Трансграничный ЭДО между Россией и Беларусью

Руководитель проекта ЭДО с другими странами Дмитрий Тамеев, руководитель службы документационно-правового обеспечения, советник генерального директора компании Контур Ирина Левитан и Сергей Кирюшкин — руководитель удостоверяющего центра доверенной третьей стороны провели вебинар об электронном документообороте между Россией и Беларусью.

Особенности МЭДО и ТЭДО

Диадок поддерживает два способа работы с иностранными контрагентами: международный электронный документооборот (МЭДО) и трансграничный электронный документооборот (ТЭДО).

В международном электронном документообороте оба контрагента обмениваются документами в Диадоке. То есть в России — Диадок, и не в России — Диадок. Резидент подписывает документы квалифицированной электронной подписью (КЭП). Для нерезидента обязательно выпускается неквалифицированная электронная подпись (НЭП) в Удостоверяющем Центре Контура.

Электронные документы будут иметь юридическую значимость только на территории России. Обмен можно наладить довольно быстро за несколько недель с практически любой страной мира. Основная сложность в передаче НЭП в сторону нерезидента — требуется документальное сопровождение.

В трансграничном электронном документообороте резидент работает в Диадоке, а нерезидент работает в системе электронного документооборота своей страны. Резидент использует КЭП, нерезидент — электронную подпись, которая сертифицирована в его стране. Иностранные подписи проверяет доверенная третья сторона (ДТС). В России это «Газинформсервис».

Важная особенность: документы будут иметь юридическую значимость в обеих странах и приниматься всеми государственными и негосударственными органами.

Соответственно, при ТЭДО построение связи между странами занимает чуть больше времени, потому что нужно найти оператора в стране, настроить с ними связь, подключить ДТС в обеих странах и все проверить. Это занимает несколько месяцев, но Диадок старается оптимизировать время.

Где уже работает трансграничный электронный документооборот

В Диадоке уже работает ТЭДО с Китаем. В мае начал работать трансграничный электронный документооборот с Беларусью. И до конца второго квартала планируем запустить трансграничный электронный документооборот с Республикой Казахстан.

С Беларусью передаем формализованные документы: УПД, товарная накладная со стороны Республики Беларусь. Скоро добавятся другие типы формализованных документов.

ДТС на стороне Республики Беларусь — государственное предприятие «НЦЭУ» — «Национальный центр электронных услуг», будет проверять российские подписи.

Операторы подписали межоператорские соглашения. Диадок начал работу с двумя белорусскими операторами: «СТТ» — «Современные технологии торговли» и «ЭДиН» — «Электронные документы и накладные». Сегодня Диадок ведет переговоры еще с несколькими операторами.

С Республикой Казахстан обмен начинается с неформализованных документов. По формализованным пока выясняем необходимость.

Также, как с Беларусью, с Казахстаном подписаны межоператорские соглашения, согласована оферта. ДТС Республики Казахстан называется «ДТС Республики Казахстан». ТЭДО начинается с оператором Idocs. Диадок ведет переговоры с оператором Documentolog.

Планы трансграничного электронного документооборота

Диадок будет работать над построением трансграничного электронного документооборота с Республикой Узбекистан, Социалистической Республикой Вьетнам и Республикой Кыргызстан.

Нам важно получать от клиентов больше информации, что им будет полезно при работе: страны, документы, процессы, автоматизация.

Юридическая сила ЭДО в трансграничном ЭДО

Юридическая сила электронных документов — возможность документа создавать правовые последствия.

Юридическая сила электронных и бумажных документов на территории Россиии при трансграничном обмене складывается из:

• автора документа;
• содержания документа;
• реквизитов документа.

Содержание должно соответствовать нормативным актам и быть достоверным. Например, ранее мошенники пользовались Контур.Экстерном и подавали недостоверные декларации. Какое-то время им удавалось получать вычеты по НДС по этим декларациям. В 2016 году налоговый орган наладил жесткий контроль поступающих выплат по НДС и поступающих возмещений. И все фейковые декларации перестали обладать юридической силой — мошенники перестали по ним получать возмещения.

Автор документа

Автор документа — это его полномочия. В соответствии с законом об электронной подписи для подтверждения полномочий используется документ в электронной форме, подтверждающий полномочия. Обычно его называют машиночитаемой доверенностью (МЧД).

В Республике Беларусь, наоборот, используется для подтверждения полномочий понятие атрибутный сертификат. Сертификат — документ в электронном виде, который подтверждает полномочия участника электронного документооборота.

К сожалению, обе технологии не стыкуются. Сейчас для трансграничного электронного документооборота не установлено никаких требований. Фактически, МЧД передать на территорию Республики Беларусь с помощью Диадока можно, но только не в виде файла xml с электронной подписью, а, например, в pdf-формате или в мета-данных. Будет ли это МЧД принято контрагентами Республики Беларусь неясно. Этот момент в трансграничном электронном документообороте участники электронного взаимодействия должны решить самостоятельно.

Трансграничная передача персональных данных

Мы не хотим организовывать автоматическую передачу МЧД на территорию другого государства, потому что это будет трансграничная передача персональных данных. По российскому законодательству трансграничная передача персональных данных возможна, но она сопровождается различными ограничениями.

Роскомнадзор делит все страны на страны с адекватной обработкой персональных данных — есть законодательство о защите персональных данных, и страны с неадекватной обработкой персональных данных.

Республика Беларусь относится к первой категории, поэтому здесь проще. Для такой передачи письменное согласие субъекта персональных данных на передачу не требуется.

Но с 1 апреля 2023 года уведомление Роскомнадзора о трансграничной передачи носит не просто уведомительный характер: недостаточно сообщить, что передаем персональные данные в Беларусь, надо получить разрешение от Роскомнадзора.

Так как РеспуликаБеларусь — страна с адекватной обработкой персональных данных, если верно сформулировать цели передачи, объем передаваемых персональных данных, то не будет проблем с согласованием уведомления от Роскомнадзора.

В самой Республике Беларусь стоит прямой запрет на трансграничную передачу персональных данных в те страны, которые не обеспечивают защиту персональных данных. И там есть несколько условий, в связи с которыми передача невозможна. В нашем случае эти условия не работают, потому что в России осуществляется защита персональных данных. Таким образом, запрета на передачу нет.

Но участникам ТЭДО придется самостоятельно решить вопрос, как они будут обмениваться данными о полномочиях тех лиц, которые передают документы.

Реквизиты документа

Реквизиты важны в электронном и бумажном документообороте. Часть реквизитов используется исключительно для информационно-справочной работы с документами. Часть — придают документу юридическую силу.

Юридическую силу документу придают: дата, номер документа, подпись и оттиск печати при необходимости.

В дате и номере нет особенностей также, как и в бумажных документах.

Возникают моменты с подписью. В российском законодательстве два вида подписи: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. КЭП бывает квалифицированная и неквалифицированная.

В Диадоке для трансграничного электронного документооборота используют исключительно усиленные квалифицированные электронные подписи, потому что на нашей территории они признаются аналогом собственноручной подписи и должны приниматься в любых правоотношениях в силу закона.

Усиленные квалифицированные электронные подписи при применении не требуют подписания каких либо соглашений. Единственный нюанс — в законодательстве могут быть установлены те документы, которые могут быть подписаны только на бумаге и только собственноручной подписью. Но такие документы в трансграничном электронном документообороте не участвуют.

В Республике Беларусь есть понятие электронная цифровая подпись. Электронная цифровая подпись тоже признается аналогом собственноручной подписи в силу закона. Там нет разделения на другие виды подписи. Она всегда — аналог нашей усиленной подписи, потому что создается с использованием криптографических средств.

На территории Республики Беларусь используются крипто-средства, которые сертифицированы соответствующими органами.

Законы в Российской Федерации и Республики Беларусь предполагают, если в практике делового оборота или в рамках законодательства документ должен быть заверен оттиском печати, то усиленная электронная подпись со стороны России и электронная цифровая подпись со стороны Беларуси замещают печати.

Простая электронная подпись не может заместить печать. Усиленная электронная подпись подходит и квалифицированная, и неквалифицированная.

Практика использования электронной подписи

Для того чтобы создавать усиленные электронные подписи, пользователь должен получить сертификат и получить два ключа: закрытый ключ — ключ электронной подписи, и ключ проверки электронной подписи.

Когда есть два ключа, сертификат, который подтверждает имя владельца сертификата, и криптографическое средство, тогда можно создавать подписи на электронных документах.

В Беларуси работает примерно так же. Это международная технология. Подписи создаются таким же образом.

В России удостоверяющие центры выдают сертификаты. В Беларуси сертификаты выдают регистрационные центры.

Признание КЭП и сертификата

В российском законодательстве есть понятие признание электронной подписи, созданное в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами.

В нашем законе норма — нельзя не признавать электронные подписи, созданные по правилам иностранного государства. Это не причина для непризнания.

Для того чтобы признать электронную подпись, нужен международный договор или соглашение между участниками информационного взаимодействия, но при условии подтверждения подписи:

• аккредитованным удостоверяющим центром;
• аккредитованной доверенной третьей стороной;
• лицом, уполномоченным международным договором.

Соглашение помогло Диадоку расширить трансграничный электронный документооборот. Аккредитованным удостоверяющим центром выступает ООО «Газинформсервис».

В Беларуси признают иностранный сертификат открытого ключа при условии:

• международный договор Республики Беларусь, который предусматривает взаимное признание сертификатов открытых ключей;
• путем установления доверия к нему доверенной третьей стороной.

В Республики Беларусь существует ДТС, с которым наши операторы-партнеры на территории Беларуси имеют правоотношения, — это государственное предприятие «Национальный центр электронных услуг».

Международный договор

Россия подписала 15 апреля 2024 года первый международный договор об электронном документообороте и признании электронных подписей с Республикой Беларусь. Ратифицирован он был в ноябре 2024 года и вступил в силу в декабре 2024 года.

В рамках этого договора электронный трансграничный документооборот между участниками информационного взаимодействия на территории государств будет развиваться дальше.

Обменивайтесь юридически значимыми документами с иностранными контрагентами с помощью технологий трансграничного и международного электронного документооборота

Оставить заявку

Как ТЭДО работает в Диадоке

Контур начал работу раньше соглашения между странами, поэтому пошел по второму пути — по соглашению между участниками информационного взаимодействия при условии подтверждения подписи либо аккредитованным удостоверяющим центром, либо доверенной третьей стороной.

На сегодняшний момент есть два соглашения с операторами ЭДО на территории республики Беларусь: ООО «Электронные документы и накладные» и ООО «Современные технологии торговли». Предмет договора заключается в том, что мы интегрируем свои информационные системы между собой для того, чтобы было возможно обмениваться документами.

То есть российский резидент работает в Диадоке, а резидент Беларуси работает в информационной системе своего оператора. Им не нужно предпринимать усилий, чтобы передавать документы. Операторы настроили интеграцию и при нажатии на кнопку «Подписать и отправить» документ улетает на территорию Беларуси контрагенту в ту систему оператора электронного документооборота, с которой он работает.

Для того чтобы все работало, мы заключили многостороннее соглашение об организации электронного документооборота и признании электронных подписей, электронных цифровых подписей.

В создание документа участвовали Контур и операторы из Республик Казахстан и Беларусь. Соглашение определяет юридическую силу электронных документов и регламентирует возможность электронного документооборота между участниками на территории России и Беларуси, России и Казахстана.

Оно не регулирует электронный документооборот между участниками Беларуси и Казахстана.

Соглашение основано на национальном законодательстве в области электронного документооборота и электронных подписей. Соответственно, в соглашении указано, какие конкретные виды подписей применяют участники информационного взаимодействия, а также прописано, какие конкретно доверенные третьи стороны либо аккредитованные удостоверяющие центры принимают участие в проверке подписи.

Обязанности оператора при трансграничном ЭДО

При трансграничном электронном документообороте Диадок обязуется:

1. Предоставить техническую возможность для электронного обмена. Для этого мы договорились с операторами на территории Беларуси и Казахстана об обмене документами.
2. Направить документ с электронной подписью в аккредитованный удостоверяющий центр для проверки.
3. После проверки подписи аккредитованным удостоверяющим центром направить клиенту соответствующую квитанцию.
4. Прежде чем квитанция и документ попадет к клиенту, проверить подпись аккредитованного удостоверяющего центра на этой квитанции.

Технология усиленной электронной подписи или ЭЦП на территории Беларуси обеспечивает целостность документа. Если в документ внесены какие-то изменения, то проверка подписи не пройдет. К участнику обмена всегда будут поступать документы в том виде и форме, которую подписал контрагент. Подтверждением этому служит проверка действительности подписи на самом документе. И наша проверка электронной подписи на квитанции, которую участник получит от ДТС.

В декабре 2024 года на научно-практической конференции налоговых органов Республики Беларусь и Российской Федерации заместитель ФНС России Александр Егоричев заявил, что электронные документы, которые участвуют в ЭДО между Россией и Беларусью, будут обязательно приниматься в налоговых органах при контрольных процедурах.

Сложности при проверке иностранной электронной подписи

В каждой стране свой удостоверяющий центр, разные законодательства в Беларуси, Монголии, Китае и России. Криптография зачастую также используется своя. Со временем принимаются новые законы, аккредитовываются удостоверяющие центры, устаревают и принимаются новые криптографические стандарты. Поэтому область пересечения, которая по международному законодательству называется эквивалентный уровень надежности электронной подписи — доверие чужой электронной подписи, меняется.

Операторы, получив электронный документ с чужой электронной подписью, сами не берутся за ее проверку. Они отдают специализированному оператору, который умеет маршрутизировать запрос в страну происхождения иностранной электронной подписи. Там выполняется проверка по законодательству на основе криптографии и внутри домена доверия страны, там, где подпись была создана. Формируется квитанция, которая содержит результат проверки. Квитанция приходит в страну проверки ДТС. ДТС переупаковывает квитанцию и подписывает ее своей электронной подписью, которая юридически значима уже в стране проверки.

Для участников ЭДО важно иметь документы, которые подтверждают, что сделка легитимна. Они доверяют в стране получения электронного документа исходной электронной подписи не на основе самой подписи, а на основе квитанции своего «электронного нотариуса», в роли которого выступает аккредитованная доверенная третья сторона или аккредитованный удостоверяющий центр.

Последовательность действий юрлица в ТЭДО

Для того чтобы начать работать с трансграничным юридически значимым электронным документооборотом юрлицо должно:

• получить квалифицированный сертификат в своем удостоверяющем центре;
• подписывать квалифицированной электронной подписью документы, сопровождающие сделку;
• проверить подпись своей ДТС на квитанции для входящих документов.

Как происходит обмен документами

Если отправитель — российская сторона, в этом случае пользователь российского контрагента подписывает и отправляет документ в Диадоке. Диадок передает этот документ в систему белорусского оператора. Белорусский оператор направляет запрос в белорусскую ДТС для проверки российской подписи, получает квитанцию о данной проверке. И после этого передает документ белорусском контрагенту.

Если российская организация — получатель документов или получатель ответов, например, ответных подписей на ранее отправленные документы, то в этом случае процесс выглядит зеркальным образом.

Белорусский контрагент направляет документ через систему белорусского оператора, документ передается в Диадок. Диадок направляет запрос в российскую ДТС, получает результат проверки и в случае положительного результата передает этот документ в ящик российского контрагента — пользователя.

Документы для обмена с Беларусью

Типы документов, которые поддерживает Диадок для обмена с Беларусью:

• УПД (ДОП), статус: Передаточный документ-2 по формату приказа ФНС от 19.12.2023 года № ЕД-7-26/970@. Если российская сторона — поставщик товаров или услуг на территорию Беларуси, то возможно формировать УПД в электронном виде и направлять его через ЭДО. Белорусская сторона подписывает этот документ и формирует ответ также по формату ФНС 970@. Порядок обмена соответствует порядку, утвержденному на территории России.
• Товарная накладная белорусского формата по формату Постановления Республики Беларусь от 18.12.2023 года № 9/75/35/26. Если российская компания — получатель товаров от контрагентов из Беларуси, товарную накладную, которую сейчас получают на бумаге, можно получить в электронном виде.
• Неформализованные документы.

Как обмениваться документами с Беларусью

Для того чтобы обмениваться с контрагентами из Республики Беларусь, необходимо настроить связку с контрагентом: направить заявку о настройке связки. На данный момент автоматической отправки приглашений в трансграничный обмен нет.

После того как контрагент появился в личном кабинете в списке контрагентов, можно начинать обмен.

Чтобы отправить УПД через веб-интерфейс можно загрузить готовый файл, либо сформировать этот документ через редактор. Но необходимо соблюдать некоторые нюансы, которые касаются порядка формирования. На сегодня возможно сформировать и отправить только УПД со статусом передаточный документ.

В редакторе о данных покупателя необходимо выбирать иностранную организацию, чтобы структура xml была сформирована в соответствии с форматом приказа и формировался блок именно иностранной организации.

В поле об организации необходимо ввести уникальный идентификационный номер, который присвоен контрагенту на территории Республики Беларусь — это аналог ИНН на территории Российской Федерации.

Все нюансы по формированию документа в редакторе описаны в инструкции, которую можно запросить у коммерческого менеджера.

Возможности интеграции для ЭДО с республикой Беларусь

Если заинтересованы в ускорении и автоматизации процессов, можно воспользоваться возможностями наших интеграционных решений:

API. Разработка интеграции силами клиента. Используются стандартные методы Диадока по работе с документами.

Коннекторы. Файловая интеграция для любых информационных систем.

1С. Поддержка работы модуля с доработками в подключаемым модулем.

Как подключиться к обмену с другой страной

Варианты получить консультацию или подключиться к трансграничному и международному ЭДО:

• обратиться к коммерческому менеджеру ЭДО Контура;
• оставить заявку на сайте;
• написать на почту mt.edo@skbkontur.ru.

Заявка попадет к коммерческому менеджеру, который закреплен за компанией. Он свяжется с вами в течение 1-2 рабочих дней, ответит на вопросы, проведет консультацию и расскажет алгоритм действия для подключения к трансграничному ЭДО.

Попробуйте ЭДО

Оцените преимущества электронных документов в Диадоке

Подключиться