Перечень аккредитованных операторов ЭДО

В России более 40 действующих операторов электронного документооборота (ЭДО). Их деятельность контролирует, аккредитует и оценивает ФНС. В 2023 году налоговая опубликовала рейтинг операторов. В него попали компании, которые соответствуют выбранным критериям. В статье разберемся, каких операторов рекомендует ФНС и почему.

Обменивайтесь документами с контрагентами в Диадоке и выгружайте их в любую систему отчетности по требованию госорганов

Подключиться

Рейтинг операторов ЭДО

Операторы электронного документооборота — это компании, которые предоставляют услуги по обмену электронными документами между различными участниками бизнес-процессов. Они создают и обслуживают специальные сервисы, которые помогают отправлять и получать электронные документы. Операторов ЭДО аккредитует ФНС, чтобы обеспечить их соответствие требованиям безопасности и надежности обработки данных.

Также налоговая помогает компаниям и индивидуальным предпринимателям разобраться в теме ЭДО и выбрать подходящего провайдера. Например, узнать общую информацию, связанную с ЭДО, можно на специальной странице.

Для организаций, которые хотят сравнить провайдеров, на сайте Федеральной налоговой службы РФ в 2023 году появилась страница с рейтингом компаний-операторов электронного документооборота. Операторов электронного документооборота оценили по ключевым требованиям. В перечень попали компании, которые получили аккредитацию и доказали, что соответствуют условиям, прописанным в приказе ФНС от 08.06.2021 № 546.

Опубликованный налоговой рейтинг учитывает множество условий, включая количество подключений и наличие специальной функциональности. На первом месте по совокупности всех критериев находится СКБ Контур с сервисом Контур.Диадок.

В перечне есть и другие операторы: Компания Тензор (СБИС), ФораПром (LERADATA), НТЦ СТЭК (СТЭК-ТРАСТ), Оператор-ЦРПТ (ЭДО Лайт) и прочие. Провайдеров можно анализировать, фильтровать и сравнивать. На странице есть строка поиска, которая позволяет быстро найти нужную компанию, открыть ее карточку или отправить запрос оператору.

Чтобы узнать подробную информацию о конкретном провайдере, можно перейти на его страницу. Там указываются реквизиты, контакты, наличие роуминга, пробной версии и так далее. Там же можно отправить запрос в ФНС, связанный с роумингом между провайдерами.

Перечень операторов ЭДО дает возможность потенциальным клиентам сопоставить решения и подобрать подходящее. Особенно рейтинг поможет тем компаниям, которые только начинают узнавать про ЭДО и хотят выбрать оптимальное решение, учитывающее особенности их бизнес-процессов. А электронный документооборот позволит сократить затраты на доставку и уменьшить время ожидания оригиналов от контрагентов.

Электронный документооборот — самый быстрый способ доставить документы

Хочу попробовать

Критерии выбора операторов ЭДО

При составлении рейтинга операторов налоговая учитывала следующие параметры: количество подключенных компаний, наличие пробной версии, услуг по отправке налоговой отчетности, поддерживаемые форматы документов и прочее. Рассмотрим ключевые критерии в таблице и соотнесем их с возможностями оператора СКБ Контур.

Сравнение параметров рейтинга с функциональностью оператора, предоставляющего сервис Контур.Диадок

Основной показатель, влияющий на рейтинг — наличие роуминга, который нужен, чтобы обмениваться документами между провайдерами. За настройку роуминга присваивают звезды, одна звезда значит, что у оператора есть роуминг с 20% других операторов ЭДО. У СКБ Контура самый высокий показатель — три с половиной звезды.

Преимущества ЭДО с ФНС

Электронный документооборот помогает компаниям обмениваться документами с контрагентами, а также с госорганами, например налоговой. Это важно, так как некоторые виды отчетных документов можно отправить в ФНС только в электронном виде. Например, бухгалтерскую отчетность. Помимо этого, ЭДО делает проще работу компании во многих аспектах.

Автоматизация

Электронный документооборот помогает своевременно отправлять отчетность в ФНС и получать закрывающие документы от партнеров. Передача данных между согласующими осуществляется всего в несколько кликов.

Экономия времени

ЭДО позволяет сэкономить время на заполнение и отправку документов. Почтовые услуги или курьерская доставка занимает от одного дня до недели в зависимости от удаленности. С помощью электронного обмена налоговая или контрагент получит документ через несколько минут после отправки.

Универсальность

ЭДО подойдет для разных компаний и типов бизнеса: крупного, среднего, малого, а также для ИП и самозанятых. Крупный бизнес сможет быстро обмениваться большими объемами документов, а малый бизнес и ИП — не тратить средства на бумагу с расходниками, так как весь документооборот проходит онлайн.

Снижение количества ошибок

Электронный документооборот снижает риск совершения ошибок, который возникает при внесении информации вручную. Это упрощает подачу отчетности в ФНС и помогает избежать штрафов.

Легальность

ЭДО позволяет обмениваться документами, которые обладают юридической силой за счет использования квалифицированной электронной подписи (КЭП). КЭП дает возможность идентифицировать автора документа, гарантирует, что в файл после подписания не вносились правки, и приравнивается к собственноручной подписи.

Снижение расходов

Организации, перешедшие на ЭДО, существенно снижают затраты на печать и доставку, так как перестают тратить средства на бумагу, принтеры, курьерские услуги. Также компании упрощают хранение документов, экономя пространство, ведь вся информация доступна в облачном архиве. О других плюсах электронного обмена документами читайте в статье.

Организация электронного документооборота с ФНС

Компании ведут электронный документооборот с налоговой через сервисы для сдачи отчетности. Обмен информацией обеспечивают операторы ЭДО в сфере b2g — бизнес-государство. А обмен с контрагентами происходит с помощью систем ЭДО операторов в сфере b2b — бизнес-бизнес. Поэтому пользователям удобнее работать, если системы ЭДО и интернет-отчетности интегрированы. Для обмена электронными документами с налоговой необходимо следовать алгоритму:

• выбрать сервис, предоставляющий услуги в сфере b2g, например Контур.Экстерн;
• получить квалифицированную электронную подпись;
• оставить заявку для подключения на сайте сервиса;
• выбрать тарифный план и при необходимости дополнительную функциональность;
• авторизоваться в веб-версии или использовать программное обеспечение.

Сервис для сдачи отчетности Контур.Экстерн и система ЭДО Диадок связаны. Статусы по документам, которые пользователь отправил в Диадоке, можно видеть в режиме одного окна, работая в Экстерне.

Сценарии внедрения ЭДО от ФНС

На сайте ФНС опубликованы типовые сценарии интеграции электронного документооборота в системы компании. С их помощью можно разобраться, какие шаги необходимо сделать, чтобы внедрить ЭДО. Первый сценарий — простой, он подойдет небольшим компаниям с простой структурой. Второй сценарий сложнее, потому что показывает, как внедрить ЭДО в информационную систему организации. Обычно его выбирают крупные компании с большим объемом документооборота.

Первые шаги и быстрый результат

Это простой сценарий, с помощью которого можно быстро подключиться к сервису оператора ЭДО и начать обмен документами. Предназначен для небольших и средних компаний, у которых объем документооборота менее 10 тысяч документов в год. Максимальный срок перехода — месяц, но обычно он занимает меньше времени, так как компания просто подключает типовое решение оператора ЭДО. Чаще всего это веб-версия, которая работает через любой браузер. Компании остается приобрести КЭП, обучить сотрудников работать с электронными документами и проверить рабочие места.

Комплексный подход и дальнейшее развитие

Этот сценарий подойдет бизнесу, у которого объем документооборота более 10 тысяч документов в год. Требует больше времени, так как необходимо интегрировать сервисы оператора ЭДО в информационную систему компании, например, 1С. Больше про интеграцию в учетные системы компании рассказываем здесь.

Этапы комплексного перехода

Сценарии внедрения ЭДО помогают компаниям упростить переход и заранее спланировать алгоритм действий, учитывая размер и запросы предприятия. Небольшие организации обычно выбирают первый сценарий, так как он проще и позволяет внедрить электронный документооборот менее чем за месяц. Второй сценарий подойдет крупным компаниям с большим оборотом документов и сложной структурой.

Подведем итоги. Перечень операторов ЭДО — список аккредитованных ФНС компаний, который поможет бизнесу выбрать подходящее решение для внедрения электронного документооборота. Им удобно пользоваться, так как на одной странице находятся разные операторы, которых можно сравнить по критериям и выбрать лучшего. В свою очередь электронный документооборот ускорит работу с контрагентами и госорганами, позволит сэкономить на бумаге и курьерских расходах, а также разгрузит сотрудников для приоритетных задач.

Обменивайтесь любыми видами документов с помощью Диадока

Подключиться