Научим работать в Диадоке за час

Как заполнить реквизиты организации

Когда вы приступаете к работе в Диадоке, в первую очередь необходимо заполнить реквизиты. Для этого перейдите в раздел «Настройки» ― «Реквизиты организации».

Вверху на странице вы увидите название организации, а также ИНН и КПП. Название и КПП пользователь не может редактировать самостоятельно. Они обновляются автоматически на основе информации из базы единых государственных реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГРЮЛ и ЕГРИП). Если данные не актуальны, обратитесь в техподдержку, чтобы изменить их. 

Заполните обязательные реквизиты: ОГРН, код ИФНС и юридический адрес. В сервисе есть возможность выбрать российский и иностранный адрес. 

Что такое заявление участника ЭДО и зачем оно нужно

Заявление участника ЭДО нужно для того, чтобы формализованные документы ― счета-фактуры, УПД, акты в XML-формате ― имели юридическую силу, и их можно было принимать к учету.  

Как рассказать о себе контрагентам

Заполнить в разделе «Реквизиты» поле «Чем занимается организация». Здесь можно указать вид деятельности. Также нужно добавить контакты ответственных за ЭДО, загрузить логотип. Эта информация будет доступна контрагентам.

Как отправить приглашение контрагенту

Чтобы начать документооборот с компанией, нужно пригласить ее. Зайдите в раздел «Контрагенты», блок «Поиск и приглашение». В строке поиска введите название организации или ИНН. 

Откроется список организаций с похожим названием и статусами: 

• Статус «Работают в Диадоке» у тех организаций, которые уже обменивались документами через Диадок. Они увидят приглашение прямо в системе. 
• Организации со статусом «Еще не обменивались документами в Диадоке». Эти организации имеют доступ к системе, но еще не работали в ней. 
• «Не подключены к Диадоку». Эти компании не найдены в списках ЕГРЮЛ и ЕГРИП либо не подключены к Диадоку. 

Нажмите кнопку «Пригласить контрагента», проставьте галочки для пунктов «Мы готовы получать от вас документы», «Мы готовы отправлять вам документы» и отправьте приглашение. 

В сервисе есть возможность загрузить сразу целый файл со списком контрагентов. Перейдите по ссылке «Загрузить файл со списком ИНН» и выберите файл с компьютера. После загрузки вы также увидите список контрагентов со статусами «Работают в Диадоке», «Еще не обменивались документами в Диадоке». Отображаются и организации, которые еще не подключены к Диадоку. Сделать файл со списком контрагентов просто: выгрузите книгу покупок за последний квартал и удалите все колонки, кроме ИНН. 

Как добавить сотрудников в ящик 

Чтобы добавить сотрудника, перейдите в раздел «Настройки» ― «Сотрудники». Здесь вы видите список сотрудников и названия подразделений, в которых они находятся. 

Нажмите «Добавить сотрудника» и выберите, как сотрудник будет работать в ящике: по сертификату КЭП (квалифицированной электронной подписи) или по электронной почте и паролю. Подписывать документы может только пользователь с сертификатом. 

Затем заполните данные сотрудника и проставьте права доступа пользователя, отмечая нужные пункты галочками. После этого нажмите кнопку «Добавить». На электронную почту сотрудника поступит письмо со ссылкой, по которой он должен перейти для подтверждения регистрации. 

Как настроить подразделения 

С помощью инструмента подразделений можно настроить права сотрудников. Для этого перейдите во вкладку «Подразделения». Там отображается список подразделений, краткие названия и подчиненность друг другу. 

Нажмите «Добавить подразделение», введите данные и нажмите «Добавить». Подразделение появится в списке. 

Добавлять, редактировать и удалять подразделения может только пользователь с правами администратора.

Чтобы дать пользователю доступ к подразделению, откройте вкладку «Сотрудники», выберите нужного пользователя и подразделение на вкладке «Общие данные». Здесь же можно наделить пользователя правами доступа ко всем документам организации или к документам только своего и дочернего подразделений. Тогда документы других подразделений будут недоступны.  

Как отправить документ 

Перейдите по ссылке «Новый документ» в левом верхнем углу. В редакторе Диадока можно создать такие формализованные документы, как счет-фактура, накладная, акт, УПД.

Другой вариант ― загрузить с компьютера неформализованный или формализованный документ. Есть возможность отправить документ сразу из 1С с помощью модуля. 

Используя модуль для 1С, вы получаете функциональность Диадока в своей учетной системе. Это значительно упростит работу в сервисе, если документов много. Не нужно будет вводить их заново в учетную систему. 

Документы в системе можно отправлять на подпись и согласование, то есть вести внутренний документооборот. Документы, переданные на согласование, будут отображаться в папке «Требуют обработки». Если отправить документ на согласование сотруднику, он увидит его, когда войдет под своей учетной записью. Для согласования КЭП не обязательна, достаточно логина и пароля.

Как подписать документ 

Подписать документ может только сотрудник с сертификатом и соответствующими правами. В настройках доступа пользователя должна стоять галочка в пункте «Подписывать документы». Право подписи пользователю дает администратор ящика.

Перейдите в карточку документа и нажмите кнопку «Подписать». Если нужно подписать не один документ, отметьте их галочками и нажмите «Подписать». 

Как запросить уточнение 

Если продавец прислал счет-фактуру с ошибками и нужно получить исправленный, сформируйте запрос на уточнение. Для этого выберите документ в списке, перейдите в карточку и выберите вариант «Запросить уточнение». Здесь нужно ввести комментарий. 

Уточнение можно запрашивать по формализованным документам, например по акту или накладной. Эта функция доступна и после подписания. 

Как аннулировать документ

При аннулировании бумажного документа участники сделки устно признают его недействительным. Они могут уничтожать документ либо заключить дополнительное соглашение и признать его аннулированным. В Диадоке также есть возможность аннулировать электронный документ. Запрос может сделать и отправитель, и получатель документа. Если вы ― получатель, нажмите «Запросить аннулирование» и запрос уйдет контрагенту. 

Если документ отправлен, но еще не получен, его можно отозвать, то есть аннулировать в одностороннем порядке. Пока документ не подписан контрагентом, он не имеет юридической силы и будет аннулирован в одностороннем порядке. Если он уже получен на стороне контрагента и подписан, то аннулирование требует соглашения двух сторон. Вы отправляете контрагенту запрос, а контрагент должен подтвердить его. 

Чат с контрагентом

При помощи сервиса Диадок можно быстро и просто связаться с контрагентом. Для этого откройте раздел «Сообщения». Там вы увидите список контрагентов и их сотрудников и сможете отправить сообщения. Ответ также появится на странице чата. Еще сообщения в чат можно отправлять прямо на странице документа.

Как скачать и распечатать документ 

Откройте карточку документа. Если выбрать вариант «Распечатать», формируется печатная форма в формате PDF с синим штампом на каждой странице. Штамп включает сведения о подписантах и об идентификаторе документа. Печатная форма реализована для удобства пользователей и не является юридически значимым документом.

По ссылке «Скачать» доступны следующие варианты:

• Скачать документ в исходном формате ― вы скачаете сам документ в формате XML.
• Документооборот целиком ― вы выгрузите архив: XML-файл, протокол передачи документа, электронные подписи.  
• Документ в формате PDF ― подходит для печати.

Как узнать о получении документа, не заходя в Диадок 

Для пользователей, которые постоянно работают с электронной почтой, оптимальным вариантом будет настроить уведомления. Нужно перейти в раздел «Настройки»  ― «Персональные настройки» и отметить галочками необходимые пункты в разделе «Уведомления на почту». 

Другой удобный вариант ― приложение Контур.Агент. Его можно установить на компьютер и видеть, когда поступает новый документ. Программа обновляется автоматически. 

Работа с пакетами документов

При создании документа добавьте к нему еще один и объедините их в пакет. Тогда контрагент получит документы вместе. Пакет можно подписывать и отклонять целиком или обрабатывать каждый документ отдельно. 

Доступ и тарификация 

Входящие в Диадоке бесплатны, кроме нескольких исключений ― они указаны в прайсе. Даже если вы не купили пакет, вы все равно можете получать документы.

Если нет оплаченного пакета исходящих, входить в систему по сертификату можно, пока не кончится срок его действия. Документы можно скачивать, распечатывать, отправить на согласование сотрудникам. Доступ по логину и паролю тоже не закрывается. 

Все документы, которые вы получилили или отправили через Диадок, сохранятся в списках входящих и исходящих. Если удалить документ, он будет находиться в папке «Удаленные». Оттуда его можно восстановить, и он снова появится в списке входящих или исходящих. 

Раздел «Сообщения» работает бесплатно, для него не нужно покупать отдельный пакет.

Преимущества электронных документов 

Электронный документооборот помогает экономить время и деньги. Сокращаются затраты на покупку бумаги, обслуживание принтеров и доставку. Оператор бесплатно хранит документы, при этом поиск накладной пятилетней давности займет пару секунд. При работе в интеграционном решении документы сразу доступны в учетной системе. Их в любой момент можно предоставить в контролирующие органы без задержек. 

Вопрос-ответ