Дополнительные подписи

Квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая используется в Диадоке, гарантирует неизменность информации с момента подписания. По закону «Об электронной подписи» № 63-ФЗ КЭП придает юридическую силу электронному документу. Файлы документов, которые подписали КЭП и передали через Диадок, равносильны бумажным с личной подписью.

Подписывать документы в ящике Диадока могут пользователи, у которых такое право указано в настройках. Чтобы подписать документ, достаточно нажать на кнопку и подтвердить свое действие. Для входящих доступна альтернатива — отказать в подписи. Сразу после обработки документа его статус поменяется на «Подписан» или «В подписи отказано».

Подписать (отказать в подписи) можно как один документ, так сразу и несколько документов. Для подписания (отказа в подписи) одного документа — откройте документ, нажав на ссылку с его названием. Откроется страница с документом:

Для подписания (отказа в подписи) одного или нескольких документов — установите флажки напротив документов:

Бывают ситуации, когда на документе нужно поставить две подписи КЭП. Это удобно, если первую подпись ставит, к примеру, финансовый директор, а вторую — генеральный. При использовании дополнительной подписи в Диадоке контрагент увидит в протоколе документа все подписи КЭП. Их может быть две или больше.

Дополнительная подпись

В базовой функциональности Контур.Диадока подписывать каждый отдельный документ может только один сотрудник компании. Дополнительная или согласующая подпись — это возможность сервиса, которая позволяет подписывать документы несколькими сертификатами квалифицированной электронной подписи (КЭП). Так, поставить подпись к одному файлу могут все необходимые сотрудники организации, например бухгалтер, юрист и менеджер.

Кому подходит дополнительная подпись

Согласующая подпись подходит любым компаниям, в которых:

• Гендиректор массово подписывает документы после согласующей подписи другого сотрудника, например финансового директора;
• Нужны подписи нескольких подразделений или не менее двух сотрудников;
• Необходимы контроль за дополнительными скидками и акциями отдела продаж или антикоррупционный контроль;
• Сотрудничает с бюджетными организациями, такими как Фонд капитального строительства.

Возможности дополнительной подписи

Функциональность позволяет ставить ставить две и более электронных подписей на документе до отправки контрагенту. Каждая из них отражается в протоколе передачи и на синем штампе: контрагент увидит все ЭП. При этом количество подписей не ограничено: их может быть всего 2 или целых 20.

Дополнительная подпись

Подписывайте документы несколькими КЭП внутри компании в Диадоке по собственным сценариям

Подключить →

Как выглядит и работает дополнительная подпись

В ролике рассказали и показали работу с дополнительной согласующей подписью.

Сценарий работы с дополнительной подписью в Диадоке следующий:

1. Первый сотрудник подписывает документ и отправляет его второму ответственному через кнопки: «Согласование» — «На подпись». Появляется статус «Подписал документ».
2. Второй сотрудник получает документ, изучает его и ставит свою подпись.
3. Если он финальный подписант, то у документа появится статус «Подписал и завершил документооборот».

Так выглядит дополнительная подпись в документе

Плюсы дополнительной подписи

Согласующая подпись помогает компаниям:

• снизить нагрузку на топ-менеджмент;
• упростить контроль за счет разделения ответственности;
• повысить финансовую безопасность.

Дополнительная подпись и маршруты согласования

«Дополнительная подпись» может повысить эффективность функциональности «Маршруты согласования». Если использовать обе возможности, то генеральный директор сможет массово подписывать документы, которые уже проверил и подписал со своей стороны финансовый директор. Далее документы автоматически отправятся контрагентам.

Схема передачи документа по маршруту с согласующей подписью