УПД и УКД: в чем разница и в каких случаях использовать

Расскажем, чем отличаются универсальный передаточный документ (УПД) и универсальный корректировочный документ (УКД), и в каких случаях их применяют.

Дмитрий Федоров Автор-эксперт Анна Крамаренко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Что такое УПД

УПД может выступать как в роли первичного документа, так и в роли документа, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ. 

Если УПД используют только как первичный документ — он подтверждает факт передачи товаров, выполнения работ, оказания услуг, перехода имущественных прав. В зависимости от специфики сделки УПД может заменять накладную, акт выполненных работ, оказанных услуг. Когда в рамках одной сделки передают товар и оказывают услугу, то информацию можно включить в один УПД. Например, информацию о стоимости товара и расходах на его доставку.

Если УПД используют как первичный документ и счет-фактуру — дополнительно он служит основанием для исчисления НДС и принятия покупателем этого налога к вычету. В этом качестве УПД заменяет стандартный счет-фактуру.

Подробнее о том, какие документы заменяет УПД

Электронный УПД выставляют по обязательному к применению формату, утвержденному приложением № 1 приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Когда обязательно использовать УПД

Бывают ситуации, когда использование УПД обязательно. Например:

При отгрузке товаров, подлежащих обязательной маркировке. В этом случае необходимо использовать именно электронный УПД согласно правилам маркировки отдельных товарных групп  (п.11.1 постановления Правительства от 26.04.2019 № 515). Перечень товаров, подлежащих маркировке, постоянно пополняется и указан в распоряжении Правительства от 28.04.2018 № 792р. 

При отгрузке прослеживаемых товаров. Также необходимо применять УПД, если продавец не платит НДС вообще или по данной сделке (п. 13 положения, утвержденного постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1108). 

Плательщикам НДС при реализации прослеживаемых товаров разрешено вместо УПД использовать традиционную пару документов — товарную накладную и счет-фактуру. 

Вне зависимости от выбранного вида все документы, связанные с отгрузкой прослеживаемых товаров, должны оформляться в электронном виде — за исключением случаев, предусмотренных законом. 

При реализации и перемещении прослеживаемых товаров допустимо оформлять УПД на бумаге, но только в следующих случаях:

• физическим лицам для личного использования;

• плательщикам налога на профессиональный доход (самозанятым);

• в рамках процедуры экспорта или реэкспорта;

• на территорию другого государства ЕАЭС.

Основание — п.1.1 статьи 169 НК.

Перечень прослеживаемых товаров утвержден постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110.

Когда нельзя использовать УПД

Иногда использование УПД запрещено. Например:

При получении аванса. В этом случае нет факта передачи товаров или оказания услуг. Использовать УПД в качестве только счета-фактуры, по разъяснению налоговой, нельзя (письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@). Получатель аванса должен выставлять авансовую счет-фактуру.

Как сопроводительный документ при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Необходимо оформлять товарно-транспортную накладную (п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ; письмо Минфина от 01.10.2021 № 27-05-16/79625).

Отправляйте УПД быстро и безопасно

Диадок позволит сформировать документ по нужному формату и мгновенно передать контрагенту. Электронный УПД никогда не потеряется и всегда будет доступен.

Подключиться

Что такое УКД

Универсальный корректировочный документ (УКД) предназначен для внесения изменений в уже оформленную хозяйственную операцию. УКД совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг.

УКД никогда не оформляют при первичной отгрузке товаров или оказании услуг. Его используют только после совершения хозяйственной операции, когда необходимо изменить стоимость или количество после отгрузки товаров, работ, услуг. 

В корректировочном документе исправляют только те позиции, которые согласованы в документах на изменение стоимости. Для этого нужен документ-основание.

Электронный формат УКД обязателен для применения и утвержден приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. 

В каких случаях использовать УКД

Налоговая рекомендует использовать УКД в ситуациях (приложение 2 к письму ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@):

1. Изменилась общая стоимость отгруженного товара, работы или услуги по предложению продавца по причине изменения цены (тарифа) и количества (объема).

2. Есть согласие продавца с односторонней претензией от покупателя при выявленных расхождениях по количеству товаров или объемам выполненных работ, оказанных услуг. 

Когда нельзя использовать УКД

УКД нельзя использовать:

1. При возврате продавцу товара, который покупатель уже принял на учет. Например, это может быть возврат в соответствии с условиями гарантии.

2. Если изменение стоимости связано с ошибкой, которую продавец допустил в исходных документах. В этом случае исправляют исходный документ.

Коротко об УПД и УКД

Универсальный передаточный документ может использоваться как первичный документ или как счет-фактура и первичный документ одновременно.

Электронный формат УПД обязателен при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Бумажный вариант допустим лишь в некоторых случаях, предусмотренных законом.

УПД нельзя использовать при получении аванса или при обороте алкогольной продукции.

Универсальный корректировочный документ нужен для исправления уже оформленной операции. 

Электронный УКД нельзя использовать при возврате товара, уже принятого на учет. В этом случае используют корректировочный счет-фактуру.

Также электронный УКД не используют для исправления данных в документах, не связанных с изменением количества или стоимости товара. Если ошибочный УКД уже подписан покупателем в Диадоке потребуется:

• либо подписать и аннулировать документ. После этого нужно заново отправить корректный исходный документ;
• либо отказать в подписи и отправить корректный УКД заново.

Настройте обмен электронными документами

Переведите документооборот в онлайн с Диадоком

Подключиться