Автоматизация документооборота

Отвечали на вопросы присутствующих на конференции Diadoc Day:

• Руководитель продуктовой группы Контур.Диадок — Сергей Казаков.
• Руководитель канала партнерских продаж — Евгений Печенских.
• Руководитель группы проектного внедрения сервиса Логистика — Алексей Серов.
• Ведущий менеджер проектов по внедрению Контур.Диадок — Артем Чичмарев.

Сможете сориентировать по планам документооборота, в частности, это договоры, доп соглашения, и сопутствующие к ним системы — как 1С Документооборот. Какие планы, интеграции?

Артем Чичмарев

Такой тип документа как договор или допсоглашение в Диадоке уже есть, в веб-версии и из интеграционных решений тоже возможно отправить.

Упомянули 1С Документооборот. Тут приходит в голову интеграционное решение — это модуль для 1С, но он не поддерживает конфигурацию документооборота. Нашими силами оно дорабатывается, и мы предоставляем такой функционал.

Сергей Казаков

Мы видим, что, несмотря на наличие форматов электронных договоров, основная часть наших контрагентов продолжает обмениваться договорами, дополнительными соглашениями в неформализованном виде: word или pdf.

Мы поддерживаем формат, но пытаемся понять интерес рынка к нему. Потому что формат — это не только обязательность внедрения, но и возможность для автоматизации у клиентов. И если клиент видит возможности, понимает, как сценарий мог бы для него выглядеть и работать, то есть из каких частей он формирует договор, какие решения хочет принимать на его основе, мы будем рады с ним поговорить. Нам не хватает обратной связи от рынка, потому что формат вроде есть, а что с ним делать не понятно.

Мы готовы к обсуждению этого вопроса. Если у вас есть интересные сценарии, поможем их поддержать. Приходите поговорить об этом.

Контур планирует синхронизироваться с государственными площадками?

Сергей Казаков

У нас довольно большой объем клиентов интересуется возможностью интеграции с системами, в которых документооборот совершается по госзаказу. Уже есть проект, позволяющий обмениваться с площадками закрывающими документами. О документах в адрес бюджетных организаций сейчас происходит общение с регуляторами и Федеральным казначейством. Изучаем это запрос.

Планы такие есть, но они пока не структурированные. Мы в этом направлении работаем. Интерес клиентов к этой теме нас поддерживает. Мы на стадии того, чтобы договориться с участниками этого процесса о том, чтобы всем было удобно пользоваться.

Возможно на следующей конференции мы расскажем более конкретно.

Какой стандарт вы используете для архивации документов? Почему именно этот стандарт? Будет ли он иметь юридическую значимость в долгосрочном периоде?

Сергей Казаков

Вопрос сложный. Он сильно завязан на законодательстве в этой сфере. Потому что приказом Минцифры сейчас утвержден единственный стандарт электронной подписи — CAdES-BES, в котором никаких предпосылок для организации архивного хранения нет.

Мы ожидаем, что развитие законодательства по электронным архивам внесет конкретику на этот счет. Рассчитываем, что это будет CAdES-A. Но пока это не в законодательстве, а лишь наши мысли, какие возможности какой формат предоставляет.

В этом действительно не хватает позиции регулятора так, чтобы мы внедряя свои решения, не оказались в ситуации, когда мы что-то сделали, а регулятор решил иначе.

Пока мы можем лишь давать рекомендации относительно того, какой формат электронной подписи, для каких целей подходит. Своего решения для долгосрочного хранения документов (75 лет) пока нет. Мы ожидаем уточнение законодательства в этой сфере. Как только произойдет, сделаем.

Пока ждем, надо подписывать документы. И непонятно, как быть с теми документами, которые уже за этот период были подписаны. Мы потом будем их переводить в формат CAdES-A? Как перевести в формат CAdES-A, если электронная цифровая подпись уже недействительна или она без метки времени?

Сергей Казаков

Нас также эти вопросы беспокоят. И, действительно, внедрение законодательства в архивном хранении слегка затягивается. Скорее — потребности бизнеса его значительно опережают. Надеемся, что в этом году уже что-то определенное случится, и будем технологически к этому готовы.

Как мотивировать индивидуального предпринимателя — исполнителя по договору — переходить на ЭДО? ИП отказывается платить деньги за лицензию Диадок.

Сергей Казаков

Не так уж и дорого ИП платить за Диадок — примерно чашка кофе в месяц. Мне кажется, за этой простой причиной скрываются другие причины — более серьезные: привычки, традиции. Надо использовать традиционный подход «морковка спереди, морковка сзади». Морковка спереди — это преимущества для ваших поставщиков, которые позволят им почувствовать, что электронный документооборот — это хорошо. Например: более быстрая оплата, приятные условия. Морковка сзади — это условие для ИП: либо по ЭДО, либо никак. Каждый в силу предпринимательских способностей выбирает подходящий способ.

Но самое главное, что замотивировав кого-то, мы должны о нем ответственно позаботиться и создать условия, в которых ему потом этим удобно будет пользоваться. В Диадоке с этим всё в порядке. Миллионы маленьких клиентов не могут ошибаться. Если вы замотивировали контрагента перейти, не переживайте, он точно справится и начнет с вами работать.

Есть ли в планах по развитию такая функциональность, как подписание договорных документов в Диадоке, где больше трех сторон?

Артем Чичмарев

Пока максимальное количество сторон в Диадоке для подписания — три. Есть обходные пути, которым пользуются некоторые клиенты. Мы можем о них рассказать, если вы обратитесь в проектный офис.

Есть ли возможность выгрузить статистику по обработке документов сотрудниками? Почему нельзя дважды выкладывать одни и те же документы по одному маршруту?

Сергей Казаков

Мы готовимся к продуктовому запуску сервиса для аналитики документооборота для крупных корпоративных клиентов. Называться он будет «Инсайт». Там можно будет анализировать трафик по разным разрезам и клиентские действия. Мы давно чувствуем такой запрос от крупных клиентов. Думаю, запустим к началу следующего года.

Артем Чичмарев

В части маршрутов планируются изменения — увеличение количества шансов поставить документ на маршрут согласования. Но Диадок — это не система внешнего электронного документооборота. Поэтому в Диадоке маршруты менее гибкие.

Мы используем несколько сервисов от Контура. И в каждом направлении у нас свой менеджер, своя команда разработки и так далее. Приобретая другой продукт от Контура, кажется, что опыт, который есть в одном продукте, должен переиспользоваться в новый продукт. Но мы сталкиваемся с тем, что это не так. Это создает определенные трудности.

Сергей Казаков

Мы пока строим лучшую систему для бизнеса. Для продуктового развития очень сложный выбор: либо сразу делать функциональность на плечах гигантов, как Диадока, либо пытаться вырасти самостоятельно, чтобы максимально быстро выловить потребность рынка. И мы сейчас планируем интеграции. Так как уже понимаем, как сложились пользовательские сценарии, что клиентам нужно, и как они это используют. Думаю, что в следующем году это все появится.

Если брать пример Диадока и Сайна, мы стараемся с одной стороны взять все возможности Диадока, которыми юридические лица-отправители привыкли пользоваться, а для физических лиц-получателей оставить легкий интерфейс, где две кнопки: подписать и не подписать. И это будет сделано. То есть мы не убираем сценарии из Сайна. Мы объединяем их вместе. И эта работа уже идет. Мы знаем про эту проблему.