Плюсы и минусы электронного документооборота — Диадок

Плюсы и минусы электронного документооборота

Содержание статьи

Что такое электронный документооборот и для чего он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Список доверенных операторов, организующих ЭДО, есть на сайте ФНС. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.

Есть две основные причины подключиться к системе ЭДО, а не использовать для документооборота почту.

Юридическая значимость
Не все документы, отправленные по электронной почте, будут иметь юридическую силу. Например, обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами можно только через оператора электронного документооборота. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированным сертификатом электронной подписи (КЭП), который по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Получить электронную подпись можно в нашем Удостоверяющем Центре: менеджер Диадока расскажет, как это сделать и поможет с выпуском. Документы с КЭП представляют в госорганы и предъявляют в суды.
Безопасность
Пересылка по имейл не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту или перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: данные защищены шифрованием. Изменить документ, подписанный квалифицированным сертификатом электронной подписи, тоже не получится: отправитель об этом узнает.

Преимущества электронного документооборота

Что смогут компании с системой ЭДО?

Ускорить бизнес-процессы
ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате.
Сделать документооборот прозрачным
При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, в Диадоке вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен, согласовывается или уже подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе. Его можно скачать или распечатать.
Сократить затраты
В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке.
Упростить взаимодействие с госорганами
63-ФЗ признает документы с электронной подписью юридически значимыми. Их можно представлять в суды и госорганы. Например, налоговая принимает декларации и книги покупки и продаж, если на них стоит КЭП.
Освободить время сотрудников для более серьезных задач
В корпорациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты. Сотрудники не отвлекаются на организацию бизнес-процессов и могут взять на себя более значимые задачи, которые помогают компании наращивать обороты и масштабироваться.
Перевести архив в электронный вид
По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. Есть те, кто отдает архив на аутсорс. Для электронных документов это не нужно: они хранятся на серверах компании-оператора. Срок хранения файлов в Диадоке не ограничен, а доступ к документам есть даже у пользователей, отказавшихся от документооборота в системе.
Снизить количество ошибок в документах
Система ЭДО проверяет документы перед подписанием. Это помогает избегать критических ошибок. Например, Диадок смотрит на:
  • срок действия сертификата электронной подписи и его легитимность,
  • соответствие документов формату, установленному нормативно-правовым актом.

Если Диадок обнаружит ошибки, он сообщит об этом пользователю. Если их нет, сразу отправит документ контрагенту.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что их руководители видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

ЭДО — это слишком сложно

На фоне привычного бумажного документооборота ЭДО выглядит сложной технологией. Но в действительности работать с ним даже проще. Например, сервис Диадок похож на электронную почту, работающую в браузере. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы.

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором, подписывать договор, становиться на учет в налоговую. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Эксперты Контура сами уведомят налоговую о новом пользователе. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину.

На ЭДО нужно переводить контрагентов

Основной недостаток электронного документооборота — его не получится использовать в одиночку. Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает эту задачу с помощью:

  • отдельного сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем можно наладить электронный документооборот прямо сейчас;
  • бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов.

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они могут написать приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организовать рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, провести обучающие вебинары. По данным специалистов из отдела активации, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после переговоров.

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с электронной и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их бумажные копии со штампом ЭДО. Если нагрянет выездная налоговая проверка, инспектор будет просматривать документы с компьютера налогоплательщика. Это закреплено в рекомендациях ФНС.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном

Кажется, что бумажный архив надежнее, потому что он всегда под рукой. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет.

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются.

Подводим итоги

Несколько лет назад электронный документооборот казался сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много финансовых и человеческих ресурсов. Но со временем стало понятно: ЭДО проще, быстрее и удобнее, чем бумажное делопроизводство.

Компании повсеместно переходят на ЭДО. Каждый новый пользователь ЭДО приводит с собой контрагентов. Так запускается волна новых подключений. Операторы электронного документооборота отмечают: трафик растет. Так, в первом квартале 2020 года количество переданных и полученных через Диадок документов выросло на 29 % в сравнении с аналогичным периодом за прошлый год. Есть основания полагать, что в ближайшие годы электронный документ станет таким же привычным, как бумажный.

Если пока не внедрили ЭДО, свяжитесь с нами. Мы ответим на волнующие вас вопросы и подскажем, с чего начать переход на электронный документооборот.