Автоматизация электронного документооборота

Что такое автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота — это внедрение в структуру компании системы, которая упрощает бизнес-процессы. Работа с документами ускоряется и требует меньшего участия сотрудников. В первую очередь это предполагает переход на электронный документооборот (ЭДО) и упрощение каждого этапа делопроизводства.

Такие системы повышают производительность работы, так как позволяют:

• получать и отправлять документы онлайн,
• согласовывать, оперативно подписывать закрывающие и другие документы с контрагентами,
• настроить удаленный доступ,
• надежно хранить файлы в электронном архиве,
• фиксировать историю действий,
• контролировать этапы исполнения,
• выстроить понятный документооборот между сотрудниками, отделами,
• снизить число ошибок за счет автоматизации процессов: автоматического заполнения форм, формирования документов на основе шаблонов, автоподписания,
• безопасно передавать данные по зашифрованным каналам телекоммуникационной связи;
• создать единую базу, что исключит дублирование, а поиск нужных файлов будет занимать минимум времени,
• разграничить права доступа сотрудников к информации,
• обеспечить конфиденциальность.

Системы для автоматизации документооборота помогают настроить управление потоками, выстроить стандартные действия, создать маршруты движения документов. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от недочетов, слабых мест в схеме документооборота организации.

Документы при обмене в системах ЭДО не надо дублировать на бумаге. Они получают юридическую значимость за счет применения электронных подписей. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной, поэтому:

• электронные документы принимаются госорганами, судами;
• для обмена с контрагентами не нужны дополнительные соглашения.

Автоматизация документооборота часто включает в себя интеграцию сервиса ЭДО с другими системами управления предприятием. Управление документацией становится эффективным на протяжении всего ее жизненного цикла. Отладка бизнес-процессов сэкономит время сотрудников на такие рутинные задачи, как поиск данных в разрозненных базах, восстановление утраченной документации, распечатку, отправку бумажных документов.

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации

С развитием компании растут и объемы документооборота. Стихийная организация делопроизводства, сложные и длинные цепочки согласования, разрозненность данных, отсутствие прямой коммуникации между отделами серьезно влияют на качество работы и производительность сотрудников. Это помеха в достижении конкурентоспособности, нужных экономических показателей.

В связи с этим в организации могут возникнуть следующие проблемы:

• разлаженность в работе структурных подразделений,
• отсутствие целостной картины состояния дел,
• снижение производительности труда,
• большие траты времени сотрудников на распечатку, сбор подписей, подготовку к отправке контрагенту, распределение входящих документов, сканирование, занесение в учетную систему, архивирование документов,
• неструктурированное хранение данных, которое затрудняет поиск и приводит к дублированию или потере документов.

Также нарушается конфиденциальность, растут расходы на печать, бумагу, содержание архива, замедляется взаимодействие внутри компании и с контрагентами. Длительный процесс подписания, ошибки при оформлении договоров и актов, утеря документации ухудшают репутацию предприятия. Это приводит к снижению конкурентоспособности.

Электронный документооборот закроет эти уязвимости и поможет эффективно управлять потоками документов. Причем эти механизмы полезны как для крупных предприятий, так и для малых организаций. Автоматизация документооборота:

• Избавляет от издержек бумажного делопроизводства. С системой ЭДО не нужно распечатывать, отправлять бумажные документы, вручную вводить данные в учетную программу. Ручной труд и человеческий фактор сводятся к минимуму, снижаются финансовые расходы на бумагу, печать и отправку, временной ресурс сотрудников освобождается для выполнения серьезных задач. Исчезает потребность в помещении для архива бумажной документации.
• Ускоряет бизнес-процессы. Передача документов между согласующими происходит в один клик. В считанные минуты акты, счета, соглашения отправляются и контрагентам.
• Структурирует данные. В системе ведется автоматический учет каждого файла и действий с ним, а также история исполнения задач. Документы хранятся в едином электронном архиве с понятной логической структурой. Файлы надежно защищены, а поиск требуемых занимает минимум времени.

При автоматизации документооборота структурные подразделения взаимодействуют слаженно, информация защищена, а риск ошибок сводится к нулю. Регламентация бизнес-процессов повышает производительность и выводит компанию на более высокий уровень.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Классификация систем автоматизации электронного документооборота весьма условная. В зависимости от их возможностей выделяют группы:

• Work-Flow-системы. Оптимизируют не отдельные операции, а цельные процессы. Причем каждый «поток работ» четко регламентирован и структурирован. Такие сервисы включают в себя инструменты для контроля, поэтому практически исключают ошибки и срывы сроков.
• Системы делопроизводства. Подходят, если у компаний стандартизированные правила делопроизводства и вертикальная структура управления. Такие программы упорядочивают работу с документами, уменьшают количество ручных операций, оптимизируют перемещение файлов, позволяют создать единый архив с опцией поиска.
• Электронные архивы. В таких системах хранятся гигабайты данных. Можно разграничивать права, находить нужные файлы за счет понятных фильтров. Снижается риск порчи и потери документов. Сегодня архивы уже включены в состав комплексных систем автоматизации ЭДО.
• ECM-системы. Подходят для любых массивов данных. Позволяют результативно управлять данными, гибко адаптироваться к внутренним системам, распределять задачи и отслеживать выполнение поручений.

По другим критериям выделяют клиент-серверные системы, интегрированные с базами данных, веб-решения и облачные сервисы. Кроме того, системы могут ориентироваться на внутренний документооборот (СЭД — системы электронного документооборота) и на внешний (системы ЭДО). Для выбора конкретного решения следует опираться на стоящие перед бизнесом задачи.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

IT-разработчики предлагают разные решения по автоматизации документооборота предприятий. Для обоснованного выбора программного обеспечения важно обратить внимание на следующие критерии:

• Технические возможности системы, в том числе допустимое количество документов и пользователей, доступный объем хранения данных, возможность интеграции с учетной системой, наличие роуминга с другими операторами и удаленного (мобильного) доступа.
• Дополнительный функционал, например маршруты согласования, шаблоны, массовые действия над документами, ограничение доступа.
• Возможность масштабирования, что особенно востребовано для развивающегося бизнеса.
• Уровень техподдержки и безопасность сервиса, в частности, скорость восстановления доступа при сбое и резервное копирование файлов.
• Удобство пользования, включая интуитивно понятный интерфейс и логично выстроенное меню.
• Стоимость решения, а также техподдержки, внедрения и настройки системы, оборудования, обновлений.

Прежде чем делать выбор, важно тщательно изучить делопроизводство в компании. Специалисты системы ЭДО попросят вас рассказать больше о том, как устроены бизнес-процессы и какие задачи хотите решить. С учетом этого вам могут предложить готовое или индивидуальное решение с подходящим функционалом. При возможности стоит проверить работу сервиса с помощью демоверсии.

Также важно подготовить к изменениям сотрудников организации. Необходимо рассказать, что они получат от автоматизации документооборота, а также провести обучение.

Готовые решения

Для упрощения документооборота и автоматизации делопроизводства необязательно внедрять систему с персональными настройками. Современные сервисы автоматизации документооборота способны подстраиваться под требования, адаптироваться под нужды компании. Рассмотрим, какие готовые решения для достижения бизнес-целей предлагает сервис для обмена юридически значимыми документами Контур.Диадок.

Для автоматизации делопроизводства Диадок предлагает два центральных направления. Первое — встраивание сервиса в используемую учетную систему. Интеграционных решений несколько:

Модуль для 1С. Встраивание ЭДО в учетную систему 1С позволит упростить работу бухгалтерии и других отделов с большим документооборотом. Действия с документами (отправка, получение, подписание) ведутся в модуле, в привычном интерфейсе 1С. При этом некоторые операции могут выполняться автоматически.

Модуль избавляет от ручного ввода данных и ошибок, автоматически перенося сведения из электронных документов в учетную систему, минимизирует расхождения с контрагентами.

Больше о функциях модуля Диадока для 1С рассказал наш эксперт на конференции DiadocDay 2022:

Диадок.Коннектор. Облачное решение позволяет интегрировать сервис ЭДО с любой информационной системой, включая собственные решения. Для работы не понадобится заходить в веб-версию Диадока — при получении, отправке, выгрузке документов сервис обращается к источнику файлов на компьютере или сервере.

Коннектор оптимален для обработки больших объемов документооборота, поскольку операции с документами могут происходить автоматически. Возможны и массовые действия, в том числе аннулирование и распределение по подразделениям. Пакет документов из формата системы СБИС можно преобразовать в нужный формат для отправки через Диадок.

Как работает коннектор Диадока, кому подойдет и какие дает возможности для интеграции, рассказали в видеоролике:

API Диадока. Ключ API позволит создать персональное интеграционное решение, с которым операции с файлами будут доступны из учетной системы компании. При этом после интеграции в системе появится необходимая функциональность Диадока: создание документов в утвержденном ФНС xml-формате, отправка, получение, согласование и автоматическое подписание. Также появятся функции смены статусов, поиска нужных файлов, работы со списком контрагентов.

Подробнее о том, какие возможности дает API Диадока, кому подойдет и что учесть, узнаете из видео:

Второе направление для автоматизации документооборота в Диадоке — дополнительные опции. С ними число ручных операций уменьшается, а обработка файлов ускоряется. В качестве дополнительных продуктов Диадок предлагает:

• Маршруты согласования. Удобны при длинных, но типовых схемах согласования. Документы автоматически проходят заданные шаги, попадая к нужному исполнителю. Руководитель может отслеживать процесс и соблюдение сроков.
• Теги. Дополнительные метки на документе ускоряют поиск файлов в архиве и позволяют поставить документ на маршрут согласования.
• Кастомные веб-формы. Их использование поможет соблюдать корпоративный стиль компании. Они применяются для отображения печатной формы электронного документа по шаблону организации, при этом в них можно добавить имиджевые элементы или дополнительные реквизиты.
• Свои типы документов (СТД). Это любые типы документов, к которым присоединяются метаданные из информационной системы. Структурированные xml-файлы обрабатываются автоматически без ручного переноса данных в информационную систему. В xml-формат можно перевести часто встречающиеся документы: отчеты, заказы, экспедиторские расписки, спецификации, сметы и другие. Неформализованные документы благодаря СТД получат имя, что упростит поиск файлов в pdf-формате.
• Шаблоны. Упрощают документооборот при работе по агентской схеме с удаленными представителями или партнерами, в другом сценарии помогают собирать клиентские данные об объемах услуг. Также подойдут для ситуаций, когда контрагент должен первым поставить подпись в документе, который готовите вы. Работает это так: вы отправляете предзаполненный шаблон, контрагент проверяет, подписывает, отправляет обратно, вы получаете и ставите свою подпись. Благодаря шаблону в агентских договорах, отчетах, актах не будет ошибок и искажения содержания, а проверка займет минимум времени.
• Дополнительную подпись. Эта опция позволяет поставить на документ две и более электронные подписи, каждая из которых отражается в протоколе передачи и на синем штампе. Благодаря этому обе стороны смогут следить за процессом подписания, что повысит прозрачность документооборота и финансовую безопасность, а также упростит контроль.
• Трехстороннюю подпись. При подключении этой функциональности три контрагента смогут подписать документ КЭП, например договор лизинга.
  Как работает трехстороннее подписание в Диадоке, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Показали, как процесс выглядит для отправителя, промежуточного и конечного получателя:

• Закрытые пакеты. Отправка файлов в виде закрытого пакета сделает невозможной обработку документов по отдельности. Согласовать, подписать, отклонить, аннулировать можно только весь пакет. Это облегчит корректное закрытие сделок, ускорит работу с поставками, упростит отслеживание ответов от контрагентов.

Некоторые дополнительные опции Диадока касаются работы самого сервиса. Так, для повышения уровня безопасности можно открыть доступ к электронным документам только с конкретных IP-адресов. Также с Диадоком можно заключить соглашение об уровне сервиса Service Level Agreement (SLA). В таком случае гарантированы 99 % доступности сервиса в год и оперативность решения обращений по ВИП-линии техподдержки.

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Работу сервиса для автоматизации документооборота оценивают по нескольким критериям: зрелость, масштабируемость, степень защиты данных, возможность разграничения прав, уровень техподдержки.

В любом случае автоматизация делопроизводства поможет компании:

• упростить бизнес-процессы, автоматизировать операции с файлами,
• ускорить обработку больших массивов данных,
• своевременно передавать документы контрагентам,
• снизить трудозатраты, освободить время сотрудников для более актуальных задач,
• минимизировать человеческий фактор, как следствие, улучшить репутацию и повысить лояльности клиентов,
• экономить на печати, почтовых и курьерских услугах, содержании архива,
• оперативно представлять документы в контролирующие органы благодаря быстрому поиску нужных файлов в едином архиве и их моментальной выгрузке,
• отслеживать документооборот — контролировать действия, исполнение, сроки,
• получать доступ к файлам из любого места и в удобное время.

Кроме того, автоматизация процессов улучшает взаимодействие между подразделениями компании, повышает корпоративное сознание за счет того, что сотрудники вовлечены в единую систему.

Электронный документооборот — не только возможность трансформировать и ускорить бизнес-процессы. Автоматизация делопроизводства необходима для повышения конкурентоспособности на рынке, сохранения и роста лояльности клиентов. Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами. Эксперты Диадока разъяснят нюансы перехода на ЭДО, найдут решение для вашей компании и помогут с покупкой лицензии.