Представление электронных документов

Согласно порядку, утвержденному в апреле 2011 года Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, электронные документы, составленные в установленных форматах, могут быть представлены по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). На данный момент такие форматы существуют для счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж, товарной накладной по форме ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг),.

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf).  Новая опись действует с 01.06.17. Подробнее мы писали в соответствующей новости. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

Если бухгалтер получил электронное требование о представлении документов, ему достаточно: 

• сформировать и отправить через спецоператора связи квитанцию о приеме, которая служит уведомлением о доставке требования;
• составить электронную опись в xml-формате и прикрепить к ней документы. Электронные документы в xml-формате можно прикрепить к описи сразу. Бумажные нужно отсканировать (или выгрузить из электронного архива) и перевести в форматы tif, pdf или jpeg;
• сформированный пакет документов подписать сертификатом электронной подписи и направить в инспекцию по ТКС.

На данный момент представить электронные документы в ИФНС, переданные через Диадок, можно выгрузив их в систему Контур.Экстерн. Подробнее о порядке работы в системе. Демо-версия сервиса подготовки истребованных документов доступна по ссылке https://claims.kontur.ru/DemoClaim. 

Представление документов по требованию налогового органа через систему Контур.Экстерн снимает с налогоплательщика большую часть ответственности за правильное формирование пакета документов, так как все проверки на соответствие форматам и отсутствие ошибок происходят автоматически. 

В системе сразу же после получения требования можно отправить квитанцию о приеме, сформировать опись и прикрепить к ней электронные и бумажные документы, подписать пакет и направить в инспекцию. В ответ налогоплательщику придет извещение о приеме документов.

Для бумажных документов в системе реализован удобный механизм распознавания данных: при сканировании или выгрузке документов из электронного архива автоматически заполняются практически все поля метаинформации — данные не придется вбивать вручную. Откорректировать информацию о документе можно на любом этапе формирования описи. Система самостоятельно переведет файлы из любого формата в формат.jpeg, соберет все страницы документа в отдельный файл и сверит суммы. При этом электронный документооборот по представлению дополнительно не тарифицируется, а летом появится возможность хранить документы в электронном архиве. 

Порядок истребования и представления документов в рамках налоговых проверок закреплен 93 статьей Налогового кодекса РФ и полностью описывает случай представления документов в виде бумажных копий.

Так, налоговый орган передает налогоплательщику требование, «лично под расписку», по ТКС или же заказным письмом, причем в последнем случае оно считается полученным по истечении шести дней. Налогоплательщик собирает необходимые документы, делает и заверяет копии. При этом если у налогоплательщика есть электронные документы, чтобы представить их на бумаге согласно неоднократным разъяснениям Минфина (Письмо МФ от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521), документы нужно распечатать и также заверить.

После составления сопроводительного письма, налогоплательщик вместе со всеми копиями направляет его в налоговую инспекцию — лично или по почте. 

Следует отметить, что существует еще один способ представления: бумажные документы представляются в виде заверенных бумажных копий, электронные — по ТКС. При таком сценарии работы в рамках одного требования налогоплательщик должен сформировать два пакета документов: пакет заверенных бумажных копий с бумажным сопроводительным письмом и пакет электронных документов, прикрепленных к электронной описи. Первый пакет отправляется по почте, а второй, подписанный электронной подписью, передается в налоговый орган через спецоператора связи.

Камеральная проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе налоговых деклараций и других документов, представленных компанией в конце отчетного периода. В рамках камеральной проверки налоговая инспекция направляет компании требование о представлении некоторого комплекта документов. 

В соответствии с порядком, утвержденным Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@, налоговый орган направляет налогоплательщику электронное требование о представлении документов. Если налогоплательщик в течение суток не примет требование, налоговая продублирует его на бумаге и вышлет почтой. Не принять требование налогоплательщик имеет право по трем причинам: невозможность прочитать его из-за нарушения формата, неправомерность подписи под требованием или ошибочное направление (п. 14 Приказа). После получения электронного требования бухгалтер формирует и отправляет в налоговую квитанцию о приеме. Она служит уведомлением о том, что требование дошло. 

Затем необходимо подготовить документы. От того, в каком виде они изначально были составлены, будет зависеть последовательность действий:

• бумажные документы необходимо будет отсканировать (или выгрузить из электронного архива) и перевести в форматы.tif или.jpg;
• электронные документы в утвержденных ФНС xml-форматах — выгрузить из системы оператора электронного документооборота (или из учетной системы);
• электронные документы в произвольных форматах можно перевести в форматы.tif или.jpg имеющимися программными средствами или же распечатать и снова отсканировать.

Далее нужно загрузить подготовленные документы в сервис. Данные из xml-файлов распознаются автоматически. Для отсканированных документов возможно придется дополнительно заполнить поля метаинформации.

После нажатия на кнопку «Перейти к отправке» пакет документов будет автоматически подписан сертификатом электронной подписи и направлен в налоговую. Если пакет был составлен верно, то он пройдет через приемный комплекс и попадет в систему ИФНС, где документы уже будут просматриваться инспектором. В противном случае пользователю в системе придет уведомление об отказе с перечислением непринятых документов. Их нужно будет исправить, повторно загрузить в сервис и снова направить в налоговую.

Если при проведении камеральных и выездных налоговых проверок у налоговых органов возникают вопросы, связанные с деятельностью контрагентов организации, то у контрагентов могут быть истребованы документы, относящиеся к деятельности проверяемого налогоплательщика.

В случае с электронными формализованными документами необходимость во встречных проверках отпадает сама собой. Электронный счет-фактура составляется в единственном экземпляре и подписывается усиленной квалифицированной ЭП (ст. 169 НК РФ). Т.е. расхождений, возникающих в разных экземплярах бумажного документа у продавца и покупателя, просто не может быть. Что касается остальных формализованных документов, то оператор электронного документооборота формирует одинаковые XML-файлы документов как у продавца, так и у покупателя, которые не могут быть изменены (т.к. усиленная квалифицированная ЭП гарантирует неизменность информации). Таким образом, эти экземпляры тоже идентичны. 

Единственное, что может заинтересовать налогового инспектора — это даты выставления и получения электронного счета-фактуры. Однако эти данные, хранящиеся в сопроводительных технологических документах (подтверждениях выставления и получения) у оператора электронного документооборота, через которого был произведен обмен электронными документами, можно всегда запросить у самого оператора. Налоговый инспектор просто направляет оператору электронного документооборота (через спец.-оператора связи оператора) соответствующее требование. Таким образом, проведение «встречной проверки» обходится без участия контрагентов организации. 

Что касается неформализованных электронных документов — то схема проведения встречных проверок мало изменится, за тем исключением, что налоговый орган сможет запрашивать эти документы у контрагента в электронном виде.

В рамках выездной проверки инспектор может ознакомиться с документами. Инспектор может запросить документы и проверить их у себя, тогда представление документов не отличается от представления при камеральной проверке. А может ознакомиться с ними на территории налогоплательщика. В таком случае инспектор руководствуется рекомендациями по проведению выездных проверок, разработанных ФНС (Письмо ФНС России от 25.07.2013 N АС-4-2/13622). Согласно письму в случае если у НП документы составлены в электронном виде с ЭП, то просматривать их нужно с помощью компьютера налогоплательщика. При этом проверка документа не зависит от того, в какой форме он составлен — в бумажной или электронной. По словам налоговых инспекторов, достаточно будет увидеть печатную форму счета-фактуры или любого другого первичного документа (выгруженного, например, в pdf-формате) на мониторе ПК налогоплательщика.

Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право представить документы по требованию налогового органа в электронном виде. Порядок представления электронных документов в форматах, утвержденных и рекомендованных ФНС, регламентируется Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Такие форматы уже разработаны для счета-фактуры, книг покупок и продаж и дополнительных листов к ним, журнала выставленных и полученных счетов-фактур, товарной накладной ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг), УПД.

Приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16, утвердивший новый xml-формат электронной описи, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками, дал организациям возможность представить по ТКС документы и в xml-формате, и бумажные документы в виде скан-образов. Бумажные документы нужно отсканировать, перевести в форматы jpg, pdf или tif. Если компании обмениваются xml-документами, но не в установленном ФНС формате, им нужно сначала распечатать их, а затем отсканировать.

На данный момент налоговые инспекции готовы принимать по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) только 18 типов документов:

• счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним;
• книга покупок;
• книга продаж;
• журнал выставленных и полученных счетов-фактур;
• акт приемки-сдачи работ (услуг);
• дополнительный лист книги покупок;
• дополнительный лист книги продаж;
• товарная накладная (ТОРГ-12);
• товарно-транспортная накладная;
• грузовая таможенная декларация/транзитная декларация;
• добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;
• спецификация (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
• договор (соглашение, контракт);
• дополнение к договору;

• документ о передаче товара при торговых операциях;

• документ о передаче результатов работ (об оказании услуг);
• универсальный передаточный документ (счет-фактура и документ о передаче товаров (работ, услуг), имущественных прав, включающий в себя счет-фактуру);
• универсальный корректировочный документ (корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг), имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру).

В дальнейшем налоговый орган планирует расширить список документов. А пока документы других типов, в том числе пояснительные письма и комментарии, можно представить в инспекцию только в бумажном виде.

Согласно п.2.1-2.2 Приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174н, когда организация начинает обмениваться электронными документами с контрагентами, она должна направить своему оператору электронного документооборота (ЭДО) заявление, в котором обязательно указать: 

• полное наименование организации (или ФИО ИП);
• место нахождения организации (место жительства ИП);
• ИНН/КПП организации (ИНН ИП);
• сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
• контактные данные организации (ИП);
• сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (ИП).

В Диадоке такое заявление формируется автоматически при попытке отправить первый формализованный документ.  

На основе этого заявления оператор электронного документооборота в течение трех дней обязан сформировать информационное сообщение (сообщение об участнике ЭДО), в котором указать реквизиты организации, идентификатор организации, который он ей присвоил, и реквизиты электронной подписи, которой будут подписаны электронные документы. Информационное сообщение оператор направляет через своего специального оператора связи (СОС) в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом налоговый орган узнает, что компания работает с электронными документами, которые можно истребовать в электронном виде, а также услугами какого оператора она пользуется.

Ни в одном документе, регулирующем обмен электронными документами, не говорится, что сообщение об участнике ЭДО обязывает налоговые органы требовать от налогоплательщика документы только в электронном виде. Сообщение об участнике ЭДО необходимо исключительно для того, чтобы система ИФНС смогла распознать реквизиты пакета электронных документов, который налогоплательщик направил в ответ на требование. 

Слать документы в электронном виде — право налогоплательщика, а не обязанность.