Письмо ― справочный документ, который одна организация направляет в адрес другой на специальном бланке. Деловое письмо может содержать дополнения, уведомления, претензию или любую другую информацию, которую компания хочет передать официальным документом.
Виды писем
Деловые письма различают по их назначению. Чаще всего компании обмениваются:
- сопроводительными письмами;
- информационными письмами;
- гарантийными письмами;
- претензионными письмами;
- письмами-напоминаниями;
- письмами-просьбами;
- письмами-запросами;
- письмами-требованиями.
Отправка писем через ЭДО
На законодательном уровне электронный формат письма не установлен, поэтому компании вправе использовать любой удобный для них формат.
Как написать письмо в Диадоке
При составлении письма необходимо указать следующие данные:
- наименование организации;
- наименование должности автора документа;
- дата составления;
- регистрационный номер;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о приложении;
- отметка об исполнителе.
Как работать с письмами в Диадоке
Чтобы начать работать с письмами в Диадоке, необходимо создать документ в любой информационной системе и загрузить его в сервис.
Как отправить
После загрузки письма в систему необходимо:
- ввести название или ИНН контрагента;
- выбрать тип документа «Письмо»;
- заполнить номер и дату;
- нажать «Подписать и отправить».
Как принять
Если компания добавлена в список «Ваши контрагенты», письмо автоматически появится в папке «Входящие». Уведомление о входящем документе придет в сервисе. Если пользователь подключил отправку уведомлений о новых документах на электронную почту, Диадок пришлет письмо.
Отправляйте письма в Диадоке
Подпишите письмо электронной подписью и отправьте его в один клик. Контрагент получит документ всего за несколько секунд.