Интеграция ЭДО: как встроить Диадок в учетную систему

Интеграция ЭДО с учетной системой сделает работу с электронными документами эффективнее. В статье расскажем о том, как встроить электронный документооборот от Диадока в бизнес-процессы компании.

Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

Работайте с ЭДО в привычной учетной системе

Подключиться

Для чего используется интеграция

Бизнес-процессы в организациях обычно идут параллельно: управление, персоналом, бухгалтерия, логистика и менеджмент. Если процессы связаны между собой и их объединяет одна платформа, система работает эффективнее.

То же самое и с ЭДО. Обмен электронными документами связан с другими процессами компании. Например, бухгалтерия формирует первичку в учетной системе организации, а затем — подписывает и отправляет ее контрагентам.

Можно использовать для этого отдельные программы или действовать по старинке: распечатать, подписать ручкой и отправить по почте. Но эффективнее всего интегрировать систему ЭДО в учетную систему. Чтобы подписать и отправить документ, бухгалтеру не придется выходить из привычной программы — достаточно несколько кликов. Это исключает риск ошибок, а работа идет быстрее и эффективнее.

Интеграция электронного документооборота в учетную систему позволяет добавить возможности ЭДО, оставаясь в общей среде бизнес-процессов. У интеграции ЭДО много плюсов:

согласовывать, подписывать и отправлять электронные документы быстрее, чем бумажные;
не приходится тратить деньги на печать, бумагу, курьеров и почтовую отправку;
вся документация хранится в одном месте, а не разбросана по папкам;
электронные договоры и первичку невозможно потерять, в отличие от бумажных аналогов;
сотрудники совершают меньше ошибок, поскольку первичка заполняется автоматически данными из учетной системы, вносить их вручную не нужно.

Виды интеграции Диадока

Работать в Диадоке можно двумя способами: использовать веб-версию или интегрировать сервис в систему компании. Интеграция бывает разной: это зависит от программ, с которыми работают в организации. Диадок предлагает три вида интеграционных решений:

Типовые. У Диадока есть готовое решение для компаний, которые используют учетные системы 1С или SAP. Зачастую его можно доработать под особые запросы пользователя.
Облачные. Программа хранится в облаке, ее функциональность доступна сотрудникам, при этом изменения в учетную систему не вносятся.
Индивидуальные. Потребуются, если в компании работают с нестандартными учетными системами.

Веб-версия

Самый простой способ начать обмениваться электронными документами в Диадоке — использовать веб-версию сервиса. Она не требует интеграции с учетными системами организации.

Этот способ работы с ЭДО востребован у компаний с небольшим объемом документооборота. В таких случаях интеграция с внутренними программами не требуется — проще использовать веб-версию, чтобы не тратить время на настройку. Также веб-версию можно использовать как временное решение, пока специалисты работают над интеграцией. Если сотрудникам важно иметь доступ к ЭДО со смартфона, его получится организовать только с помощью веб-версии.

Чтобы обмениваться документами через веб-версию, достаточно открыть сайт и войти в учетную запись по электронной подписи. У Диадока простой интерфейс, который будет понятен каждому сотруднику.

Основные возможности веб-версии Диадока:

создавать формализованные и неформализованные юридически значимые документы — договоры, счета-фактуры, УПД;
согласовывать документы внутри компании;
искать и добавлять контрагентов;
подписывать документы и отправлять их бизнес-партнерам;
работать в сервисе с удобного устройства — планшета или компьютера;
хранить документы и быстро находить нужные.

Крупным предприятиям, которые отправляют и получают сотни документов в день, удобнее интегрировать ЭДО Диадока в свою систему.

Специалисты Диадока помогут получить КЭП, подобрать интеграционное решение и подключиться к ЭДО

Подключиться

Модуль для 1С

Диадок легко интегрируется с учетной системой 1С. Список всех конфигураций программы и их минимальных версий, которые поддерживает сервис, есть на сайте Диадока. Ссылку «Посмотреть список типовых конфигураций» найдете в конце страницы. Если компания использует версию и конфигурацию 1С из списка, настроить модуль получится своими силами без помощи специалистов. Скачать модуль можно прямо на сайте Диадока. Дополнительная доработка понадобится при нестандартной, устаревшей или измененной конфигурации, а также при необходимости настроить программу под себя.

Для пользователей 1С у Диадока предусмотрен бесплатный период, в течение которого можно протестировать работу модуля.

Модуль Диадока для 1С позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе программы. Приглашайте контрагентов, создавайте и подписывайте документы не выходя из программы. Для некоторых конфигураций доступен обмен документами с данными о прослеживаемости товаров.

Решение для SAP

Компаниям, внедрившим SAP, Диадок предлагает интеграционный комплекс Контур-ERP. Благодаря ему пользователь получает возможность работать с электронными документами прямо в SAP ERP. В основном это типовое коробочное решение, но также комплекс можно использовать как платформу для разработки своего решения.

Контур-ERP доступен в двух вариантах: с подписью документов на рабочем месте или на сервере. После интеграции решения ЭДО для SAP сотрудники смогут:

создавать юридически значимые документы, подписывать их с помощью электронной подписи;
регистрировать и связывать документы с другими электронными документами SAP ERP,
отправлять и получать документы онлайн,
следить за движением документов,
искать нужную документацию по установленным критериям.

У Диадока также есть готовые интеграционные решения для архивов «Элар» и EnSol, информационной системы «Парус», Docsvision, Directum, MS Dynamics.

Диадок.Коннектор

Коннектор.Диадока — это интеграционное ПО с частично облачным сервисом. Коннектор интегрирует учетную систему компании с Диадоком, при этом ее конфигурация не изменяется. Есть три основных типа коннектора, у каждого свой функционал:

Коннектор.Доставка — загружает документы из локальной папки или сетевого ресурса в Диадок, подписывает их и направляет адресатам. А если нужно, преобразует документы в необходимый формат, а также распределит по разным папкам.
Коннектор.Выгрузка — вместе с дополнительными данными выгружает документы из Диадока в папку на компьютере или сетевой ресурс. Документация хранится в электронном виде и всегда под рукой.
Коннектор.Бизнес-процесс — упрощает согласование, если оно происходит по необычным сценариям, или в процессе участвует много сотрудников. Программа перемещает документы по определенному маршруту, позволяет искать нужные по заданным параметрам, подписывать, удалять, и все это в массовом режиме.

API Диадока

Если организация привыкла работать в учетной системе, для которой пока нет готового решения, подойдет интеграция через API Диадока. Это дает компании возможность настроить ЭДО под запросы бизнеса.

С API в учетной системе организации можно реализовать функции по обработке формализованных и неформализованных документов, а также работе с контрагентами. Чтобы интегрировать API Диадока, понадобится помощь разработчиков.

В Диадоке найдется решение для пользователей с разными потребностями, задачами и ресурсами. Выберите тот способ интеграции, который подходит больше всего, а специалисты сервиса помогут с настройкой.