Акт премий

Акт премий — это документ, который составляется продавцом при назначении премии покупателю. Условия для выплаты премии нужно закрепить в договоре.

Проверить XML

Что такое акт премий и зачем он нужен

Акт премий готовят, когда продавец (поставщик) хочет выплатить покупателю премию. Такой бонус используют для повышения лояльности покупателя. Сама премия — это поощрительная выплата за выполнение условий договора.

Например, розничный магазин одежды «Ромашка» закупает товар у крупного поставщика «Подсолнух». Обычно магазин покупает 100 наименований за 135 тысяч рублей, получает квитанцию об оплате и возвращается за новой поставкой через месяц. «Подсолнух» хочет, чтобы «Ромашка» покупала у него больше — не 100 наименований, а 150. Тогда поставщик может назначить магазину премию за покупку от 150 наименований разом — 10 тысяч рублей. Если магазин готов закупить больший объем, то после совершения сделки он сможет получить премию.

Чтобы выплатить премию, нужен акт. Его оформляют на основании договора или приложения к договору, в которых отражены условия для начисления вознаграждения.

Один из нормативных актов, который регулирует выплату премий контрагентам, — Федеральный Закон от 28.12.2009 № 381-ФЗ. Документ устанавливает ограничения на начисление премий:

Нельзя выплачивать премии за покупку социально значимых продуктов. Перечень таких товаров содержится в Постановлении Правительства РФ от 15.07.2010 № 530.
Премия за покупку продовольственных товаров не может быть больше 5% (без учета НДС).

Как происходит обмен

Чтобы премировать контрагента, поставщик должен подготовить и отправить акт премий покупателю. Если у него не будет возражений, покупатель подпишет документ и будет ждать вознаграждения на его основании.

Контрагенты могут обмениваться документами в бумажном виде или с помощью электронного документооборота (ЭДО). Чтобы передать покупателю бумажный акт премий, поставщик:

Формирует документ.
Распечатывает его в двух экземплярах.
Согласовывает внутри компании.
Подписывает у ответственного сотрудника.
Отправляет документы по почте или курьерской службой.
Дожидается доставки документов контрагенту и их подписания.
Дожидается возврата одного экземпляра.
Проводит документ в бухгалтерии.
Принимает на хранение в архив.

Преимущества ЭДО в том, что многие пункты можно опустить. Например, документ не придется распечатывать, отправлять почтой и дожидаться обратной доставки. А еще его не нужно принимать передавать в архив, ведь все документы хранятся в электронном виде, а за их безопасность отвечает оператор ЭДО.

Обмен документами в Диадоке происходит мгновенно. Пользователь загружает акт премий в сервис, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет контрагенту. После документ подписывает вторая сторона, и документооборот завершается.

Где в Диадоке найти акт расчета премий

Документы, которые пользователь направляет своим контрагентам, можно увидеть в разделе «Исходящие». А документы, которые пользователь получает от других организаций, хранятся в разделе «Входящие». Чтобы увидеть все направленные акты премий, необходимо ввести в поиске название документа. Затем пользователь может выбрать нужный документ, нажать на него и открыть для просмотра.

Как подписать акт премии

Чтобы подписать акт премии в Диадоке, необходимо создать документ в любой информационной системе и загрузить его в сервис. Вы можете воспользоваться образцом акта с этой страницы, если заполните реквизиты компаний и другие поля под себя.

Передать акт через ЭДО просто — войдите в Диадок, нажмите кнопку «Новый документ» и перетащите файл для отправки в активное окно.

После загрузки документа в систему необходимо:

ввести название или ИНН контрагента;
заполнить номер и дату;
нажать «Подписать и отправить».

Что делать, если обнаружены расхождения

У сторон могут возникать расхождения по начислению премии, например покупатель заявит, что не согласен с окончательной суммой. Он может запросить уточнение у продавца, чтобы все прояснить. Для этого используется уведомление об уточнении (УОУ). Когда поставщик внесет корректировки, то передаст акт премии обратно второй стороне. Если покупателя все устроит, он подпишет документ и будет ожидать начисления премии.

В Диадоке акт премий может быть отдельным типом документа. Для этого реализована дополнительная функциональность «Свои типы документов». Пользователь может подключить ее, чтобы запрашивать уточнения к акту без отправки его отдельным документом. Это также поможет проще обрабатывать акты.

Можно ли аннулировать акт премии

В Диадоке пользователь может аннулировать акт премии самостоятельно. Достаточно найти документ в сервисе и нажать кнопку «Аннулирование». В выпадающем списке нужно выбрать «Аннулировать» и подтвердить действие во всплывающем окне. Но это возможно, только если вторая сторона еще не подписала документ.

Если документ подписан с двух сторон, пользователь должен запросить его аннулирование у контрагента. Для этого отправляется соглашение об аннулировании. Контрагент может согласиться с ним — зайти в документ, нажать кнопку «Аннулирование» и выбрать «Подписать соглашение об аннулировании и аннулировать документ». Если вторая сторона не согласна, то выбирает вариант «Отказать в аннулировании контрагенту».