Настраиваемые печатные формы

Некоторым клиентам Контур.Диадока нужно оформлять документы в соответствии с конкретными требованиями. Для таких случаев разработана кастомная печатная форма (КПФ). Расскажем, что такое КПФ и как ее применять в документообороте.

Что такое кастомная печатная форма

Кастомная печатная форма — это печатный вид электронного документа, который дорабатывается под конкретные потребности клиента. КПФ применяется для входящих и исходящих документов в формате XML. Такая форма отображается в Диадоке и сохраняется при печати.

КПФ используют, когда нужно добавить в документ поля и сохранить структуру, внести дополнительную информацию или оформить документ в соответствии со стилем компании.

Возможности и примеры КПФ

Кастомную печатную форму может использовать любая компания — для этого нужно подключить дополнительную функциональность в Диадоке. Разберем, что отображают с помощью КПФ:

• формализованные документы, для которых нужна визуализация;
• поля, которые требует внутренний регламент компании: номер договора или заказа, сроки поставки, метка «конфиденциально»;
• логотип, девиз, контакты для связи, сайт, штрихкод;
• дополнительную информацию для абонентов: срок оплаты, изменение тарифов, прайс;
• кастомную форму акта выполненных работ. Обычно используется для компаний тепло-водоотведения, газоснабжения.

Использовать кастомные печатные формы получится не в каждом случае: они доступны только в веб-версии Диадока и не работают с исходящими роуминговыми документами. Кастомную печатную форму нельзя применить к формату PDF. Также не получится отредактировать штамп подписи оператора.

Применение кастомной печатной формы

Разберем пример, когда КПФ избавляет компанию от дополнительных рисков и сокращает время обработки файлов. Компания может столкнуться с тем, что контрагенты в роуминге поменяли формат документа у своего оператора электронного документооборота (ЭДО). В таком случае невозможно визуализировать документ для чтения и подписать его. Из-за этого может увеличиваться срок закрытия сделки или передачи отчетности в налоговые органы. Здесь и пригодится кастомная печатная форма, которая сократит время обработки документа, сделает отображение понятным и поможет избежать штрафов.

Рассмотрим, как создать кастомную печатную форму. Обратите внимание, это дополнительная возможность сервиса, поэтому сначала нужно подключить ее с помощью менеджера Диадока.

Шаг 1. Выберите, какую информацию нужно добавить. Например, срок оплаты и изменение тарифов.

Шаг 2. Согласуйте форму и запустите разработку. Для настройки обратитесь к менеджеру Диадока.

Шаг 3. В системе появится форма документа с дополнительной информацией. Используйте ее, чтобы создать конкретный документ, например счет. После файл можно распечатать, отправить контрагенту, в ФНС или другие контролирующие органы.

Преимущества использования КПФ

Кроме того, что кастомные печатные формы используют для добавления логотипа, дополнительных полей или изменений внешнего вида документа, есть и менее очевидные преимущества использования КПФ. Разберем эти случаи подробнее. 

Повышение узнаваемости бренда. Отображение дополнительной информации в сочетании с имиджевыми элементами положительно влияет не только на восприятие компании контрагентами, но и способствует росту узнаваемости.

Оптимизация ресурсов. Применение дополнительных предзаполненных полей сокращает ручной труд и ускоряет делопроизводство.

Улучшение информированности клиентов. В документах можно указывать важную информацию о скидках, акциях, снижении цен. Так клиенты будут оперативно узнавать о выгодных предложениях, а компания сможет сэкономить на рекламе.

Отправьте заявку и наш менеджер свяжется с вами, расскажет о стоимости КПФ и ответит на все вопросы.