Согласно п.2.1-2.2 Приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174н, когда организация начинает обмениваться электронными документами с контрагентами, она должна направить своему оператору электронного документооборота (ЭДО) заявление, в котором обязательно указать:
- полное наименование организации (или ФИО ИП);
- место нахождения организации (место жительства ИП);
- ИНН/КПП организации (ИНН ИП);
- сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
- контактные данные организации (ИП);
- сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (ИП).
В Диадоке такое заявление формируется автоматически при попытке отправить первый формализованный документ.
На основе этого заявления оператор электронного документооборота в течение трех дней обязан сформировать информационное сообщение (сообщение об участнике ЭДО), в котором указать реквизиты организации, идентификатор организации, который он ей присвоил, и реквизиты электронной подписи, которой будут подписаны электронные документы. Информационное сообщение оператор направляет через своего специального оператора связи (СОС) в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом налоговый орган узнает, что компания работает с электронными документами, которые можно истребовать в электронном виде, а также услугами какого оператора она пользуется.
Ни в одном документе, регулирующем обмен электронными документами, не говорится, что сообщение об участнике ЭДО обязывает налоговые органы требовать от налогоплательщика документы только в электронном виде. Сообщение об участнике ЭДО необходимо исключительно для того, чтобы система ИФНС смогла распознать реквизиты пакета электронных документов, который налогоплательщик направил в ответ на требование.
Слать документы в электронном виде — право налогоплательщика, а не обязанность.
