Счет на оплату: преимущества использования формата ФНС

Диадок поддержал работу с электронным счетом на оплату по формату, утвержденному ФНС. Рассказываем о преимуществах использования нового формата и способах работы с документом в сервисе.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока Вероника Панишева Редактор-эксперт в Диадоке Екатерина Кувшинова Менеджер проектов в Диадоке

Счет на оплату — это документ, в котором продавец указывает банковские реквизиты для покупателя, чтобы тот мог оплатить товары, работы или услуги.

Диадок поддержал работу со счетом на оплату по формату, утвержденному приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/29@.

Появление формата в Диадоке и в ЭДО в целом — значимое событие для бизнеса, так как запросов на его разработку было много.

Формат носит рекомендательный характер, однако, его использование позволит налогоплательщикам ускорить документооборот и упростить взаимодействие с налоговыми органами. Рассмотрим преимущества применения нового формата.

Плюсы использования нового формата

Рассмотрели, почему удобнее создавать электронный счет на оплату в соответствии с форматом, который утвержден ФНС. 

Единообразный подход — меньше доработок

До появления утвержденного ФНС формата у участников рынка были свои форматы счета на оплату, которые отличались друг от друга. Поэтому, чтобы система обрабатывала эти форматы, нужно было вносить изменения под каждый формат в своей учетной системе. 

При использовании единого формата, утвержденного ФНС, сделать доработки нужно только один раз. Также не нужны будут такие доработки для счета при использовании интеграционных решений в Диадоке.

Формат предусматривает две функции

Помимо счета на оплату, есть также возможность сформировать счет-оферту. В документе указываются значения для функций — 0 и 1 соответственно.

Счет-оферта может использоваться бизнесом для небольших, разовых или пробных поставок. Его используют в случаях, когда сторонам не требуется согласование большого количества условий. 

Предоставление документа в налоговую в исходном виде

Иногда в рамках налоговой проверки в комплекте с другими истребуемыми документами может предоставляться счет на оплату. Документ по формату, утвержденному ФНС, можно представлять в исходном виде — XML-файлом, без преобразования в скан-образы. При этом инспекция не вправе его истребовать в виде скан-образа или визуализированного на бумаге (письма ФНС от 08.11.2023 № ЕА-4-26/14162@, от 29.09.2023 № Д-5-26/56@).

Обратите внимание, документ можно представить в налоговую в виде XML-файла только если он составлен по утвержденному ФНС формату (п. 2 ст. 93 НК).

О порядке подачи неформализованных документов разъяснено в письме Минфина от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444 и письмах ФНС от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@, от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861 и от 12.04.2021 № ЕА-4-26/4872@.

Обменивайтесь любыми видами документов с помощью Диадока

Подключиться

Из чего состоит счет на оплату

Счет на оплату включает файл обмена, который состоит из сведений:

• о продавце и покупателе;
• товарах, услугах, работах;
• ценовых показателях товаров, работ, услуг;
• основаниях выставления счета на оплату.

Ни один нормативный правовой акт не устанавливает перечень обязательных реквизитов для счета на оплату, как, например, это сделано для первички в 402-ФЗ (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Счет на оплату не является первичным учетным документом, но в некоторых случаях может им признаваться (пп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021). 

Оформление этого документа стало общепринятым обычаем делового оборота. Поэтому в счете, прежде всего, указывают платежные реквизиты.

При составлении счета на оплату в электронном виде следует придерживаться требований формата, если не принято решение об обмене документом в неформализованном виде — в виде doc, pdf или xml не по формату ФНС.

Формализованные и неформализованные документы в электронном документообороте

Таким образом, электронный счет на оплату должен содержать ряд обязательных элементов, среди которых:

Функция. Принимает значение 0 — счет на оплату, или 1 — счет-оферта. Формат позволяет сформировать счет, а также счет-оферту — счет на оплату, который содержит признаки договорного документа (ст. 435 и 438 ГК).

Содержание счета на оплату (СодСч). В нем обязательно указываются: 

• дата составления документа;
• номер документа, если номера нет, принимает значение — б/н (без номера);
• сведения о товарах (услугах, работах, ином) и их ценовые показатели, реквизиты строки «Всего к оплате», единица денежного измерения (валюта);
• сведения о продавце и покупателе.

Сведения о лице, подписывающем файл обмена в электронной форме (Подписант). Обязательно указываются: 

• должность;
• способ подтверждения полномочий представителя на подписание документа; 
• фамилия, имя, отчество (при наличии).

Сведениях о продавце. Указываются:

• Идентификационные сведения (ИдСв) — например: об ИП; организации, состоящей на учете в налоговом органе; о физлице; об иностранной организации, не состоящей на учете в налоговом органе.
• Банковские реквизиты получателя денежных средств (БанкРекв) — номер банковского счета, банковский идентификационный код (БИК), корреспондентский счет банка. 

Кто подписывает счет на оплату

Электронный счет на оплату однотитульный документ — подписывается только отправителем.

Счет подписывает руководитель юрлица или ИП, либо  уполномоченное лицо.

В поле Подписант обязательно указывают должность и способ подтверждения полномочий, который выбирается в соответствии с классификатором, указанном в формате. Если полномочия подтверждаются с помощью МЧД, необходимо заполнить сведения об электронной доверенности.

Напомним, что с 1 сентября 2024 года сотрудники, которые действуют от имени организации, при подписании документов, должны использовать сертификаты ЭП физлиц и подтверждать свои полномочия, например, с помощью машиночитаемых доверенностей.

Машиночитаемые доверенности (МЧД)

Как начать работу с документом в Диадоке

В API счета на оплату можно создавать и отправлять. В веб-версии — загружать готовые файлы, подписывать их, принимать входящие документы и просматривать их печатную форму.

Также в веб-версии есть возможность создавать счет на оплату в редакторе — в виде счета и счета-оферты. Как это делать, рассказали в статье — Счет на оплату можно создавать в редакторе Диадока.

Коротко о счете на оплату

Счет на оплату — документ с банковскими реквизитами для оплаты товаров, работ или услуг. Новый формат счета утвержден приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/29@ и поддерживается в сервисе Контур.Диадок.

Преимущества использования утвержденного ФНС формата:

• меньше доработок — в отличие от использования неформализованных счетов на оплату;
• формат предусматривает две функции — счет на оплату и счет-оферту;
• упрощение работы с налоговой — документ можно предоставлять в исходном XML-формате.

Документ подписывает только отправитель. Может подписывать руководитель юрлица или ИП, либо уполномоченное лицо. Если подписывает уполномоченный сотрудник, нужно подтверждать полномочия, например, с помощью МЧД.

Переходите на ЭДО

Обменивайтесь документами с контрагентами мгновенно в Диадоке

Подключиться