22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, которые разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Разберем подробнее, как правильно перейти на электронный документооборот в кадрах и какие особенности законодательства стоит учитывать.
В этой статье:
- Предпосылки к развитию кадрового электронного документооборота (КЭДО) в России
- Законодательство в области КЭДО: что новый закон дает работодателям
- Правила перехода на электронные кадровые документы
- Демонстрация сервиса Контур.КЭДО: как работает решение, плюсы для сотрудников, кадровых специалистов и руководителей
- Вопрос-ответ
Предпосылки к развитию кадрового электронного документооборота (КЭДО) в России
Сейчас принята достаточная законодательная база для перевода кадровых документов в электронный вид. Инициатором перемен выступил бизнес, так как его представители первыми оценили выгоды электронного документооборота: экономию, удобство, скорость. Одним из важнейших пластов документов для перевода в цифровой формат стали кадровые документы.
На развитие кадрового электронного документооборота (ЭДО) повлияли:
- пандемия коронавируса;
- законодательные инициативы по КЭДО;
- цифровизация бизнеса.
Рассмотрим, почему компаниям выгодно перейти на кадровый электронный документооборот:
- Работа с удаленными сотрудниками. Это касается не только сотрудников, ушедших на удаленку временно из-за пандемии. Сюда относят и сотрудников, которые постоянно живут в местах, где нет филиала компании.
- География. Кадровый электронный документооборот становится актуальным, как только у компании возникает потребность обмениваться кадровыми документами на расстоянии: открылось два офиса в одном городе, появились разные рабочие места, например, строительные площадки, склады.
- Экономия бюджета и ресурсов. Логистика обмена бумажными кадровыми документами непростая и недешевая: затраты на пересылку и хранение, привлечение человеческих ресурсов. Если компания использует бумажные документы, данные в информационную систему (ИС) вносят вручную — это затратно и повышает вероятность ошибки. Здесь выгоднее использовать КЭДО.
- Цифровизация компании и переход на ЭДО. Многие компании перешли на внешний электронный документооборот и задумались об общей цифровизации.
Законодательство в области КЭДО: что новый закон дает работодателям
Разберем последовательные изменения в законодательстве, которые привели к текущему положению:
- С 2017 года проходили эксперименты Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Эксперимент завершился переходным периодом, в течение которого планировалось перейти от положений эксперимента к положениям, которые появились в будущем законе.
- С 2020 года введены электронные трудовые книжки.
- С 2021 года внесены изменения в гл. 49.1 ТК РФ о дистанционных работниках.
Подробный разбор нового законодательства читайте в статье.
В ноябре 2021 года принят закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», согласно которому компания может использовать кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Существует три вида взаимодействия с сотрудником, к каждому из которого можно применять КЭДО:
- работа в офисе;
- дистанционная работа без доступа в офис;
- дистанционная (комбинированная работа) с доступом в офис.
Трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться дистанционное выполнение рабочих обязанностей:
- На постоянной основе — в течение срока действия трудового договора.
- Временно — непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего 6 месяцев.
- Периодически — при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте.
Работайте с КЭДО в своей учетной системе или в веб-версии
Правила перехода на электронные кадровые документы
При переводе кадровых документов в электронный вид необходимо разобраться, какие из них обязательно вести на бумаге. Их перечень возник перед принятием закона в ответ на требования профсоюза. Минтруд комментирует причину так: часть документов обязательно вести в бумажном виде, чтобы снять опасения работников о возможных подделках.
На самом деле опасения беспочвенны — при наличии определенных типов подписей электронные документы подделать невозможно, в отличие от бумажных.
В таблице показано, какие из документов допускается вести в электронном виде, а какие только в бумажном.
Кадровые документы: бумажные и электронные
| ЭДО без дублирования на бумаге | Обязательное ведение на бумаге (касается только работающих в офисе сотрудников) |
|---|---|
| Заявление на отпуск | Акт о несчастном случае на производстве |
| Приказы | Приказ об увольнении |
| Трудовой договор | Инструктаж об охране труда |
| Заявление об увольнении | |
| Табель учета рабочего времени | |
| Другие массовые и личные документы |
Положения об электронных документах не применяются также в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности.
Виды подписей
Электронные документы могут быть подписаны разными типами подписей:
- КЭП — квалифицированная электронная подпись.
- НЭП — неквалифицированная электронная подпись.
- ПЭП — простая электронная подпись.
Соотношение подписей и документов
| Документы | Работодатель | Сотрудник |
|---|---|---|
| Трудовой договор, доп. соглашение, ученический договор, договор о материальной ответственности, внесение изменений в договоры, приказ о дисциплинарном взыскании (только при работе в офисе) | КЭП | КЭП, НЭП |
| Иные документы | КЭП, НЭП | КЭП, НЭП, ПЭП |
Выделенное курсивом — разница между типами документов, которые были в пилоте и которые добавили в актуальный закон.
Разберем, как это работает.
Для работодателя
Работодатели, которые решили перевести кадровые документы в электронный вид, могут приобрести КЭП. Когда кадровая служба большая, можно допустить, чтобы отдельные сотрудники использовали сертификат НЭП.
Если работодатель решит, что обеспечивать каждого сотрудника КЭП не целесообразно, допустимо использовать НЭП. Использовать такую подпись можно со смартфона, что упрощает и ускоряет работу.
Как оформить переход на КЭДО в ИС работодателя
В первую очередь необходимо принять следующие документы:
- Положение об ЭДО.
- Регламент по использованию электронной подписи.
- Соглашение между работником и работодателем об использовании ПЭП и НЭП.
- Изменения в коллективный и трудовой договоры, другие локальные нормативные акты.
Шаблоны можно скачать здесь или разработать самостоятельно.
Положение об электронном документообороте
Положение об электронном документообороте должно включать:
- Сведения об информационной системе, применяемой для КЭДО.
- Порядок доступа к ИС работодателя.
- Перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО.
- Срок уведомления работников о переходе на КЭДО.
- Дату введение КЭДО.
- Сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени.
- Проведение инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭДО.
- Исключительные случаи, при которых допускается оформление электронных инструментов на бумаге.
- Процедуры решения спорных вопросов.
Дата введения положения не может быть ранее дня истечения срока уведомления работников.
Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО
Остановимся на уведомлении сотрудников о переходе на КЭДО, так как здесь возникают вопросы. Частично на них отвечает порядок внедрения электронного кадрового документооборота:
- Решение о введении КЭДО принимается добровольно.
- Переход происходит на основании локального нормативного акта.
- Уведомление каждого работника о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
- Переход осуществляется с письменного согласия работника. Отсутствие согласия признается отказом.
- Согласие не требуется от лиц, которые впервые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года.
- Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи и ее использование.
- Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.
Участники эксперимента часто спрашивают, может ли работодатель или сотрудник поменять решение о переходе на КЭДО. Минтруд, основываясь на текущем законодательстве, комментирует так: для работодателя нет запрета перейти на КЭДО, а потом отказаться. Кроме того, рекомендуется постепенный переход. Сначала переводите в электронный формат отдельные типы документов, например, те, которые особенно неудобно подписывать на бумаге. Дальше отрабатываете бизнес-процессы, постепенно внедряя электронный документооборот.
По поводу сотрудников Минтруд ответил следующее. Если сотрудник согласился участвовать в КЭДО, в рамках конкретного работодателя последующий отказ невозможен. Поэтому изначально работников нужно уведомить, что компания переходит на электронный обмен документами. Как это сделать, в законе не прописано. Выбирайте удобный способ: по электронной почте, через внутреннюю информационную систему, с помощью руководителей подразделений.
В законе указано, что при внедрении КЭДО необходимо собрать письменное согласие каждого.
Что касается сотрудников, которых принимают на работу после 31 декабря 2021 года:
- Если принимаете сотрудника, у которого есть трудовой стаж, получите письменное согласие.
- Если принимаете сотрудника, у которого нет трудового стажа, согласие можно не спрашивать.
Как снять опасения и развеять сомнения сотрудников
Работодатель заинтересован перевести на КЭДО всех сотрудников без исключения. Здесь появляется новая задача — убедить работников в том, что КЭДО — безопасный инструмент. Используйте следующие аргументы:
- Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные.
- Электронная подпись — аналог собственноручной.
- КЭП и НЭП обеспечивают неизменяемость документа.
- Электронные документы проще хранить.
- Закон предусматривает для сотрудника возможность запросить у работодателя бумажный вариант документа.
Разберем подробнее некоторые тезисы. Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные — это определено действующим российским законодательством. Из него следует, что всегда электронный документ равнозначен бумажному. Если работнику нужен бумажный экземпляр, работодатель по запросу обязан выдать его дополнительно к электронному.
Использование усиленной электронной подписи (КЭП и НЭП) обеспечивает неизменяемость документа. Это значит, что если в документе что-то было изменено, он становится недействительным. Поэтому использовать электронные документы безопаснее бумажных.
Для электронных документов оператор создает резервные копии. Их также можно переносить на несколько носителей: компьютер, флешку, диск. Это обеспечивает почти стопроцентную гарантию, что с документами ничего не случится. И вы всегда подтвердите, что он легитимен, если будете сохранять его с электронной подписью.
Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде
Демонстрация сервиса Контур.КЭДО: как работает решение, плюсы для сотрудников, кадровых специалистов и руководителей
Если у компании нет средств или желания разрабатывать собственную информационную систему для работы с кадровым ЭДО, можно приобрести уже готовую, например, ту, что предлагает Контур. Преимущества:
- Контур — официальный оператор ЭДО и аккредитованный Удостоверяющий центр (УЦ). То есть Контур поможет не только внедрить электронный документооборот, но и выпустить электронные подписи.
- Опыт внедрения электронного документооборота и хранения документов — более 10 лет.
- Круглосуточная экспертная поддержка — 7 дней в неделю. Сотрудники поддержки могут обратиться к специалистам за дополнительной консультацией по различным аспектам — от законодательства до технической части.
- Безопасное и надежное хранение данных по результатам регулярных аудитов.
- Простой интерфейс сервисов для кадровика и сотрудника. Система не сложная и не перегруженная, освоить ее сможет любой работник.
- Проработка клиентских сценариев. Тщательно изучаем каждый процесс в кадровом документообороте, чтобы качественно отразить его. Если у клиента возникают пожелания, принимаем их во внимание и передаем в разработку.
Как выстраивается архитектура процессов
Сотрудник чаще пользуется веб-версией или мобильным приложением, а специалист по кадрам — кадровой информационной системой, например «1С Зарплата и Управление персоналом».
Работа отдела кадров и сотрудников в КЭДО
| Отдел кадров: интеграция с кадровой системой | Сотрудники: Мобильная или веб-версия |
|---|---|
| Создание, отправка и получение | Ознакомление с документами |
| Контроль подписания документов сотрудниками | Подписание электронной подписью |
| Удобный формат ведения протоколов, реестров и отчетности по сотрудникам | Отправка заявлений в отдел кадров |
Информационная система для кадровика
Для специалиста по кадрам в 1С ЗУП подготовлен специальный хаб, где не только создают, отправляют, получают, но и загружают документы извне.
В Контур.КЭДО предусмотрен контроль подписания, то есть специалисту по кадрам видны статусы документов. Кроме того, настраиваются уведомления. Например, утром 1С самостоятельно проверяет статусы, составляет список документов, которые не были подписаны, и рассылает уведомления о необходимости подписания.
Помимо самого документа, к каждому создаются протоколы и реестры — отчетность, которую можно формировать в 1С.
Веб-сервис КЭДО
Функции мобильной или веб-версии:
- собирать подписи с сотрудника, чтобы кадровику не приходилось это делать вручную;
- направлять документы на ознакомление;
- дать возможность сотрудникам отправлять заявления или запросы в отдел кадров, чтобы не посещать его лично.
Преимущества:
- Простой интерфейс. Когда документ поступает сотруднику, тот видит, что нужно делать: ознакомиться, подписать, согласовать.
- Вход по единой учетной записи (SSО). Актуально для крупных компаний, у которых есть SSO, то есть единый вход. Когда сотрудник приходит на рабочее место и авторизуется в учетной записи, происходит автоматический вход во все системы.
- Гибкие фильтры. Помогают искать документы по критериям: фамилии сотрудника, дате, типу документа.
КЭДО в 1С
Разберем, как специалисту по кадрам работать с модулем КЭДО в 1С.
Чтобы начать работу, не нужно долго устанавливать модуль. Разобраться с загрузкой может любой сотрудник. Для помощи в установке Контур.КЭДО выделяет специалиста. Модуль не придется запускать каждый раз при входе в систему — после установки он становится предзапущенным, и кадровая функциональность будет видна как внутри документа, так и на главной странице.
Преимущества модуля для 1С:
- устанавливается в 1С, конфигурации: ЗУП, УПП, ERP, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация;
- в другие учетные системы — по API;
- простой интерфейс;
- работа со всеми документами в одном окне;
- четкие требуемые действия;
- гибкие фильтры;
- поддерживает любые печатные формы;
- доступна выгрузка заверенного документооборота.
Задача модуля — упростить работу специалиста по кадрам и уменьшить количество рутинных операций.
Маршруты движения документов в веб-версии
- Гибкий маршрут согласования. Доступна информация об этапах движения документа в момент пути или об итогах пройденного маршрута.
- Смена согласующих в процессе. После запуска маршрут можно скорректировать. Например, добавить согласователя, если кого-то забыли. Или заменить сотрудника, если он ушел на больничный. Маршруты можно сделать автоматическими или настраивать их перед каждым запуском вручную.
- Различные бизнес-процессы подписания. Благодаря гибким маршрутам доступны разные бизнес-процессы подписания.
- Проверка валидности подписи в момент подписания. В момент, когда сотрудник пытается подписать документ, система кадрового документооборота обращается в Удостоверяющий центр, чтобы проверить актуальность подписи. Эта проверка занимает долю секунды, поэтому проходит незаметно для пользователя.
Адаптивная мобильная версия
Есть категории сотрудников, которые предпочитают работать со смартфона, так как у них нет постоянного доступа к компьютерам. Сюда же относят руководителей, которые часто на совещаниях. Такие работники предпочитают использовать смартфон для подписания документов.
Вопрос-ответ
Если говорить о подписи со смартфона, это будет неквалифицированный сертификат с ключом, который не хранится в ИС работодателя. Его невозможно использовать без ведома и согласия сотрудника.
Есть и другой подход. Некоторые компании выпускают сертификат ЭП на сотрудника, как только тот принимает оффер.
Если сотрудник увидел электронный документ, но не подписал, ситуация та же, что и с бумажным. Специалист по кадрам будет связываться с работником и просить поставить подпись.
- Если хотите выпускать массово для сотрудников, подключите специальный кабинет — КЦР (корпоративный центр регистрации). Туда будет заходить специалист по кадрам, удостоверять личности и загружать документы сотрудников. Этот кабинет позволит сотрудникам подтвердить готовность выпуска подписи.
- Доступен выпуск НЭП через сервис КЭДО.