Как хранить электронные документы

В России все больше процессов переводят в электронный документооборот (ЭДО). Каждый бизнес должен самостоятельно решить вопрос хранения электронных документов. По закону эта обязанность закреплена за хозяйствующим субъектом. Рассказываем способы, правила и сроки хранения электронных документов.

Общие правила хранения электронных документов

Электронные документы хранят в течение определенного времени. Сроки зависят от типов документов, например, бухгалтерские и налоговые документы — не менее пяти лет (федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 23 НК).

Сегодня не существует единого закона или правил, которые бы регулировали порядок хранения электронных документов. Основные нормативные акты, на которые стоит ориентироваться при организации такого хранения приказ Росархива от 31.07.2023 года № 77 и ФСБУ 27/2021.

Бухгалтерские документы, которые бизнес получает или создает в электронном виде, разрешено хранить только в электронном виде (ФСБУ 27/2021). При этом такие документы должны быть подписаны электронной подписью в соответствии с федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ (письмо Минфина от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202). Распечатывать и хранить их на бумаге не нужно (письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Способы хранения электронных документов

Хранение электронных документов — обязанность хозяйствующего субъекта. Поэтому бизнесу стоит заранее подумать о способе хранения такой документации.

Есть несколько вариантов:

• создание электронного архива на физических носителях;
• использование специализированных программ для организации ЭДО.

Основание — п. 132 приказ Росархива от 31.07.2023 года № 77.

Документы со сроком хранения до 10 лет не обязательно передавать в архив: их можно оставить в подразделении организации, которое их оформило. Например, в бухгалтерии. По истечении срока хранения — уничтожить.

На практике обеспечить сохранность электронных документов на флешке или жестком диске не всегда удобно: физические носители устаревают и изнашиваются. Проще использовать облачные хранилища или специализированные программы для организации ЭДО. Например, объем облачного хранилища в Диадоке не ограничен, поэтому не нужно освобождать место в облаке, а документы никогда не потеряются. Даже по окончанию срока действия договора данные будут доступны пользователю еще пять лет (при условии, что от пользователя в этот период не поступало заявлений на удаление документов). Все документы в Диадоке хранят на основании лицензионного договора с пользователем.

Правила хранения электронных документов

Компании и ИП при хранении электронных документов должны соблюдать определенные условия, такие как:

Обеспечить сохранность документов. Например, контролировать размещение и физическое состояние электронных носителей, периодически менять программное обеспечение на актуальное, преобразовывать файлы в новые форматы и переносить на современные носители.

Использовать электронную подпись в соответствии с требованиями федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ — разработать порядок использования электронной подписи и обучить сотрудников работе с ней.

Поддерживать юридическую значимость на протяжении установленных сроков хранения документов — использовать усовершенствованную электронную подпись с меткой времени или по документам, подписанным обычной КЭП можно подтвердить их силу, запросив сведения в Удостоверяющем центре, который выдал КЭП.

Разграничить права доступа к документам — определить уровни, какие документы будут общего доступа, а какие — нет. Также необходимо разработать и утвердить должностные инструкции сотрудников, в которых прописать права и обязанности по доступу к различным документам.

Установить порядок приема-передачи документов.

Определить правила использования электронных архивных документов — разработать локальные нормативные акты, где будут прописаны правила копирования, хранения, уничтожения электронных документов и назначить ответственных лиц.

Основание — п. 131 приказа Росархива от 31.07.2023 года № 77

Храните юридически значимые документы в Диадоке. Создавайте архив, как удобно вам

Подключиться

Основные требования к хранению электронной документации:

1. Хранить электронные документов необходимо с применением системы хранения электронных документов — СХЭД, которая выполняет функции из п. 137 приказа Росархива.
2. У организации или предпринимателя должны быть в наличии специализированное оборудование и программное обеспечение для чтения, копирования электронной документации. Кроме того, необходимо следить за состоянием носителей — смотреть за сохранностью файлов электронных подписей и соответствующих программных инструментов.
3. Организация или предприниматель должны проводить специальные меры для безопасности хранения, чтобы исключить утрату информации, несанкционированные действия или искажение информации.
4. Порядок приема-передачи электронных архивных документов организации между их территориальными органами должен быть прописан в локальных нормативных актах компании.

Когда в организации обновляют программы или технику, важно перенести электронные архивные документы на новые носители. Это позволит избежать возможных повреждений. Также необходимо регулярно проверять работоспособность и читаемость электронных документов. Такая проверка предусмотрена для документов на физическом носителе и проводится не реже одного раза в пять лет (п.153 приказа Росархива от 31.07.2023 года № 77). Если во время проверки обнаружится, что физические носители электронных документов повреждены, архив перезаписывают на новые носители по решению руководителя организации (п. 154 приказа Росархива от 31.07.2023 года № 77).

Нужно не забывать систематически проводить проверку электронных документов на наличие вредоносного программного обеспечения (ПО). При обнаружении такого ПО работник архива или ответственный сотрудник по решению руководителя организации должен провести восстановление документа с резервного экземпляра и поместить файл в специально отведенное место для последующего анализа и обработки.

Особенности хранения электронных документов

Электронные архивные документы должны хранить вместе с их метаданными. Метаданные — это файлы, которые содержат сведения о документе. Например, дату документа, номер, информацию о режиме доступа (п. 137 приказа Росархива от 31.07.2023 года № 77). Переводят документы в архив через информационно-телекоммуникационные сети по защищенным каналам связи или на физически обособленных носителях.

Электронные документы, которые передают на архивное хранение на физических носителях — флешках или жестких дисках, включают в систему хранения электронных документов (СХЭД). Хранение на отдельных носителях разрешено если:

Не требуется поддержание юридической значимости электронных документов — то есть не нужно подтверждать в будущем, что документ действовал на момент подписания.

Документы имеют ограниченный доступ — то есть доступны только определенным категориям лиц и содержат информацию, использование и распространение которой ограничено.

Хранение в СХЭД невозможно.

При приеме электронных документов на хранение сотрудник архива или ответственный сотрудник выборочно проверяют не менее 1% из них на воспроизводимость: документы можно воспроизвести без потери качества и информации. Проверку можно выполнять вручную, а можно автоматизировать через специальную техническую систему. Когда в архив сдают электронные документы на физически обособленных носителях, проверка их состояния также необходима. При переносе и конвертации электронных архивных документов важно сохранять их аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования информации, которая в них содержится.

Срок хранения электронных документов

Электронные документы хранят в течение того же срока, что и бумажные. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 установил временные рамки хранения различных видов документации: часть документов подлежит временному хранению сроком от одного года и более, остальные — хранят постоянно.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в архивном учреждении определяют на основании государственных нормативных актов:

1. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236;
2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ — для первичных учетных документов;
3. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ;
4. Статья. 23 НК — для счетов-фактур.

Отсчет срока хранения документов в архиве начинается 1 января следующего года после завершения делопроизводства по документу, а не с даты создания (п. 2 ст. 21.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Бухгалтерские и налоговые электронные документы со сроком хранения до 10 лет, у которых истек период временного хранения, подлежат уничтожению в соответствии с п. 23, 26–28 приказа Росархива от 31.07.2023 года № 77). Это можно сделать как физически, так и программно-техническим способом. Факт уничтожения электронных документов фиксируют в специальном акте об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

В системе хранения электронных документов необходимо сохранить информацию об индексах, заголовках электронных дел, порядковых номерах по описи электронных документов, а также дате и регистрационном номере акта, на основании которого было осуществлено уничтожение.

Что грозит за неправильное хранение электронных документов

Неправильное хранение электронных документов в организации может привести к различным проблемам. Вот лишь некоторые из них:

Административные штрафы за нарушение правил хранения.

Потеря и утечка конфиденциальной информации.

В случае возникновения споров или судебных разбирательств неправильно хранящиеся электронные документы могут стать препятствием для защиты интересов организации.

Неправильное хранение электронных документов может потребовать дополнительных затрат на восстановление утраченных данных и архивирование, привлечение специалистов для организации хранения.

Проблемы с подтверждением юридической силы документов в будущем. Они могут возникнуть из-за ограниченного срока действия сертификата электронной подписи. Например, срок действия сертификата электронной подписи — год, а сертификат проверки ключа действует 15 месяцев.

Чтобы избежать возможных сложностей, необходимо разработать и строго следовать правилам хранения электронных документов. Также лучше использовать облачные сервисы, которые упростят работу с данными и обеспечат их безопасное хранение. Подтвердить в будущем, действие документа в момент подписания, можно с помощью усовершенствованной подписи с меткой доверенного времени, перештамповки или переподписания документа.

Штрафы за неправильное хранение документов

За неправильное хранение электронных документов предусмотрены штрафы:

• 5-10 тыс. руб. — для организаций за отсутствие бухгалтерских документов в компании (cт. 15.11 КоАП);
• 200 руб. за каждый документ — за непредставление налоговой отчетности по требованию ФНС (п.1 ст. 126 НК);
• 10 тыс. руб. — для ИП и компаний за непредставление документов при проверке контрагентов (п.2 ст. 126 НК);
• 5 тыс. руб. за первое нарушение и 20 тыс. руб. за повторное нарушение в году — для организаций за непредставление или предоставление с опозданием сведений о контрагенте в рамках его проверки (п.1 ст. 129.1 НК).

Плюсы облачных сервисов для хранения документов

Чтобы обеспечить сохранность электронных документов и соблюсти правила хранения на практике часто бизнес предпочитает облачное хранилище оператора ЭДО. В Диадоке объем цифрового хранилища не ограничен для пользователя: не придется удалять файлы, их не повредит вирус и они не потеряются. Даже если закончится срок действия лицензионного договора с Диадоком, наш сервис будет хранить данные еще пять лет (при условии, что от пользователя в этот период не поступало заявлений на удаление документов).

Преимущества облачных хранилищ:

Возможность получения постоянного доступа к важным документам.

Удобство работы с документами. Облачные сервисы позволяют легко редактировать, комментировать и обмениваться документами, а работать с ними можно с любого устройства с доступом в интернет.

Автоматическое резервное копирование. В облачном хранилище все данные автоматически копируются. Если возникнут проблемы, документы не потеряются.

Безопасность данных. Облачные сервисы защищают данные с помощью механизмов шифрования.

Экономия пространства на устройствах пользователя. Клиенты сервиса могут освободить место на своих устройствах и избежать риска потери данных из-за переполнения памяти.

Коротко о том, как хранить электронные документы

Бизнес несет ответственность за хранение электронных документов.

Электронные документы переводятся в архивное хранение через защищенные каналы связи или на физически обособленных носителях. Документы, передаваемые на архивное хранение на физических носителях, включают в систему хранения электронных документов.

Электронные документы в архивном хранении нужно регулярно проверять на наличие вредоносного ПО, а на работоспособность и читаемость — не реже одного раза в пять лет.

Сроки хранения документов определяются на основании нормативно-правовых актов.

За неправильное хранение электронных документов бизнес могут оштрафовать.

Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота

Подключиться