Автоматизация электронного документооборота

Работа каждой компании сопряжена с большими объемами документов — договоров, соглашений, писем, счетов-фактур, актов. Для оперативного согласования, надежного хранения, контроля согласования и подписания организации внедряют ЭДО и автоматизируют операции с документами. Расскажем, зачем нужна трансформация рабочих процессов и как выбрать способ автоматизации.

Подключайтесь к ЭДО с Диадоком

Ускорьте бизнес-процессы и сэкономьте на бумаге и доставке

Подключиться

Что такое автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота — это внедрение в структуру компании системы, которая упрощает бизнес-процессы. Работа с документами ускоряется и требует меньшего участия сотрудников. В первую очередь это предполагает переход на электронный документооборот (ЭДО) и упрощение каждого этапа делопроизводства.

Такие системы повышают производительность работы, так как позволяют:

• получать и отправлять документы онлайн,
• согласовывать, оперативно подписывать закрывающие и другие документы с контрагентами,
• настроить удаленный доступ,
• надежно хранить файлы в электронном архиве,
• фиксировать историю действий,
• контролировать этапы исполнения,
• выстроить понятный документооборот между сотрудниками, отделами,
• снизить число ошибок за счет автоматизации процессов: автоматического заполнения форм, формирования документов на основе шаблонов, автоподписания,
• безопасно передавать данные по зашифрованным каналам телекоммуникационной связи;
• создать единую базу, что исключит дублирование, а поиск нужных файлов будет занимать минимум времени,
• разграничить права доступа сотрудников к информации,
• обеспечить конфиденциальность.

Системы для автоматизации документооборота помогают настроить управление потоками, выстроить стандартные действия, создать маршруты движения документов. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от недочетов, слабых мест в схеме документооборота организации.

Документы при обмене в системах ЭДО не надо дублировать на бумаге. Они получают юридическую значимость за счет применения электронных подписей. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной, поэтому:

• электронные документы принимаются госорганами, судами;
• для обмена с контрагентами не нужны дополнительные соглашения.

Переходите на цифровые технологии — автоматизируйте обмен документами и их обработку в Диадоке

Подключиться

Автоматизация документооборота часто включает в себя интеграцию сервиса ЭДО с другими системами управления предприятием. Управление документацией становится эффективным на протяжении всего ее жизненного цикла. Отладка бизнес-процессов сэкономит время сотрудников на такие рутинные задачи, как поиск данных в разрозненных базах, восстановление утраченной документации, распечатку, отправку бумажных документов.

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации

С развитием компании растут и объемы документооборота. Стихийная организация делопроизводства, сложные и длинные цепочки согласования, разрозненность данных, отсутствие прямой коммуникации между отделами серьезно влияют на качество работы и производительность сотрудников. Это помеха в достижении конкурентоспособности, нужных экономических показателей.

В связи с этим в организации могут возникнуть следующие проблемы:

• разлаженность в работе структурных подразделений,
• отсутствие целостной картины состояния дел,
• снижение производительности труда,
• большие траты времени сотрудников на распечатку, сбор подписей, подготовку к отправке контрагенту, распределение входящих документов, сканирование, занесение в учетную систему, архивирование документов,
• неструктурированное хранение данных, которое затрудняет поиск и приводит к дублированию или потере документов.

Также нарушается конфиденциальность, растут расходы на печать, бумагу, содержание архива, замедляется взаимодействие внутри компании и с контрагентами. Длительный процесс подписания, ошибки при оформлении договоров и актов, утеря документации ухудшают репутацию предприятия. Это приводит к снижению конкурентоспособности.

Электронный документооборот закроет эти уязвимости и поможет эффективно управлять потоками документов. Причем эти механизмы полезны как для крупных предприятий, так и для малых организаций. Автоматизация документооборота:

• Избавляет от издержек бумажного делопроизводства. С системой ЭДО не нужно распечатывать, отправлять бумажные документы, вручную вводить данные в учетную программу. Ручной труд и человеческий фактор сводятся к минимуму, снижаются финансовые расходы на бумагу, печать и отправку, временной ресурс сотрудников освобождается для выполнения серьезных задач. Исчезает потребность в помещении для архива бумажной документации.
• Ускоряет бизнес-процессы. Передача документов между согласующими происходит в один клик. В считанные минуты акты, счета, соглашения отправляются и контрагентам.
• Структурирует данные. В системе ведется автоматический учет каждого файла и действий с ним, а также история исполнения задач. Документы хранятся в едином электронном архиве с понятной логической структурой. Файлы надежно защищены, а поиск требуемых занимает минимум времени.

При автоматизации документооборота структурные подразделения взаимодействуют слаженно, информация защищена, а риск ошибок сводится к нулю. Регламентация бизнес-процессов повышает производительность и выводит компанию на более высокий уровень.

Поможем подобрать решение и подключиться к ЭДО

Оставить заявку

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Классификация систем автоматизации электронного документооборота весьма условная. В зависимости от их возможностей выделяют группы:

• Work-Flow-системы. Оптимизируют не отдельные операции, а цельные процессы. Причем каждый «поток работ» четко регламентирован и структурирован. Такие сервисы включают в себя инструменты для контроля, поэтому практически исключают ошибки и срывы сроков.
• Системы делопроизводства. Подходят, если у компаний стандартизированные правила делопроизводства и вертикальная структура управления. Такие программы упорядочивают работу с документами, уменьшают количество ручных операций, оптимизируют перемещение файлов, позволяют создать единый архив с опцией поиска.
• Электронные архивы. В таких системах хранятся гигабайты данных. Можно разграничивать права, находить нужные файлы за счет понятных фильтров. Снижается риск порчи и потери документов. Сегодня архивы уже включены в состав комплексных систем автоматизации ЭДО.
• ECM-системы. Подходят для любых массивов данных. Позволяют результативно управлять данными, гибко адаптироваться к внутренним системам, распределять задачи и отслеживать выполнение поручений.

По другим критериям выделяют клиент-серверные системы, интегрированные с базами данных, веб-решения и облачные сервисы. Кроме того, системы могут ориентироваться на внутренний документооборот (СЭД — системы электронного документооборота) и на внешний (системы ЭДО). Для выбора конкретного решения следует опираться на стоящие перед бизнесом задачи.

Выберите самый выгодный тариф и откройте все возможности ЭДО с Диадоком

Подключиться

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

IT-разработчики предлагают разные решения по автоматизации документооборота предприятий. Для обоснованного выбора программного обеспечения важно обратить внимание на следующие критерии:

• Технические возможности системы, в том числе допустимое количество документов и пользователей, доступный объем хранения данных, возможность интеграции с учетной системой, наличие роуминга с другими операторами и удаленного (мобильного) доступа.
• Дополнительный функционал, например маршруты согласования, шаблоны, массовые действия над документами, ограничение доступа.
• Возможность масштабирования, что особенно востребовано для развивающегося бизнеса.
• Уровень техподдержки и безопасность сервиса, в частности, скорость восстановления доступа при сбое и резервное копирование файлов.
• Удобство пользования, включая интуитивно понятный интерфейс и логично выстроенное меню.
• Стоимость решения, а также техподдержки, внедрения и настройки системы, оборудования, обновлений.

Попробуйте электронный документооборот в Диадоке. Удобная веб-версия, бесплатные подключение к сервису, получение и хранение документов

Подключиться

Прежде чем делать выбор, важно тщательно изучить делопроизводство в компании. Специалисты системы ЭДО попросят вас рассказать больше о том, как устроены бизнес-процессы и какие задачи хотите решить. С учетом этого вам могут предложить готовое или индивидуальное решение с подходящим функционалом. При возможности стоит проверить работу сервиса с помощью демоверсии.

Также важно подготовить к изменениям сотрудников организации. Необходимо рассказать, что они получат от автоматизации документооборота, а также провести обучение.

Готовые решения

Для упрощения документооборота и автоматизации делопроизводства необязательно внедрять систему с персональными настройками. Современные сервисы автоматизации документооборота способны подстраиваться под требования, адаптироваться под нужды компании. Рассмотрим, какие готовые решения для достижения бизнес-целей предлагает сервис для обмена юридически значимыми документами Контур.Диадок.

Для автоматизации делопроизводства Диадок предлагает два центральных направления. Первое — встраивание сервиса в используемую учетную систему. Интеграционных решений несколько:

Модуль для 1С. Встраивание ЭДО в учетную систему 1С позволит упростить работу бухгалтерии и других отделов с большим документооборотом. Действия с документами (отправка, получение, подписание) ведутся в модуле, в привычном интерфейсе 1С. При этом некоторые операции могут выполняться автоматически.

Модуль избавляет от ручного ввода данных и ошибок, автоматически перенося сведения из электронных документов в учетную систему, минимизирует расхождения с контрагентами.

Больше о функциях модуля Диадока для 1С рассказал наш эксперт на конференции DiadocDay 2022:

Диадок.Коннектор. Облачное решение позволяет интегрировать сервис ЭДО с любой информационной системой, включая собственные решения. Для работы не понадобится заходить в веб-версию Диадока — при получении, отправке, выгрузке документов сервис обращается к источнику файлов на компьютере или сервере.

Коннектор оптимален для обработки больших объемов документооборота, поскольку операции с документами могут происходить автоматически. Возможны и массовые действия, в том числе аннулирование и распределение по подразделениям. Пакет документов из формата системы СБИС можно преобразовать в нужный формат для отправки через Диадок.

Как работает коннектор Диадока, кому подойдет и какие дает возможности для интеграции, рассказали в видеоролике:

API Диадока. Ключ API позволит создать персональное интеграционное решение, с которым операции с файлами будут доступны из учетной системы компании. При этом после интеграции в системе появится необходимая функциональность Диадока: создание документов в утвержденном ФНС xml-формате, отправка, получение, согласование и автоматическое подписание. Также появятся функции смены статусов, поиска нужных файлов, работы со списком контрагентов.

Подробнее о том, какие возможности дает API Диадока, кому подойдет и что учесть, узнаете из видео:

Специалисты Диадока помогут получить КЭП, подобрать интеграционное решение и подключиться к ЭДО

Подключиться

Второе направление для автоматизации документооборота в Диадоке — дополнительные опции. С ними число ручных операций уменьшается, а обработка файлов ускоряется. В качестве дополнительных продуктов Диадок предлагает:

• Маршруты согласования. Удобны при длинных, но типовых схемах согласования. Документы автоматически проходят заданные шаги, попадая к нужному исполнителю. Руководитель может отслеживать процесс и соблюдение сроков.
• Теги. Дополнительные метки на документе ускоряют поиск файлов в архиве и позволяют поставить документ на маршрут согласования.
• Кастомные веб-формы. Их использование поможет соблюдать корпоративный стиль компании. Они применяются для отображения печатной формы электронного документа по шаблону организации, при этом в них можно добавить имиджевые элементы или дополнительные реквизиты.
• Свои типы документов (СТД). Это любые типы документов, к которым присоединяются метаданные из информационной системы. Структурированные xml-файлы обрабатываются автоматически без ручного переноса данных в информационную систему. В xml-формат можно перевести часто встречающиеся документы: отчеты, заказы, экспедиторские расписки, спецификации, сметы и другие. Неформализованные документы благодаря СТД получат имя, что упростит поиск файлов в pdf-формате.
• Шаблоны. Упрощают документооборот при работе по агентской схеме с удаленными представителями или партнерами, в другом сценарии помогают собирать клиентские данные об объемах услуг. Также подойдут для ситуаций, когда контрагент должен первым поставить подпись в документе, который готовите вы. Работает это так: вы отправляете предзаполненный шаблон, контрагент проверяет, подписывает, отправляет обратно, вы получаете и ставите свою подпись. Благодаря шаблону в агентских договорах, отчетах, актах не будет ошибок и искажения содержания, а проверка займет минимум времени.
• Дополнительную подпись. Эта опция позволяет поставить на документ две и более электронные подписи, каждая из которых отражается в протоколе передачи и на синем штампе. Благодаря этому обе стороны смогут следить за процессом подписания, что повысит прозрачность документооборота и финансовую безопасность, а также упростит контроль.
• Трехстороннюю подпись. При подключении этой функциональности три контрагента смогут подписать документ КЭП, например договор лизинга.
  Как работает трехстороннее подписание в Диадоке, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Показали, как процесс выглядит для отправителя, промежуточного и конечного получателя:

• Закрытые пакеты. Отправка файлов в виде закрытого пакета сделает невозможной обработку документов по отдельности. Согласовать, подписать, отклонить, аннулировать можно только весь пакет. Это облегчит корректное закрытие сделок, ускорит работу с поставками, упростит отслеживание ответов от контрагентов.

Расскажем обо всех функциональностях Диадока для автоматизации вашего бизнеса

Оставить заявку

Некоторые дополнительные опции Диадока касаются работы самого сервиса. Так, для повышения уровня безопасности можно открыть доступ к электронным документам только с конкретных IP-адресов. Также с Диадоком можно заключить соглашение об уровне сервиса Service Level Agreement (SLA). В таком случае гарантированы 99 % доступности сервиса в год и оперативность решения обращений по ВИП-линии техподдержки.

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Работу сервиса для автоматизации документооборота оценивают по нескольким критериям: зрелость, масштабируемость, степень защиты данных, возможность разграничения прав, уровень техподдержки.

В любом случае автоматизация делопроизводства поможет компании:

• упростить бизнес-процессы, автоматизировать операции с файлами,
• ускорить обработку больших массивов данных,
• своевременно передавать документы контрагентам,
• снизить трудозатраты, освободить время сотрудников для более актуальных задач,
• минимизировать человеческий фактор, как следствие, улучшить репутацию и повысить лояльности клиентов,
• экономить на печати, почтовых и курьерских услугах, содержании архива,
• оперативно представлять документы в контролирующие органы благодаря быстрому поиску нужных файлов в едином архиве и их моментальной выгрузке,
• отслеживать документооборот — контролировать действия, исполнение, сроки,
• получать доступ к файлам из любого места и в удобное время.

Кроме того, автоматизация процессов улучшает взаимодействие между подразделениями компании, повышает корпоративное сознание за счет того, что сотрудники вовлечены в единую систему.

Электронный документооборот — не только возможность трансформировать и ускорить бизнес-процессы. Автоматизация делопроизводства необходима для повышения конкурентоспособности на рынке, сохранения и роста лояльности клиентов. Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами. Эксперты Диадока разъяснят нюансы перехода на ЭДО, найдут решение для вашей компании и помогут с покупкой лицензии.

Ответим на вопросы и настроим электронный документооборот

Подключиться