Закрытый пакет документов

Закрытый пакет — это дополнительная возможность в Диадоке, которая позволяет отправлять несколько связанных документов: контрагент сможет подписать или отклонить только пакет целиком. Пакетная обработка распространяется на все действия: согласование, подписание, аннулирование и так далее. Использование закрытых пакетов помогает ускорить делопроизводство и снизить вероятность ошибок. Разберем, в каких случаях этот инструмент сделает обмен с контрагентами проще.

Закрытые пакеты ускоряют работу с поставками, оформленными с помощью двух и более документов, которые требуют подписания, так как все, что находится в пакете, будет обработано. Отправка такого пакета поможет быстрее отслеживать ответы контрагентов и сделает документооборот проще.

Закрытый пакет не требует установки специальных программ. Получить и обработать его может контрагент вне зависимости от способа работы в Диадоке: веб-версия, модуль для 1С, интеграция с учетной системой.

Как выглядит и работает закрытый пакет

Это дополнительная возможность сервиса, поэтому оплачивают и подключают ее отдельно от основных услуг Диадока. Обратитесь к вашему менеджеру или в поддержку сервиса, чтобы проконсультироваться по тарифу. 

Как только вы подключили закрытый пакет, можно начинать формирование:

1. Авторизуйтесь в Диадоке и загрузите документы с устройства или создайте новые в редакторе.

   

2. Нажмите на «Объединить все документы в один пакет»‎ и выберите из раскрывающегося списка «Закрытый пакет»‎

   

3. Проверьте реквизиты, подпишите и отправьте контрагенту.

Чтобы протестировать закрытые пакеты без подключения услуги, создайте тестовый ящик в Диадоке, выбрав соответствующий блок по ссылке. С его помощью можно оценить стандартную и дополнительную функциональность сервиса и разные формы работы.

Контрагент, который получил закрытый пакет, обрабатывает сразу все документы — принять один и отклонить второй не получится. То есть с документами в закрытом пакете совершаются выбранные пользователем операции: согласование, подписание, аннулирование, перемещение и так далее. Исключение — печать и скачивание, эти действия можно выполнить с каждым отдельным файлом.

Преимущества использования закрытого пакета

Закрытые пакеты делают делопроизводство проще и быстрее. Разберем подробнее, когда они могут пригодиться.

При отслеживании ответов контрагентов. Не нужно проверять статус каждого документа — достаточно отследить статус комплекта.

При закрытии сделок. Закрытый пакет гарантирует, что по сделке подписаны сразу все документы без исключения. Например, не будет случаев, когда подписали счет-фактуру, а договор оставили без подписи.

В процессе подписания документов. Чем раньше происходит подписание, тем оперативнее проходят сделки. Подписать целый пакет проще и быстрее, чем каждый файл по отдельности — это особенно важно в периоды, когда готовится отчетность для налоговой.

Часто закрытые пакеты подключают компании из фармакологической отрасли или корпоративного сегмента, так как для них важна защита от рисков согласования одного документа и отклонения другого.

Отправьте заявку и наш менеджер свяжется с вами, расскажет о стоимости закрытого пакета и ответит на все вопросы.