Работа с электронным документооборотом уполномоченного лица компании — Диадок

Как организовать работу для уполномоченного лица компании?

Процесс передачи права подписи определенного набора электронных документов уполномоченному лицу происходит точно так же, как и в случае с бумажными документами: необходимо выписать юридически значимые доверенность или приказ, в которых указать, что данный сотрудник компании уполномочен подписывать определенный набор электронных документов своим сертификатом электронной подписи.

Другие вопросы рубрики «Юридическая значимость»

  • Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов, передаваемых через Диадок?

    Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:

    • Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Согласно Федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ с КЭП признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью.
    • В КЭП проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата;
    • КЭП гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
    • Для генерации КЭП используются сертифицированные средства криптографической защиты;
    • Диадок обеспечивает передачу документов согласно текущему законодательству. Так электронный счет-фактура должен быть выставлен согласно порядку и только в утвержденном формате (ст. 169 НК РФ). Диадок обеспечивает передачу по порядку, утвержденному Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н. А также проверяет файлы счетов-фактур на соответствие формату, утвержденному Приказом ФНС от 4.03.2015 № ММВ-7-6/93@ (действует до 01.07.17), Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и Приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@.

  • Можно ли заключить соглашение с контрагентом и передавать электронные документы по электронной почте?

    Согласно Порядку, утвержденному Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н), обмениваться электронными счетами-фактурами можно только через оператора электронного документооборота (ЭДО), поэтому выставлять электронные документы по электронной почте незаконно. Оператор ЭДО фиксирует даты выставления и получения электронных счетов-фактур, обеспечивает безопасность их передачи, гарантирует их юридическую значимость, а также является независимой третьей стороной при возникновении спорных ситуаций и обращениях в суд.

  • Какие нормативные документы регламентируют обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами?

    Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 №174н.

  • Каким образом в Диадоке будет передаваться синий оттиск печати на электронных документах?

    Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» вводит три типа электронной подписи (ЭП): простую, усиленную неквалифицированную (НЭП) и усиленную квалифицированную (КЭП). Согласно пункту 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ усиленная квалифицированная подпись равнозначна собственноручной и не требует дополнительного соглашения сторон. Таким образом, любой электронный документ, подписанный такой подписью, на уровне федерального закона признается юридически значимым без каких-либо дополнительных условий. Чтобы работать с электронными документами в Диадоке, необходимо приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи в любом аккредитованном Удостоверяющем центре.

  • Необходимо ли дублировать документы, передаваемые через Диадок, в бумажном виде?

    Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы можно составлять как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Таким образом, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами. Поэтому хранить их можно в электронном виде. Что касается электронных счетов-фактур, то в п. 1.13 Приказе Минфина РФ от 10.11.2015 №174н прямо прописано, что хранить их обязательно в электронном виде вместе с технологическими документами, созданные при передаче через оператора ЭДО.

    Бумажные копии электронных документов могут быть затребованы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».