Свои типы документов

Что такое свой тип документа

Использование СТД позволяет автоматизировать обработку специфических документов, характерных для определенного бизнеса или сферы деятельности.

СТД помогает ускорить и автоматизировать обработку и отправку нетиповых отраслевых документов, а также осуществлять быстрый поиск и контролировать их подписание.

Формализованный и неформализованный СТД

Свой тип документов может быть:

Формализованный СТД — это документы в формате XML, которые формализованы в Диадоке, а значит соответствуют внутренним требованиям сервиса по его заполнению. При загрузке формализованных СТД Диадок проверяет их на соответствие формату, а также позволяет автоматически генерировать XML по формату, утвержденному внутри сервиса. 

Неформализованный СТД — это документы, формат которых может быть произвольным (например, PDF, XLSX). В этом случае Диадок не проверяет формат файла, но позволяет указать метаданные и задать их тип, что облегчает их поиск. 

Где используются отраслевые документы

Отраслевые документы применяются во многих сферах бизнеса. Например:

• в строительстве — документы типа КС-2 (акт о приемке выполненных работ), КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат);
• в логистике — МХ-1 (акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение), МХ-3 (акт о возврате товарно-материальных ценностей);
• в автосервисах —заказ-наряд, который оформляют в случае ремонта или обслуживания автомобиля;
• в промышленности, производстве и химической отрасли —спецификация, претензия на корректировку цены;
• в фармацевтике — ценовой лист.

Использование своих типов документов актуально для компаний любой отрасли: с СТД проще автоматизировать обмен и обработку нетиповых документов, характерных для вашего бизнеса.

Преимущества использования СТД

Использование своих типов документов в Диадоке дает ряд преимуществ:

• Контроль подписания документов через расширенный поиск в сервисе.
• Выгрузка метаданных по своему типу для дальнейшего автоматического создания первичного документа (например, после МХ создается Акт об оказании услуг).
• Отсутствие ручного ввода данных с документа для клиента. Данные можно загружать сразу в информационной системе.
• Контрагент клиента получает входящий документ установленного типа в читаемой форме, что облегчает его поиск в ящике.