документы на серверах Диадока?
• Можно ли отозвать документ, отправленный через Диадок?
• Сменились реквизиты организации. Как поменять их на сервере?