Стандарты электронных документов

Единые стандарты, форматы электронных документов: что это такое и зачем они нужны

Электронный документ (ЭД) — это документированная информация, которая представлена в цифровой форме. Для ее получения, обработки, отправки требуются компьютеры или другие устройства, а также телекоммуникационные сети связи — интернет. Это устанавливает Федеральный закон № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Большинство документов уже можно представить в цифровом виде, и этот список ежегодно расширяется. В ближайшие годы весь документооборот должен стать безбумажным.

Электронные документы так же, как бумажные, имеют набор реквизитов для установления подлинности. Но отличаются:

• видом носителя;
• формой, форматом представления данных (разделы, атрибуты, шрифты, строки, сноски);
• способом, скоростью передачи. 

Для точности важно разделять два понятия. Документ в электронном виде и электронный документ — не одно и то же. В первом случае речь идет о цифровом дубликате изначально бумажного документа — например, это может быть отсканированная копия акта или договора. Такая версия отчета или счета-фактуры не является оригиналом, а значит, ее не примут контролирующие государственные органы.

Электронный же документ сразу формируется в цифровом виде и нужном формате. Он рассчитан на онлайн-согласование, визирование, другие действия, а также признается равнозначным бумажному аналогу. После подписания квалифицированной электронной подписью (КЭП) его можно подать в ФНС, ПФР, суд или иные ведомства.

Поскольку ЭД — это файл, его структуру определяет формат. Он регулирует, каким образом создан документ, какова его внутренняя иерархия, набор реквизитов. Эти параметры зависят от типа функции, которая указывается при заполнении. Соблюдение формата означает корректное заполнение полей и реквизитов.

В юридически значимом электронном документообороте (ЭДО) используется формат XML. Это так называемый расширяемый язык разметки. Он позволяет удобно хранить и передавать данные через интернет. XML состоит из информации и тегов, не зависит от типа операционной системы или среды обработки, считывается разными приложениями. Благодаря этому при передаче файла XML с одного компьютера на другой не возникает затруднений с совместимостью.

Форматы, правила заполнения и обмена электронными документами называются стандартами ЭДО. Одни из них регулируют как бумажный, так и цифровой документооборот, другие нацелены только на ЭД. Но так или иначе они все устанавливают конкретные нормы к ЭДО, определяют его параметры. Это унифицирует документооборот между контрагентами, а госорганам позволяет автоматизированно принимать многие виды отчетности.
Если компании не будут соблюдать эти требования, они столкнутся со сложностями. Когда файлы не соответствуют разработанным форматам:

• они могут не открыться у контрагента или в принципе не отправиться через систему ЭДО;
• их сложнее загрузить в 1С;
• их не примут в ФНС, иных структурах.

Утвержденных ФНС форматов ЭД пока немного. В основном формализованы особо востребованные бизнесом счета-фактуры (СФ), универсальные передаточные документы (УПД), накладные ТОРГ-12 для отгруженного товара, акты выполненных работ. Однако с каждым годом регламентированных ЭД все больше.

Нормативное регулирование электронного документооборота

Единого закона об электронном документообороте в России нет, аспекты безбумажного делопроизводства обеспечены нормами законодательства. При этом перечень нормативных актов ежегодно растет, а нюансы применения ЭДО в отчетности, закупках, сделках и других процессах уточняются. 

Так, электронный документооборот регулируется федеральными законами:

• № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регламентирует использование электронных подписей, признание электронных документов равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью.
• № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет общие вопросы создания, обработки, распространения информации, применения цифровых технологий, устанавливает понятие электронного документа.
• № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждает возможность составления электронных первичных документов.

Регулируют ЭДО статьи Гражданского кодекса, разрешающие оформлять, подписывать, обмениваться электронной документацией. Статья 169 Налогового кодекса РФ регламентирует применение электронных счетов-фактур, их формат подачи, порядок заполнения. АПК РФ подтверждает возможность подачи документов в арбитраж в цифровом формате. 

Кроме того, ЭДО регулируется многочисленными приказами, постановлениями Правительства и ведомств. Такими нормативно-правовыми актами утверждаются форматы и формы электронных документов, разъясняются особенности сдачи отчетности через операторов ЭДО, корректировок УПД и счетов-фактур, другие вопросы.

Требования к ЭДО предъявляются в рамках конкретных направлений, где безбумажный документооборот уже стал обязательным. Речь о системах маркировки и прослеживаемости товаров, об участии в государственных торгах и сдаче электронной отчетности.

Благодаря законодательной обеспеченности электронный документооборот может применяться на всех юридически значимых направлениях. В том числе для:

• заключения, изменения, расторжения договоров, контрактов, соглашений;
• организации полноценного документооборота с контрагентами;
• взаимодействия с госорганами;
• участия в госзакупках;
• создания единого архива;
• сверки взаиморасчетов;
• ведения международного документооборота и других задач.

Квалифицированная электронная подпись, а также соблюдение требований к формату и форме гарантируют электронным счетам, накладным, договорам юридическую значимость. Однако для грамотного перехода на ЭДО также рекомендуется оформить его во внутренних актах компании. Для этого следует:

• разработать и утвердить регламент ЭДО, включая приказ о внедрении ЭДО и положение;
• внести изменения в локальные нормативные акты, в том числе в учетную политику организации, штатное расписание, должностные инструкции;
• назначить ответственных за организацию, ведение, контроль ЭДО. 

Также понадобится база знаний, где сотрудники найдут инструкции для обучения, сценарии работы. Это поможет быстро внедрить ЭДО в компанию, оптимизировать бизнес-процессы, сократить расходы.

Стандарты электронных документов

Помимо конкретных правил заполнения формализованных ЭД, применяются международные и национальные стандарты, регулирующие делопроизводство в целом. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Классификация стандартов

Условно стандарты классифицируют как универсальные и специализированные. Первые устанавливают общие правила обработки документов. К универсальным стандартам относятся:

• международные стандарты, такие как ISO 22310:2006, ISO 15489-1:2016;
• их национальные аналоги, например ГОСТ Р ИСО 22310-2009, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, ГОСТ Р 7.0.8-2013, другие.

Эти стандарты определяют, какие документы должны быть созданы и введены для фиксации операций, какие метаданные необходимо собрать, как нужно хранить, передавать и уничтожать файлы, кому разрешен доступ к ним. Также они регулируют требования к системам создания и хранения документации, инструменты (процедуры) управления документами.

Специализированные стандарты имеют узконаправленный характер. Они уточняют отдельные нюансы делопроизводства. Так, ГОСТ 6.10.3-83 УСД устанавливает правила оформления записи информации, логическую структуру, способ размещения информационной записи. А ГОСТ 6.10.4-84 определяет, как документам придается юридическая сила. Некоторые стандарты описывают работу только с электронными документами, например межгосударственные стандарты ГОСТ 7.14-98 СИБИД, ГОСТ 7.19-2001 СИБИД.

Регулирующие стандарты

К регулирующим стандартам относятся ГОСТы, которые являются базовыми, ориентирными для всех систем документооборота. Среди таких стандартов, в частности, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами».

Определяющим же является ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступил в силу с 1 июля 2018 года. Он распространяется на всю организационно-распорядительную документацию вне зависимости от формата — бумажного или цифрового. Этот госстандарт устанавливает правила работы с документацией, порядок создания, правила оформления документов, систему оформления реквизитов, иные вопросы.

Знание стандартов делопроизводства необходимо как при работе с бумажными документами, так и с электронными. Это позволит корректно вести документооборот, беспроблемно взаимодействовать с контролирующими органами.

Форматы электронных документов

От формата ЭД зависит внутреннее содержание файла. Не стоит путать формат с формой — она отвечает за визуальное оформление и почти не регламентируется нормативными актами. Форма утверждена только для бумажных счета-фактуры, ряда накладных, кассовых документов, а также для уведомлений и отчета о товарах, подлежащих прослеживаемости.

Электронные документы бывают формализованные и неформализованные.

Также для ряда ЭД существуют рекомендованные требования. Речь об акте приемки работ и расхождений, документе о передаче товаров, ТОРГ-12. Их можно составлять в собственных форматах, но учитывать рекомендации.

Перечень форматов, утвержденных ФНС России

В России совершенствованием нормативной базы ЭДО занимается Федеральная налоговая служба. Она же разрабатывает форматы тех или иных ЭД. На сегодня утверждены форматы для:

• универсального передаточного документа;
• электронного счета-фактуры, документов об изменении стоимости;
• универсального корректировочного документа;
• акта о расхождении по форме ТОРГ-2;
• товарной накладной по форме ТОРГ-12;
• акта выполненных работ (оказанных услуг).

В ближайшее время перечень будет расширен. Это следует из положений Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, которая была принята в конце 2020 года. Документ утверждает, что в рамках развития ЭДО в стране планируется разработка форматов для акта сверки взаимных расчетов, договора с контрагентом, транспортной, расходной накладных, заказ-наряда, оферты, ценовой спецификации, счета на оплату, заказа и его подтверждения, заявки на участие в торгах, акцепта, документов для возврата товара, претензии, КС-2, КС-3.

В системе ЭДО Диадок можно обмениваться как первичными документами, имеющими строгий формат, так и любыми другими, в том числе внутренними актами компании. При этом атрибуты формализованных документов при передаче обрабатываются автоматически. Если они заполнены неверно, сервис сообщит об этом, а также не допустит отправки некорректного счета-фактуры или акта. Соответствие XML-файлов формату можно проверить и самостоятельно с помощью сервиса Диадока.

В Диадоке уже можно отправлять и получать ЭД:

• Формализованные: акт приемки-сдачи работ (оказанных услуг), ТОРГ-12, счет-фактура, универсальный передаточный документ, а также исправленный и корректировочный СФ и УПД.
• Полуформализованные: акт приемки-сдачи работ или услуг, а также ТОРГ-12 в произвольных формах, акт сверки, договор, внутренняя накладная (ТОРГ-13).
• Неформализованные: договор, счет, информационное письмо, ТОРГ-2, отчет агента, ценовой и прайс-листы, протокол разногласий, поручение экспедитору, экспедиторская расписка, отчет экспедитора, различные накладные, реестры, акты, ведомости, другие документы.
• Отраслевые: протокол согласования цен поставки лекарственных препаратов, реестр сертификатов, документы по формам КС-2, КС-3, МХ-1, МХ-3.

Сервис позволяет обмениваться также другими видами ЭД, в том числе собственных форматов. Более того, их можно сделать базовыми для организации или сферы деятельности.

В Диадоке применяется квалифицированная электронная подпись и соблюдаются законодательные требования. КЭП подтверждает личность подписанта, обеспечивает неизменность информации. Поэтому все документы, которые передаются через сервис, юридически значимы. 

Перевести работу компании на ЭД — значит автоматизировать бизнес-процессы. В числе преимуществ ЭДО — снижение административных расходов, исключение человеческого фактора, быстрая обработка документов, взвешенное принятие решений. Это повысит конкурентоспособность предприятия, лояльность контрагентов. А Диадок поможет учесть особенности вашего бизнеса при переходе на ЭДО.