Кадровый ЭДО: обзор нового законодательства и инструкция для перехода

26 января 2022 119

22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, которые разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Разберем подробнее, как правильно перейти на электронный документооборот в кадрах и какие особенности законодательства стоит учитывать.

Наталья Никитина, Юлия Попова

diadoc

Упростите работу с кадровыми документами, используйте электронный документооборот

Предпосылки к развитию кадрового электронного документооборота (КЭДО) в России

Сейчас принята достаточная законодательная база для перевода кадровых документов в электронный вид. Инициатором перемен выступил бизнес, так как его представители первыми оценили выгоды электронного документооборота: экономию, удобство, скорость. Одним из важнейших пластов документов для перевода в цифровой формат стали кадровые документы. 

На развитие кадрового электронного документооборота (ЭДО) повлияли: 

  • пандемия коронавируса;
  • законодательные инициативы по КЭДО;
  • цифровизация бизнеса.

Рассмотрим, почему компаниям выгодно перейти на кадровый электронный документооборот:

  • Работа с удаленными сотрудниками. Это касается не только сотрудников, ушедших на удаленку временно из-за пандемии. Сюда относят и сотрудников, которые постоянно живут в местах, где нет филиала компании. 
  • География. Кадровый электронный документооборот становится актуальным, как только у компании возникает потребность обмениваться кадровыми документами на расстоянии: открылось два офиса в одном городе, появились разные рабочие места, например, строительные площадки, склады. 
  • Экономия бюджета и ресурсов. Логистика обмена бумажными кадровыми документами непростая и недешевая: затраты на пересылку и хранение, привлечение человеческих ресурсов. Если компания использует бумажные документы, данные в информационную систему (ИС) вносят вручную — это затратно и повышает вероятность ошибки. Здесь выгоднее использовать КЭДО. 
  • Цифровизация компании и переход на ЭДО. Многие компании перешли на внешний электронный документооборот и задумались об общей цифровизации.

Законодательство в области КЭДО: что новый закон дает работодателям

Разберем последовательные изменения в законодательстве, которые привели к текущему положению:

  • С 2017 года проходили эксперименты Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Эксперимент завершился переходным периодом, в течение которого планировалось перейти от положений эксперимента к положениям, которые появились в будущем законе. 
  • С 2020 года введены электронные трудовые книжки. 
  • С 2021 года внесены изменения в гл. 49.1 ТК РФ о дистанционных работниках. 

Подробный разбор нового законодательства читайте в статье

В ноябре 2021 года принят закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», согласно которому компания может использовать кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.  

Существует три вида взаимодействия с сотрудником, к каждому из которого можно применять КЭДО:

  • работа в офисе;
  • дистанционная работа без доступа в офис;
  • дистанционная (комбинированная работа) с доступом в офис.

Трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться дистанционное выполнение рабочих обязанностей:

  • На постоянной основе — в течение срока действия трудового договора.
  • Временно — непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего 6 месяцев. 
  • Периодически — при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте.

diadoc

Работайте с КЭДО в своей учетной системе или в веб-версии

Правила перехода на электронные кадровые документы

При переводе кадровых документов в электронный вид необходимо разобраться, какие из них обязательно вести на бумаге. Их перечень возник перед принятием закона в ответ на требования профсоюза. Минтруд комментирует причину так: часть документов обязательно вести в бумажном виде, чтобы снять опасения работников о возможных подделках. 

На самом деле опасения беспочвенны — при наличии определенных типов подписей электронные документы подделать невозможно, в отличие от бумажных. 

В таблице показано, какие из документов допускается вести в электронном виде, а какие только в бумажном. 

Кадровые документы: бумажные и электронные

ЭДО без дублирования на бумаге Обязательное ведение на бумаге (касается только работающих в офисе сотрудников)
Заявление на отпуск Акт о несчастном случае на производстве
Приказы Приказ об увольнении
Трудовой договор Инструктаж об охране труда
Заявление об увольнении  
Табель учета рабочего времени  
Другие массовые и личные документы  

Положения об электронных документах не применяются также в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности. 

Виды подписей 

Электронные документы могут быть подписаны разными типами подписей:

  • КЭП — квалифицированная электронная подпись.
  • НЭП — неквалифицированная электронная подпись.
  • ПЭП — простая электронная подпись.

Соотношение подписей и документов

Документы Работодатель Сотрудник
Трудовой договор, доп. соглашение, ученический договор, договор о материальной ответственности, внесение изменений в договоры, приказ о дисциплинарном взыскании (только при работе в офисе) КЭП КЭП, НЭП
Иные документы КЭП, НЭП КЭП, НЭП, ПЭП

Выделенное курсивом — разница между типами документов, которые были в пилоте и которые добавили в актуальный закон.

Разберем, как это работает.

Для работодателя

Работодатели, которые решили перевести кадровые документы в электронный вид, могут приобрести КЭП. Когда кадровая служба большая, можно допустить, чтобы отдельные сотрудники использовали сертификат НЭП. 

Если работодатель решит, что обеспечивать каждого сотрудника КЭП не целесообразно, допустимо использовать НЭП. Использовать такую подпись можно со смартфона, что упрощает и ускоряет работу. 

Как оформить переход на КЭДО в ИС работодателя

В первую очередь необходимо принять следующие документы: 

  • Положение об ЭДО.
  • Регламент по использованию электронной подписи.
  • Соглашение между работником и работодателем об использовании ПЭП и НЭП.
  • Изменения в коллективный и трудовой договоры, другие локальные нормативные акты.

Шаблоны можно скачать здесь или разработать самостоятельно. 

Положение об электронном документообороте

Положение об электронном документообороте должно включать:

  • Сведения об информационной системе, применяемой для КЭДО.
  • Порядок доступа к ИС работодателя.
  • Перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО. 
  • Срок уведомления работников о переходе на КЭДО.
  • Дату введение КЭДО.
  • Сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени.  
  • Проведение инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭДО.
  • Исключительные случаи, при которых допускается оформление электронных инструментов на бумаге.
  • Процедуры решения спорных вопросов.

Дата введения положения не может быть ранее дня истечения срока уведомления работников. 

Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО

Остановимся на уведомлении сотрудников о переходе на КЭДО, так как здесь возникают вопросы. Частично на них отвечает порядок внедрения электронного кадрового документооборота:

  • Решение о введении КЭДО принимается добровольно.
  • Переход происходит на основании локального нормативного акта. 
  • Уведомление каждого работника о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. 
  • Переход осуществляется с письменного согласия работника. Отсутствие согласия признается отказом.
  • Согласие не требуется от лиц, которые впервые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года. 
  • Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи и ее использование. 
  • Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись. 

Участники эксперимента часто спрашивают, может ли работодатель или сотрудник поменять решение о переходе на КЭДО. Минтруд, основываясь на текущем законодательстве, комментирует так: для работодателя нет запрета перейти на КЭДО, а потом отказаться. Кроме того, рекомендуется постепенный переход. Сначала переводите в электронный формат отдельные типы документов, например, те, которые особенно неудобно подписывать на бумаге. Дальше отрабатываете бизнес-процессы, постепенно внедряя электронный документооборот. 

По поводу сотрудников Минтруд ответил следующее. Если сотрудник  согласился участвовать в КЭДО, в рамках конкретного работодателя последующий отказ невозможен. Поэтому изначально работников нужно уведомить, что компания переходит на электронный обмен документами. Как это сделать, в законе не прописано. Выбирайте удобный способ: по электронной почте, через внутреннюю информационную систему, с помощью руководителей подразделений. 

В законе указано, что при внедрении КЭДО необходимо собрать письменное согласие каждого. 

Что касается сотрудников, которых принимают на работу после 31 декабря 2021 года:

  • Если принимаете сотрудника, у которого есть трудовой стаж, получите письменное согласие.
  • Если принимаете сотрудника, у которого нет трудового стажа, согласие можно не спрашивать. 

Как снять опасения и развеять сомнения сотрудников

Работодатель заинтересован перевести на КЭДО всех сотрудников без исключения. Здесь появляется новая задача — убедить работников в том, что КЭДО — безопасный инструмент. Используйте следующие аргументы: 

  • Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные.
  • Электронная подпись — аналог собственноручной. 
  • КЭП и НЭП обеспечивают неизменяемость документа.
  • Электронные документы проще хранить.
  • Закон предусматривает для сотрудника возможность запросить  у работодателя бумажный вариант документа. 

Разберем подробнее некоторые тезисы. Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные — это определено действующим российским законодательством. Из него следует, что всегда электронный документ равнозначен бумажному. Если работнику нужен бумажный экземпляр, работодатель по запросу обязан выдать его дополнительно к электронному. 

Использование усиленной электронной подписи (КЭП и НЭП) обеспечивает неизменяемость документа. Это значит, что если в документе что-то было изменено, он становится недействительным. Поэтому использовать электронные документы безопаснее бумажных. 

Для электронных документов оператор создает резервные копии. Их также можно переносить на несколько носителей: компьютер, флешку, диск. Это обеспечивает почти стопроцентную гарантию, что с документами ничего не случится. И вы всегда подтвердите, что он легитимен, если будете сохранять его с электронной подписью.

diadoc

Обменивайтесь заявлениями, приказами, договорами и другими кадровыми документами в электронном виде

Демонстрация сервиса Контур.КЭДО: как работает решение, плюсы для сотрудников, кадровых специалистов и руководителей

Если у компании нет средств или желания разрабатывать собственную информационную систему для работы с кадровым ЭДО, можно приобрести уже готовую, например, ту, что предлагает Контур. Преимущества: 

  • Контур — официальный оператор ЭДО и аккредитованный Удостоверяющий центр (УЦ). То есть Контур поможет не только внедрить электронный документооборот, но и выпустить электронные подписи. 
  • Опыт внедрения электронного документооборота и хранения документов — более 10 лет.
  • Круглосуточная экспертная поддержка — 7 дней в неделю. Сотрудники поддержки могут обратиться к специалистам за дополнительной консультацией по различным аспектам — от законодательства до технической части. 
  • Безопасное и надежное хранение данных по результатам регулярных аудитов. 
  • Простой интерфейс сервисов для кадровика и сотрудника. Система не сложная и не перегруженная, освоить ее сможет любой работник. 
  • Проработка клиентских сценариев. Тщательно изучаем каждый процесс в кадровом документообороте, чтобы качественно отразить его. Если у клиента возникают пожелания, принимаем их во внимание и передаем в разработку. 

Как выстраивается архитектура процессов

Сотрудник чаще пользуется веб-версией или мобильным приложением, а специалист по кадрам — кадровой информационной системой, например «1С Зарплата и Управление персоналом». 

Работа отдела кадров и сотрудников в КЭДО

Отдел кадров: интеграция с кадровой системой Сотрудники: Мобильная или веб-версия
Создание, отправка и получение Ознакомление с документами
Контроль подписания документов сотрудниками Подписание электронной подписью
Удобный формат ведения протоколов, реестров и отчетности по сотрудникам Отправка заявлений в отдел кадров

Информационная система для кадровика

Для специалиста по кадрам в 1С ЗУП подготовлен специальный хаб, где не только создают, отправляют, получают, но и загружают документы извне. 

В Контур.КЭДО предусмотрен контроль подписания, то есть специалисту по кадрам видны статусы документов. Кроме того, настраиваются уведомления. Например, утром 1С самостоятельно проверяет статусы, составляет список документов, которые не были подписаны, и рассылает уведомления о необходимости подписания. 

Помимо самого документа, к каждому создаются протоколы и реестры — отчетность, которую можно формировать в 1С.

Веб-сервис КЭДО

Функции мобильной или веб-версии:

  • собирать подписи с сотрудника, чтобы кадровику не приходилось это делать вручную;
  • направлять документы на ознакомление; 
  • дать возможность сотрудникам отправлять заявления или запросы в отдел кадров, чтобы не посещать его лично.

Веб-сервис КЭДО

Преимущества:

  • Простой интерфейс. Когда документ поступает сотруднику, тот видит, что нужно делать: ознакомиться, подписать, согласовать. 
  • Вход по единой учетной записи (SSО). Актуально для крупных компаний, у которых есть SSO, то есть единый вход. Когда сотрудник приходит на рабочее место и авторизуется в учетной записи, происходит автоматический вход во все системы.
  • Гибкие фильтры. Помогают искать документы по критериям: фамилии сотрудника, дате, типу документа. 

КЭДО в 1С

Разберем, как специалисту по кадрам работать с модулем КЭДО в 1С. 

КЭДО в 1С

Чтобы начать работу, не нужно долго устанавливать модуль. Разобраться с загрузкой может любой сотрудник. Для помощи в установке Контур.КЭДО выделяет специалиста. Модуль не придется запускать каждый раз при входе в систему — после установки он становится предзапущенным, и кадровая функциональность будет видна как внутри документа, так и на главной странице. 

Преимущества модуля для 1С: 

  • устанавливается в 1С, конфигурации: ЗУП, УПП, ERP, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация;
  • в другие учетные системы — по API;
  • простой интерфейс;
  • работа со всеми документами в одном окне;
  • четкие требуемые действия;
  • гибкие фильтры;
  • поддерживает любые печатные формы;
  • доступна выгрузка заверенного документооборота. 

Задача модуля — упростить работу специалиста по кадрам и уменьшить количество рутинных операций. 

Маршруты движения документов в веб-версии

Маршруты движения документов в веб-версии

  • Гибкий маршрут согласования. Доступна информация об этапах движения документа в момент пути или об итогах пройденного маршрута. 
  • Смена согласующих в процессе. После запуска маршрут можно скорректировать. Например, добавить согласователя, если кого-то забыли. Или заменить сотрудника, если он ушел на больничный. Маршруты можно сделать автоматическими или настраивать их перед каждым запуском вручную. 
  • Различные бизнес-процессы подписания. Благодаря гибким маршрутам доступны разные бизнес-процессы подписания.
  • Проверка валидности подписи в момент подписания. В момент, когда сотрудник пытается подписать документ, система кадрового документооборота обращается в Удостоверяющий центр, чтобы проверить актуальность подписи. Эта проверка занимает долю секунды, поэтому проходит незаметно для пользователя. 

Адаптивная мобильная версия

Есть категории сотрудников, которые предпочитают работать со смартфона, так как у них нет постоянного доступа к компьютерам. Сюда же относят руководителей, которые часто на совещаниях. Такие работники предпочитают использовать смартфон для подписания документов.

Адаптивная мобильная версия

diadoc

А если нужен обмен документами с контрагентами?

Используйте Диадок!

Вопрос-ответ

Да. На это отвечает закон, который был принят в конце 2020 года. Обмен документами с сотрудниками, работающими на удаленке, также будет кадровым ЭДО.

 

Нужно создать внутренний регламент, как контролировать сотрудников, которые комбинируют работу в офисе с дистанционной работой.

 

Обращается в Удостоверяющий центр. Там выпустят любой тип электронной подписи, в том числе на физическое лицо.

 

Работодателю удобнее оформить для специалистов по кадрам КЭП — это не будет слишком дорого. Что касается остальных сотрудников, наиболее удобной будет НЭП. ПЭП используют для отдельных сценариев и простых документов.

 

Конкретных планов на внедрение обязательного КЭДО нет, но это не исключено.

Сроки те же, что и для бумажных. Их устанавливает трудовое законодательство. Отдельно можно принять внутренние регламенты, чтобы избежать задержек.

 

Нет, не может. Минтруд на это отвечает так: если сотрудник согласился на КЭДО, отозвать согласие невозможно. Но это касается конкретного работодателя. Если сотрудник, работая у вас, согласился, передумать он не может. Однако, если он уйдет работать в другую компанию, снова делает выбор: давать или не давать свое согласие на КЭДО.

В карточке каждого сотрудника будет указан признак, в зависимости от которого вы отправляете электронный документ или ведете бумажный документооборот.

Необходимо параллелить бизнес-процессы. Это неизбежная ситуация при наличии выбора способа работы.

 

В законе нет информации, как подписывать уведомление о переходе на ЭДО, поэтому достаточно электронной формы, так как это не кадровый документ, а внутренний регламент. Согласие сотрудника должно быть в бумажном виде.

 

Поэтапность в законе не прописана. Можно собрать подписи один раз, но тогда стоит оформить документ как согласие на кадровый электронный документооборот, а не на конкретный этап.

 

Квалифицированный сертификат электронной подписи — это закрытый ключ, который хранится на защищенном носителе. Он не сохраняется в информационной системе работодателя. Сертификат физического лица можно записать в системный реестр компьютера. Это менее безопасно, но удобно в использовании. Если у сотрудника есть опасения, предложите использовать сертификат только на носителе. 

Если говорить о подписи со смартфона, это будет неквалифицированный сертификат с ключом, который не хранится в ИС работодателя. Его невозможно использовать без ведома и согласия сотрудника.

 

Да, рассматриваем. Рекомендуем обратиться к курирующему менеджеру с этим запросом. Так мы поймем, в какой части требуется интеграция.

 

Минтруд планирует собирать и использовать аналитику по кадровым электронным документам. Это значит, что возможно в будущем КЭДО станет полностью или частично обязательным. Поэтому лучше начать переход и обучение сотрудников заранее — это будет менее затратно.

Здесь пригодится регистрация сотрудника на Госуслугах и в системе «Работа в России». Если система работодателя интегрирована с ними, при приеме на работу можно подписать документы о трудоустройстве при помощи госключа, то есть неквалифицированного сертификата, выдаваемого на Госуслугах. 

Есть и другой подход. Некоторые компании выпускают сертификат ЭП на сотрудника, как только тот принимает оффер.

 

Не нужно ничего дублировать. По законодательству большую часть документов можно создавать в электронной форме и только некоторые необходимо вести на бумаге. Но если сотрудник запросил бумажный экземпляр, работодатель обязан его предоставить.

 

Нет, бумажных документов с электронной подписью не существует. Подписываете обычным способом.

 

Разберем, как работает система: сотруднику поступает электронный документ, который по закону необходимо подписать до определенного числа. Предположим, документ поступил за неделю до конечного срока. Чтобы сотрудник заметил новый документ, предусмотрены уведомления: на смартфон, электронную почту, внутренний портал. Важно, чтобы уведомление пришло на ресурс, который работник использует. 

Если сотрудник увидел электронный документ, но не подписал, ситуация та же, что и с бумажным. Специалист по кадрам будет связываться с работником и просить поставить подпись.

 

Бумажная версия электронного документа — это распечатанный электронный документ, на котором стоит подпись ответственного сотрудника и печать организации.

 

Контур, как Удостоверяющий центр, может создавать все виды подписей. НЭП получают двумя способами: 

  • Если хотите выпускать массово для сотрудников, подключите специальный кабинет — КЦР (корпоративный центр регистрации). Туда будет заходить специалист по кадрам, удостоверять личности и загружать документы сотрудников. Этот кабинет позволит сотрудникам подтвердить готовность выпуска подписи. 
  • Доступен выпуск НЭП через сервис КЭДО.

 

Ответ зависит от того, о каком операторе и каких документах речь. Если говорить о кадровых документах, пока по закону оператор их хранить не обязан, но Контур хранит электронные документы клиентов — это часть сервиса.

У Диадока мало англоговорящих пользователей, которые бы подписывали документы. Но запросы на англоязычный интерфейс периодически поступают. Когда их будет достаточно, он будет реализован. До того рекомендуем поступать следующим образом: настроить автоматический перевод в веб-версии через плагины в браузере.

 

Да. Модуль разработан таким образом, что время внедрения занимает два часа.

 

В системе есть функциональное разделение, чтобы бухгалтер работал с бухгалтерскими документами, а кадровик с кадровыми. Это отдельные потоки, которые не пересекаются. Проще говоря, бухгалтеры работают в Диадоке, а кадровики — в модуле КЭДО. Но если и те и другие хотят работать в КЭДО, можно разделить потоки документов с помощью техподдержки. 

Наталья Никитина, Юлия Попова

Переход на МЧД: что изменится для пользователей Диадока в 2023 году

Необходимость использовать машиночитаемые доверенности (МЧД) в электронном документообороте вызывает много вопросов: что это, какой нормативной базой регулируется, как правильно использовать. Мы провели вебинар и разобрали в статье, как работать с машиночитаемыми доверенности в Диадоке сейчас и что ждет пользователей в 2023 году.

Изменения в Законе № 63 ФЗ: влияние на документооборот и использование КЭП

В 2022 году изменятся требования к сертификатам электронной подписи в организациях. Руководители должны будут использовать сертификаты ФНС с реквизитами юрлица или ИП. Такая подпись выдается только в одном экземпляре.

Как перейти на УПД в сервисе Диадок?

С 1 июля электронные счета-фактуры можно будет формировать только в формате, утвержденном Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Главная новая возможность, которую он дает, — отказаться от пакета закрывающих документов и заменить их одним универсальным передаточным документом — УПД. На вебинаре вы узнаете, как перейти на новый формат в Диадоке, получите ответы на вопросы, связанные с законодательством и любыми другими аспектами смены формата.

УПД. С чем столкнется бизнес и как подготовиться к нововведениям

1 июля отменяются действующий формат электронного счета-фактуры и форматы первичных учетных документов. Представители бизнеса столкнутся с необходимостью перехода на новый формат электронного документа — УПД. На вебинаре мы подробно расскажем обо всех нововведениях, подскажем, как избежать налоговых рисков, связанных с переходом на новый формат, и ответим на все вопросы.

Законодательная база по ЭДО

Многие из вас до сих пор сомневаются, что электронные документы не нужно распечатывать и дополнительно заверять, что их принимают налоговые органы, что можно представить их в суд. Мы познакомим вас с нормативными документами, которые регулируют электронный документооборот, расскажем подробнее о сути наиболее важных из них, расскажем об имеющейся судебной практике, в которой фигурировали электронные документы.