ЭДО с РЖД

Электронный документооборот (ЭДО) — новый уровень деловых отношений, который помогает оптимизировать бизнес-процессы, экономить средства и улучшить взаимодействие с контрагентами. На вебинаре эксперты рассказали о легитимности ЭДО, его возможностях и преимуществах, а также разобрали распространенные вопросы по переходу на юридически значимый документооборот с ОАО «РЖД».

Попробуйте ЭДО

Оцените преимущества электронных документов в Диадоке

Подключиться

Плюсы перехода на ЭДО

Преимущество электронного документооборота — сокращение временных затрат на:

• Подготовку документов. Документ формируется в вашей учетной системе. Не нужно тратить силы и время на поиск, физическую передачу и подписание.

• Доставку документов. Быстрая доставка контрагенту ускоряет общую процедуру документооборота.

• Обработку документов. Согласовать, скорректировать и подписать документ в режиме онлайн гораздо быстрее.

• Получение платежей. Поступление средств ускоряется, так как остальные процессы оптимизированы.

Электронные документы сокращают финансовые расходы на:

• Печать и доставку. Пользователи ЭДО экономят  на бумаге, канцелярских принадлежностях, печати, курьерской или почтовой доставке.

• Хранение. В Диадоке документы хранятся бесплатно и без ограничений по объему. При этом система хранит документы еще не менее пяти лет после расторжения договора, если не было запроса на удаление.

• Расхождение в документах. Данные из электронного документа сразу переносятся в вашу учетную систему при настроенной интеграции, что позволяет избежать ошибок ручного ввода во время переноса.

• Дублирование документов в случае утери. Электронные документы невозможно потерять — они хранятся в облаке.

Рассчитать экономию от перехода на ЭДО можно с помощью калькулятора.

Начните экономить на документообороте с Диадоком

Попробуйте отправку документов через ЭДО

Подключиться

Легитимность ЭДО

В России сформирована законодательная база, которая позволяет легитимно обмениваться с контрагентами электронными документами, а также представлять их в ФНС. Для ЭДО существуют утвержденные и рекомендованные форматы документов. Предусмотрены обязанности как со стороны контрагентов, так и со стороны налоговой — обеспечить передачу требований и ответов на требования по телекоммуникационным каналам связи.

Законодательство в сфере ЭДО постоянно развивается:

• Утверждены формат и порядок обмена электронными счетами-фактурами.

• Утверждены форматы УПД и УКД.

• Разработаны форматы акта, товарной накладной.

• Организации могут представлять электронные документы в налоговые органы и суды.

Узнать больше об электронных документах и нормативных актах, которые регулируют ЭДО, можно в статье. О последних изменениях законодательства читайте в новостях Диадока.

Возможности Диадока

Через систему ЭДО Контур.Диадок передается практически любой документ:

• Счет-фактура. Формат и порядок обмена утверждены ФНС и Минфином.

• Универсальный передаточный документ (УПД). Заменяет комплект из счета-фактуры и первичного документа. Формат и порядок обмена утверждены ФНС и Минфином.

• Акты и ТОРГ-12. Форматы рекомендованы ФНС и подходят для предоставления в контролирующие органы.

• Неформализованные документы. Любые другие, подписанные КЭП, для которых нет утвержденного или рекомендованного формата.

Чтобы начать обмениваться документами, нужно добавить организацию в список контрагентов в сервисе. Популярность ЭДО растет, поэтому в Диадоке легко найти своих контрагентов. Сделать это можно по ссылке.

Примеры клиентов Диадока вы найдете в разделе.

Настройте обмен электронными документами

Переведите документооборот в онлайн с Диадоком

Подключиться

Особенности документооборота в РЖД

Внедрение ЭДО с контрагентами ОАО «РЖД»

Активное внедрение ЭДО в работу РЖД началось с середины 2018 года. Из-за сложной структуры компании и наличия филиалов в разных городах переход не получилось осуществить одномоментно.

РЖД имеет сложную вертикально интегрированную структуру. Подразделения компании находятся в 10 часовых поясах РФ, в ее состав входят 49 филиалов, имеющих право заключать договоры и переходить на ЭДО самостоятельно. Сюда же относят 437 региональных дирекций и 1549 линейных предприятий, которые могут самостоятельно переходить на ЭДО. Такая структура усложняет массовый переход на ЭДО.

Предпосылки внедрения юридически значимого ЭДО в РЖД:

• Большой документооборот как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

• Длительные сроки доставки по стране.

• Высокие затраты на пересылку.

• Риски утраты документов в процессе доставки.

При этом компания заинтересована в максимально быстром предоставлении первички со всех филиалов в контролирующие органы.

К 2019 году в РЖД внедрен юридически значимый ЭДО внутри компании и с контрагентами.

Для реализации массового перехода на ЭДО в РЖД был издан документ, подписанный генеральным директором. За первый год на ЭДО переведено более 1000 контрагентов.

В РЖД реализован электронный документооборот по следующим первичным документам:

• Акт о выполненных работах (оказанных услугах).

• Товарная накладная ТОРГ-12.

• УПД.

• Счет-фактура.

Как контрагенту начать ЭДО с РЖД:

1. Заключить договор с оператором ЭДО.

2. Получить от подразделения ОАО «РЖД» или скачать на сайте Диадока памятку по работе.

3. Доработать собственную информационную систему (ИС) для обеспечения ЭДО с РЖД.

4. Провести опытную передачу документов с РЖД.

5. Заключить договор или дополнительное соглашение с подразделением РЖД об обмене электронными документами.

Выполнять действия из списка нужно по двум причинам:

• требования законодательства РФ,

• особенности информационной системы РЖД.

Для упрощения процедуры перехода была разработана памятка, где содержатся полная информация о работе с РЖД и требования по заполнению дополнительных информационных полей. Вы найдете ее и все необходимые инструкции на странице ЭДО с ОАО «РЖД».

Подробные инструкции, как начать ЭДО с РЖД

Перейти

Порядок подключения контрагентов к ЭДО

Разберем пошагово порядок подключения контрагентов к обмену электронными документами с РЖД.

Доработка собственной учетной системы

Этот шаг необходим, чтобы обеспечить прием, формирование, подписание и отправку электронных документов в соответствии с форматами РЖД.

Необходимо добавить в информационную систему обязательные для заполнения дополнительные поля: БЕПокуп, ВидДокум. Без них невозможно обмениваться документами с РЖД.

Код «БЕ» — код балансовой единицы подразделения РЖД, который настроен в ИС РЖД и применяется всеми предприятиями. Этот код можно получить у подразделения РЖД, с которым заключен договор.

«Вид документа» — инфополе, в которое нужно ввести код, соответствующий типу документа. При формировании акта выполненных работ должны быть заполнены поля, содержащие информацию о номере, дате и предмете договора.

В то же время для указания даты и номера договора не обязательно заполнять дополнительные инфополя. Данная информация в соответствии с приказом ФНС № 820 может быть указана в списке тегов «Основные отгрузки товаров». Примеры заполнения документов приведены ниже.

Использование личного кабинета Диадока для создания электронных документов с учетом требований РЖД

В разделе «Дополнительные сведения ко всему документу» (выделен красной рамкой на скриншоте) в поле «Тип» нужно указать идентификатор, например «БЕПокуп». Пример заполнения приведен в правой части скриншота.

Подключитесь к ЭДО в Диадоке бесплатно и начните обмениваться документами с РЖД

Попробовать

Основные мероприятия РЖД по переходу на юридически значимый ЭДО

Для перехода на ЭДО с контрагентами нужно:

• Направить контрагентам информационные письма о возможности перехода на ЭДО.

• Отправить контрагентам приглашения через Диадок.

• Провести опытную эксплуатацию с контрагентом по обмену ЭДО.

• Заключить договор или дополнительное соглашение с контрагентом по обмену через ЭДО.

• Начать обмениваться документами.

Сложная структура РЖД привела к тому, что на начальном этапе внедрения ЭДО необходимо было решить вопросы:

• Маршрутизация электронных документов по БЕ (балансовой единице) до структурного подразделения РЖД, заключившего договор.

• Согласование электронных документов внутри структурного подразделения РЖД, заключившего договор.

• Единый интерфейс для работы пользователя в SAP.

На иллюстрации можно увидеть, какие особенности реализованы с учетом вертикальной структуры РЖД.

У РЖД 49 филиалов, из 20 которых вертикально интегрированы и включают в себя более 1500 подразделений, заключающих договоры. Поэтому для каждого филиала в системе Диадок открыт почтовый адрес для обмена документами. Это значит, документы нужно отправлять на электронный адрес филиала, с которым заключен договор. Маршрутизация происходит по балансовой единице или КПП филиала. На КПП РЖД направлять электронные документы невозможно. Единый почтовый адрес РЖД под его КПП не создавался и реализован не будет.

Расскажем, как заполнять обязательное поле БЕ.

Есть два способа:

1. Внутри вашей ИС при получении кода от филиала, с которым обмениваетесь документами.

2. Доступен контрагентам при работе в Диадоке. В каждом почтовом ящике филиала РЖД есть справочник подразделений, где указаны КПП. При отправке документов выберите нужное подразделение.

   

Обратите внимание! Если в электронном документе указано значение БЕ, то вне зависимости от выбранного подразделения в личном кабинете он придет на почтовый адрес подразделения, который содержится в данном электронном документе.

Посмотрим, какая логика и структура заложена в процесс обмена документами с РЖД через Диадок.

Электронные документы, поступившие по адресу подразделения, согласовываются ответственными сотрудниками, подписываются уполномоченным и автоматом отображаются в бухгалтерском учете. Отклонить документы можно в случае неверного определения подразделения при его ошибочной маршрутизации и некорректного заполнения дополнительных полей.

После массового перехода контрагентов на электронный документооборот РЖД были решены дополнительные вопросы:

• Реализована маршрутизация по КПП до структурного подразделения РЖД, заключившего договор с контрагентом.

• Разработано бесплатное приложение для контрагентов по созданию электронного документа в соответствии с форматом РЖД.

• В Диадоке отменена плата для контрагентов РЖД за входящий трафик от РЖД.

• Доработана система для обмена ЭДО с ИП.

Возможна ситуация, когда одно структурное подразделение РЖД перешло на ЭДО с вами, а все остальные — нет. В таком случае координирующим подразделением РЖД, которое поможет перейти на ЭДО с остальными филиалами, будет бухгалтерия.

Планы по развитию ЭДО в РЖД

Перспективы по расширению использования ЭДО представлены на схеме ниже.

Обменивайтесь любыми видами документов с помощью Диадока

Подключиться

Актуальная информация про ЭДО в Диадоке с РЖД всегда доступна на лендинге.

Вопрос-ответ

Будет ли возможность разбивать контрагентов по папкам?

В 2019 году была реализована разбивка по входящим документам. Если речь идет об исходящих, в том числе от ЦСС РЖД, доработка планируется в конце 2019 или начале 2020 года.

Наше предприятие работает по упрощенной системе, выставляет контрагентам за услуги счет и акт. В Диадоке счет создается в формате PDF, который контрагенты не могут отправлять на согласование. Акты мы набираем вручную, но их форма не совпадает с формой ФПУ-26, которую ждет заказчик. В каком виде вести ЭДО с РЖД?

Сейчас ситуация такая: вы отправляете в РЖД формализованный акт в формате приказа ФНС № 820. На стороне РЖД он визуализируется в форму ФПУ-26. На вашей стороне печатная форма к акту создается Диадоком. Основной документ при ЭДО — XML с электронной подписью. Поэтому создавать ФПУ-26 не нужно. Формализованный электронный документ в форматах № 820 и № 737 визуализируется каждой стороной самостоятельно. Поэтому если электронный документ был передан в этих форматах, он автоматически визуализируется по форме ФПУ-26, принятой и утвержденной в РЖД. Если в РЖД передается неформализованный документ в формате, отличном от XML, возникают недопонимания. Поэтому рекомендуем использовать форматы формализованных документов, утвержденных ФНС.

Можно ли обмениваться электронными документами с РЖД через другого оператора ЭДО?

Да, можно отправлять документы в РЖД из роуминга. Обратитесь к оператору, чтобы подключить услугу. Обратите внимание на недавнюю доработку. Сейчас в Диадоке практически полностью заведена структура подразделений РЖД до балансовых единиц. Клиенты Диадока могут не заполнять БЕ покупателя в документах, если при отправке выбирают нужное подразделение самостоятельно.

Что делать, если поставщик выставил счет-фактуру, а покупатель принимает документ будущим периодом, например следующим кварталом?

Документы будут введены по дате подписания со стороны РЖД. То есть акт получаем текущим периодом подписания.

Можно ли сделать тестовую отправку документа руководителю?

Если отправляете и подписываете документ через Диадок, это реальная отправка. Его его подпишет РЖД как вторая сторона, это будет юридически значимый документ. Поэтому убедитесь в правильности заполнения до подписания.

Если руководство согласовало документы электронной подписью, куда они идут дальше? К исполнителю?

Зависит от настроенной цепочки согласований. Чтобы изменить настройки, обратитесь к менеджеру Диадока. По умолчанию после подписания документов электронной подписью, они автоматически отправляются в ящик получателя, но может быть предусмотрено двойное подписание внутри компании.

Кто заполняет данные от заказчика в акте? Исполнитель или заказчик?

В настоящее время данные заполняет исполнитель в связи с требованием по оформлению актов выполненных работ формы ФПУ-26.

Как правильно искать своего заказчика от РЖД при выставлении актов, счетов и счетов-фактур?

В веб-версию Диадока можно добавить найденного контрагента. Или в учетной системе настроить сопоставление карточки и подразделения в Диадоке.

Что делать, если система выдает ошибку при попытке передать слишком большой файл?

Разбивать файлы на тома архиватором, чтобы уложить в 50 Мб. Либо рассмотреть вопрос по изменению формата принимаемых документов.

Как работать в 1С:Фреш, если в ней нет готовой интеграции?

Обратитесь в техническую поддержку Диадока за помощью с внедрением.

Планирует ли РЖД наладить интеграцию отчетов из системы ЭТРАН в Диадок для дальнейшей передачи клиентам, которые будут работать с оператором?

В автоматизированной системе ЭТРАН вы формируете полный пакет, а счет-фактуру можете получить через Диадок. Будет ли реализована отправка полного пакета через Диадок — вопрос открытый.

Почему РЖД требует заполнения дополнительных тегов, которых нет в стандарте УПД?

Структура РЖД большая, при наличии одного ИНН требуется разносить документы на тысячи подразделений. Чтобы среди документов найти нужный и направить его в правильное подразделение, недостаточно данных, которые есть в стандартном УПД. Поэтому в стандартный УПД налоговая внесла инфополя, предназначенные для заполнения контрагентами дополнительный информации. Задача — автоматизировать маршрутизацию и получение документов во внутренней системе РЖД.

Почему РЖД требует выводить в XML номер и дату дополнительного соглашения?

Для РЖД важен не только факт обмена документами, но и дальнейшая корректная обработка и маршрутизация. Поэтому введены дополнительные настройки, которые облегчают распределение документов по подразделениям.

Какой тип УПД используется при ЭДО с РЖД?

Все возможные виды документов, предусмотренные форматами ФНС, описанные в приказах № 820 и № 736.

Какие дополнительные обязательные поля должны быть заполнены в ФПУ-26?

Подробная информация о полях есть в инструкции пользователя на сайте Диадока.

Почему не реализован формат формализованного акта сверки взаимных расчетов за период?

В настоящее время РЖД и Диадок проводят совместную работу по реализации функционала, который обеспечит возможность обмена как неформализованными, так и формализованными актами сверок.

Как быть, когда у плательщика один ИНН, а у грузополучателя — другой? Сначала подписывает грузополучатель, затем плательщик?

В РЖД пока не реализовано трехстороннее подписание документа.

Что делать, если подключили роуминг не к тому подразделению РЖД?

Нужно уточнить у контрагента реквизиты ящика нужного подразделения и обратиться к оператору ЭДО за корректной настройкой роуминга.

Нашли контрагента в списке компаний, у которых подключено ЭДО, но он заявляет, что не готов обмениваться электронными документами. Почему так?

Так бывает в больших компаниях. Например, бухгалтерия пришла к использованию ЭДО, а отдел, с которым взаимодействуете, об этом не знает.

Использует ли РЖД УПД с функцией СЧФДОП?

Да, использует.

Как будет организовано подписание актов ФПУ-26 в Диадоке?

Зависит от того, кто вы: поставщик РЖД или клиент. Если поставщик, формируете акт в формате приказа ФНС № 820 и отправляете в РЖД. Если заинтересованные подразделения готовы подтвердить объем оказанных услуг, они подписывают документ. Информацию о подписании найдете в Диадоке. Если клиент РЖД, процедура обратная — получаете акт, проверяете, верно ли в нем указан объем услуг, и подписываете. Если не согласны, отказываете в подписи.

Можно ли передавать неформализованные документы?

Да, другим контрагентам Диадока можно отправлять неформализованные документы. В адрес РЖД неформализованные документы отправляют в качестве приложения к формализованным, например, к акту или к счету-фактуре. До конца 2019 года будет реализована функциональность по выставлению неформализованных без привязки к актам и счетам-фактурам.

Как упростить доработку системы 1С для взаимодействия с РЖД?

Нужно обратиться к менеджеру или в техподдержку Диадока, чтобы узнать о возможных вариантах доработок. Зависит от нескольких факторов: какие поля вам нужно заполнять, с каким филиалом работаете, по каким процессам.

Каким образом найти нужное подразделение РЖД для отправки документов?

Сначала выбираете ящик филиала РЖД, затем внутри филиала находите  подразделение, в которое хотите отправить документ.

Акт сверки расчетов подписываем на бумаге?

Пока да, но сейчас идет работа над реализацией электронных актов сверки.

РЖД четко зафиксировали свою структуру в Диадоке? Вопрос важен для сопоставления по договорам.

У большинства филиалов заведена структура. Корректировки структуры в Диадоке происходят при изменении структуры в РЖД, после изменений в учетной системе.

Чем документооборот с РЖД может принципиально отличаться от документооборота с другими контрагентами?

У РЖД много ящиков и сложная структура. Поэтому есть дополнительные требования, чтобы правильно маршрутизировать документ внутри учетной системы РЖД.

Будет ли запас времени для компаний, которые сразу не могут перейти на ЭДО?

Переход на ЭДО добровольный, поэтому есть возможность настроить все процессы перед подключением.

РЖД планирует доработку выгрузки документов по форме ФПУ-26 из 1С?

ФПУ-26 формируется на стороне РЖД, вам ее формировать не нужно.

Работаем с подразделением. Какой КПП указывать в счетах-фактура?

КПП ОАО «РЖД».

Как автоматизировать заполнение дополнительных полей?

Есть три способа:

• через использование утилиты, предоставленной РЖД;

• через доработку интеграции;

• через использование подразделений.

Структурные подразделения предъявляют разные требования к набору дополнительных параметров, можно ли унифицировать их приказом?

Это приказ ФНС № 820.

Для отправки документов в РЖД нужно отправить их в ящик конкретного подразделения?

Да. В филиале РЖД до сотни структурных подразделений, они заведены как подразделения внутри ящика.

Какой КПП написать в заявку на роуминг?

КПП филиала, с которым планируете обмениваться документами.

Переходите на ЭДО

Обменивайтесь документами с контрагентами мгновенно в Диадоке

Подключиться