Уведомление о переходе на ЭДО

Документ готовят, чтобы известить контрагентов о том, что организация начала использовать электронный документооборот (ЭДО).

Проверить XML

Переход на ЭДО

Это процесс, благодаря которому компания может изменить формат обмена документами с контрагентами и начать работать не на бумаге, а в электронном виде. Это помогает ускорить доставку и сократить издержки.

Кроме того, компания может переходить и на другие виды электронного документооборота, например кадровый ЭДО (КЭДО). Это обмен электронными документами между работодателем и сотрудниками. Работники будут получать и отправлять заявления, согласия, положения, письма и другие кадровые документы в электронном виде посредством специального сервиса.

С чего начать переход на ЭДО

Чтобы перейти на ЭДО, компания должна выбрать оператора электронного документооборота и сервис. При выборе стоит ориентироваться на то, сколько компания работает на рынке и как обеспечивает безопасность данных. Важно также, чтобы оператор мог поддерживать роуминг с другими популярными сервисами. Недавно ФНС опубликовала собственный рейтинг операторов ЭДО, на который можно ориентироваться.

Для работы с выбранным сервисом ЭДО понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Руководителю организации нужно получить сертификат в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС, а сотрудники могут оформить сертификаты в любом аккредитованном УЦ, например в УЦ Контура. Срок действия этих КЭП — от одного года до 15 месяцев.

Как оформить переход на ЭДО

Порядок перехода на электронный документооборот внутри компании не регламентирован. Однако мы рекомендуем подготовить приказ о внедрении системы ЭДО в свободной форме и ознакомить с ним всех сотрудников.

Кроме приказа, организация может подготовить положение о переходе на ЭДО. В него стоит включить важные термины, сведения о системе, правила работы, ответственность сотрудников и другие аспекты, которые компания посчитает необходимыми.

Когда все локальные документы будут оформлены, стоит предупредить контрагентов о переходе на ЭДО. Это можно сделать разными способами: отправить уведомление на электронную почту, передать его через сервис ЭДО, дополнительно позвонить или встретиться, чтобы обсудить все моменты. Также можно отправить приглашение прямо в сервисе ЭДО — контрагент получит его, когда войдет в систему.

Где скачать образец уведомления о переходе на ЭДО

Пример уведомления о переходе на ЭДО можно взять с этой страницы. В нем предусмотрены основные моменты, которые необходимо отобразить в документе.

Как в Диадоке отправить уведомление о переходе на ЭДО

В Диадоке можно прикрепить уведомление при отправке контрагенту приглашения к обмену документами. Для этого документ нужно подготовить и загрузить в сервис. Составить уведомление можно в любой информационной системе. Второй вариант — отправить документ контрагенту, который уже принял приглашение на обмен через ЭДО. Понадобится загрузить уведомление в сервис, заполнить дату и номер документа, подписать электронной подписью и отправить.

Что еще нужно для перехода на ЭДО

Некоторые компании также интегрируют сервис ЭДО в свои информационные системы. Например, пользователи 1С могут подключить модуль Диадока и работать с электронными документами в привычной системе в режиме одного окна.

Для более сложных интеграций можно использовать API Диадока — это решение позволит интегрировать сервис ЭДО с любой информационной системой.