ВКОНТАКТЕ ВКОНТАКТЕ

«ВКОНТАКТЕ» — крупнейшая в рунете социальная сеть, первый по популярности сайт на территории Белоруссии, второй — в России и Украине. У компании более тысячи контрагентов-рекламодателей, для которых формируются счета, акты, счета-фактуры, акты сверки, отчеты.

Alternate Text

Задачи

Снижение затрат на бумажный документооборот

Ежегодный документооборот социальной сети «ВКОНТАКТЕ» составляет порядка 36 000 исходящих документов. Контрагенты «ВКОНТАКТЕ» расположены по всей России, поэтому обмен документами с ними в большинстве случаев происходил через сервис DHL. Отправка одного пакета документов обходилась компании примерно в 300 рублей.

Ускорение документооборота

Бумажные документы требуют больше времени на формирование и отправку. Коммуникация с контрагентами в этом случае не всегда эффективная, а документооборот занимает значительное время. Это задерживает получение оплаты от рекламодателей и тормозит бизнес-процессы компании.

Повысить эффективность сотрудников

Занесение вручную сведений о документах в учетную систему, печать, упаковка, отправка, контроль получения и возврата подписанных экземпляров, повторный обмен документами, когда это требовалось, поиск в архиве — на это уходило и силы, и время сотрудников, отнимая их ресурсы от выполнения других задач.

Снижение влияния человеческого фактора

При бумажном, неавтоматизированном документообороте существенное влияние на него оказывает человеческий фактор. Это приводит к ошибкам в оформлении документов, которые приводят к необходимости исправлений и повторной отправке контрагентам.

Решение

В конце 2013 года компания приняла решение о переходе на электронный документооборот. Выбор оператора был сделан в пользу компании СКБ Контур — разработчика системы ЭДО Контур.Диадок. Частично организация уже была знакома с ее работой, так как получала через нее входящие документы от ряда контрагентов. Кроме того, в пользу Диадока сыграли такие факторы, как:

  • простота освоения и использования;
  • возможность интеграции с 1С — учетной системой, которой пользуется «ВКОНТАКТЕ»;
  • квалификация и оперативное разрешение возникающих вопросов проектной команды;
  • компетентность специалистов техподдержки и разнообразие удобных способов, с помощью которых можно в нее обратиться и получить помощь.

Интеграция

Для интеграции учетной системы компании «ВКОНТАКТЕ» с Диадоком был применен типовой модуль, разработанный СКБ Контур, который позволяет использовать функционал системы ЭДО непосредственно из 1С: отправлять и получать документы, обновлять и синхронизировать информацию в 1С и Диадоке.

Разработчики Диадока совместно со специалистами «ВКОНТАКТЕ» успешно доработали интеграционный модуль под нужды компании. Сложность была связана с тем, что большинство юридических адресов контрагентов в учетной системе 1С «ВКОНТАКТЕ» хранилось не в структурированном виде, а одной произвольной строкой, поскольку при регистрации на сайте контрагенты вводили эти данные вручную. Постоянно править адреса невозможно, поэтому для автоматической отправки в рамках ЭДО необходимо было придать данной информации структурированный вид.

Программисты СКБ Контура решили эту задачу в течение недели. В результате сотрудники «ВКОНТАКТЕ» получили возможность проверять правильность заполнения юридического адреса контрагента и обновлять его данными из Диадока. Решение было успешно внедрено. После успешного тестирования компания «ВКОНТАКТЕ» полностью перешла на обмен электронными документами с контрагентами.

Результаты

За три месяца работы в системе ЭДО сотрудники «ВКОНТАКТЕ» отправили через Диадок более 3000 электронных документов. К очевидным положительным изменениям относятся:

  • существенное ускорение движения документов, что особенно ценно, когда речь идет о географически удаленных контрагентах;
  • снижение расходов на документооборот более чем на 95%;
  • повышение производительности работы бухгалтерии на 80%;
  • минимизация ошибок при работе с документами за счет автоматического формирования документов, а также форматного контроля в Диадоке.

Задачи, которые ставила перед собой компания «ВКОНТАКТЕ» при внедрении системы ЭДО, были успешно решены. Она заняла активную позицию в продвижения системы Контур.Диадок среди своих клиентов и партнеров. За три месяца к ней подключились более 500 контрагентов.

Комментарии

Нина Головчанская
Бухгалтер «В КОНТАКТЕ»

Переход на ЭДО через систему Контур.Диадок в разы ускорил взаимодействие с контрагентами, а значит — и эффективность работы, избавил от необходимости пересылать, систематизировать и хранить первичную документацию на бумаге. Основываясь на своем положительном опыте, мы рекомендовали всем своим партнерам подключиться к этой системе, чтобы у них была возможность не только принимать, но и отправлять документы в электронном виде

Эдуард Шифман
Руководитель направления ЭДО в СКБ Контур

Электронный документооборот помог решить компании проблемы, которые существенно тормозили ее бизнес-процессы и, как следствие, поступление платежей от клиентов. Особенно радует то, как эффективно специалисты «ВКОНТАКТЕ» и СКБ Контур совместно доработали интеграционный модуль 1С. В результате это заняло всего неделю, и компания смогла оперативно приступить к обмену электронными документами с контрагентами

Еще истории успеха