Работа каждой компании сопряжена с большими объемами документов — договоров, соглашений, писем, счетов-фактур, актов. Для оперативного согласования, надежного хранения, контроля согласования и подписания организации внедряют ЭДО и автоматизируют операции с документами. Расскажем, зачем нужна трансформация рабочих процессов и как выбрать способ автоматизации.

Что такое автоматизация документооборота
Автоматизация документооборота — это внедрение в структуру компании системы, которая упрощает бизнес-процессы. Работа с документами ускоряется и требует меньшего участия сотрудников. В первую очередь это предполагает переход на электронный документооборот (ЭДО) и упрощение каждого этапа делопроизводства.
Такие системы повышают производительность работы, так как позволяют:
- получать и отправлять документы онлайн,
- согласовывать, оперативно подписывать закрывающие и другие документы с контрагентами,
- настроить удаленный доступ,
- надежно хранить файлы в электронном архиве,
- фиксировать историю действий,
- контролировать этапы исполнения,
- выстроить понятный документооборот между сотрудниками, отделами,
- снизить число ошибок за счет автоматизации процессов: автоматического заполнения форм, формирования документов на основе шаблонов, автоподписания,
- безопасно передавать данные по зашифрованным каналам телекоммуникационной связи;
- создать единую базу, что исключит дублирование, а поиск нужных файлов будет занимать минимум времени,
- разграничить права доступа сотрудников к информации,
- обеспечить конфиденциальность.
Системы для автоматизации документооборота помогают настроить управление потоками, выстроить стандартные действия, создать маршруты движения документов. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от недочетов, слабых мест в схеме документооборота организации.
Документы при обмене в системах ЭДО не надо дублировать на бумаге. Они получают юридическую значимость за счет применения электронных подписей. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной, поэтому:
- электронные документы принимаются госорганами, судами;
- для обмена с контрагентами не нужны дополнительные соглашения.
Переходите на цифровые технологии — автоматизируйте обмен документами и их обработку в Диадоке
Автоматизация документооборота часто включает в себя интеграцию сервиса ЭДО с другими системами управления предприятием. Управление документацией становится эффективным на протяжении всего ее жизненного цикла. Отладка бизнес-процессов сэкономит время сотрудников на такие рутинные задачи, как поиск данных в разрозненных базах, восстановление утраченной документации, распечатку, отправку бумажных документов.
Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации
С развитием компании растут и объемы документооборота. Стихийная организация делопроизводства, сложные и длинные цепочки согласования, разрозненность данных, отсутствие прямой коммуникации между отделами серьезно влияют на качество работы и производительность сотрудников. Это помеха в достижении конкурентоспособности, нужных экономических показателей.
В связи с этим в организации могут возникнуть следующие проблемы:
- разлаженность в работе структурных подразделений,
- отсутствие целостной картины состояния дел,
- снижение производительности труда,
- большие траты времени сотрудников на распечатку, сбор подписей, подготовку к отправке контрагенту, распределение входящих документов, сканирование, занесение в учетную систему, архивирование документов,
- неструктурированное хранение данных, которое затрудняет поиск и приводит к дублированию или потере документов.
Также нарушается конфиденциальность, растут расходы на печать, бумагу, содержание архива, замедляется взаимодействие внутри компании и с контрагентами. Длительный процесс подписания, ошибки при оформлении договоров и актов, утеря документации ухудшают репутацию предприятия. Это приводит к снижению конкурентоспособности.
Электронный документооборот закроет эти уязвимости и поможет эффективно управлять потоками документов. Причем эти механизмы полезны как для крупных предприятий, так и для малых организаций. Автоматизация документооборота:
- Избавляет от издержек бумажного делопроизводства. С системой ЭДО не нужно распечатывать, отправлять бумажные документы, вручную вводить данные в учетную программу. Ручной труд и человеческий фактор сводятся к минимуму, снижаются финансовые расходы на бумагу, печать и отправку, временной ресурс сотрудников освобождается для выполнения серьезных задач. Исчезает потребность в помещении для архива бумажной документации.
- Ускоряет бизнес-процессы. Передача документов между согласующими происходит в один клик. В считанные минуты акты, счета, соглашения отправляются и контрагентам.
- Структурирует данные. В системе ведется автоматический учет каждого файла и действий с ним, а также история исполнения задач. Документы хранятся в едином электронном архиве с понятной логической структурой. Файлы надежно защищены, а поиск требуемых занимает минимум времени.
При автоматизации документооборота структурные подразделения взаимодействуют слаженно, информация защищена, а риск ошибок сводится к нулю. Регламентация бизнес-процессов повышает производительность и выводит компанию на более высокий уровень.
Подключитесь к Диадоку и забудьте о сложностях в документообороте
Виды систем автоматизации документооборота предприятия
Классификация систем автоматизации электронного документооборота весьма условная. В зависимости от их возможностей выделяют группы:
- Work-Flow-системы. Оптимизируют не отдельные операции, а цельные процессы. Причем каждый «поток работ» четко регламентирован и структурирован. Такие сервисы включают в себя инструменты для контроля, поэтому практически исключают ошибки и срывы сроков.
- Системы делопроизводства. Подходят, если у компаний стандартизированные правила делопроизводства и вертикальная структура управления. Такие программы упорядочивают работу с документами, уменьшают количество ручных операций, оптимизируют перемещение файлов, позволяют создать единый архив с опцией поиска.
- Электронные архивы. В таких системах хранятся гигабайты данных. Можно разграничивать права, находить нужные файлы за счет понятных фильтров. Снижается риск порчи и потери документов. Сегодня архивы уже включены в состав комплексных систем автоматизации ЭДО.
- ECM-системы. Подходят для любых массивов данных. Позволяют результативно управлять данными, гибко адаптироваться к внутренним системам, распределять задачи и отслеживать выполнение поручений.
По другим критериям выделяют клиент-серверные системы, интегрированные с базами данных, веб-решения и облачные сервисы. Кроме того, системы могут ориентироваться на внутренний документооборот (СЭД — системы электронного документооборота) и на внешний (системы ЭДО). Для выбора конкретного решения следует опираться на стоящие перед бизнесом задачи.
Узнайте больше о возможностях ЭДО в Диадоке. Наши специалисты подберут решение под особенности бизнес-процессов в вашей компании
Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации
IT-разработчики предлагают разные решения по автоматизации документооборота предприятий. Для обоснованного выбора программного обеспечения важно обратить внимание на следующие критерии:
- Технические возможности системы, в том числе допустимое количество документов и пользователей, доступный объем хранения данных, возможность интеграции с учетной системой, наличие роуминга с другими операторами и удаленного (мобильного) доступа.
- Дополнительный функционал, например маршруты согласования, шаблоны, массовые действия над документами, ограничение доступа.
- Возможность масштабирования, что особенно востребовано для развивающегося бизнеса.
- Уровень техподдержки и безопасность сервиса, в частности, скорость восстановления доступа при сбое и резервное копирование файлов.
- Удобство пользования, включая интуитивно понятный интерфейс и логично выстроенное меню.
- Стоимость решения, а также техподдержки, внедрения и настройки системы, оборудования, обновлений.
В Диадоке документы хранятся без ограничений по объему и сроку. Подключить к ящику организации можно сколько угодно пользователей и организовать работу в веб-версии или вашей учетной системе. Чтобы узнать больше, оставьте заявку
Прежде чем делать выбор, важно тщательно изучить делопроизводство в компании. Специалисты системы ЭДО попросят вас рассказать больше о том, как устроены бизнес-процессы и какие задачи хотите решить. С учетом этого вам могут предложить готовое или индивидуальное решение с подходящим функционалом. При возможности стоит проверить работу сервиса с помощью демоверсии.
Также важно подготовить к изменениям сотрудников организации. Необходимо рассказать, что они получат от автоматизации документооборота, а также провести обучение.
Готовые решения
Для упрощения документооборота и автоматизации делопроизводства необязательно внедрять систему с персональными настройками. Современные сервисы автоматизации документооборота способны подстраиваться под требования, адаптироваться под нужды компании. Рассмотрим, какие готовые решения для достижения бизнес-целей предлагает сервис для обмена юридически значимыми документами Контур.Диадок.
Для автоматизации делопроизводства Диадок предлагает два центральных направления. Первое — встраивание сервиса в используемую учетную систему. Интеграционных решений несколько:
Модуль для 1С. Встраивание ЭДО в учетную систему 1С позволит упростить работу бухгалтерии и других отделов с большим документооборотом. Действия с документами (отправка, получение, подписание) ведутся в модуле, в привычном интерфейсе 1С. При этом некоторые операции могут выполняться автоматически.
Модуль избавляет от ручного ввода данных и ошибок, автоматически перенося сведения из электронных документов в учетную систему, минимизирует расхождения с контрагентами.
Больше о функциях модуля Диадока для 1С рассказал наш эксперт на конференции DiadocDay 2022:
Диадок.Коннектор. Облачное решение позволяет интегрировать сервис ЭДО с любой информационной системой, включая собственные решения. Для работы не понадобится заходить в веб-версию Диадока — при получении, отправке, выгрузке документов сервис обращается к источнику файлов на компьютере или сервере.
Коннектор оптимален для обработки больших объемов документооборота, поскольку операции с документами могут происходить автоматически. Возможны и массовые действия, в том числе аннулирование и распределение по подразделениям. Пакет документов из формата системы СБИС можно преобразовать в нужный формат для отправки через Диадок.
Как работает коннектор Диадока, кому подойдет и какие дает возможности для интеграции, рассказали в видеоролике:
API Диадока. Ключ API позволит создать персональное интеграционное решение, с которым операции с файлами будут доступны из учетной системы компании. При этом после интеграции в системе появится необходимая функциональность Диадока: создание документов в утвержденном ФНС xml-формате, отправка, получение, согласование и автоматическое подписание. Также появятся функции смены статусов, поиска нужных файлов, работы со списком контрагентов.
Подробнее о том, какие возможности дает API Диадока, кому подойдет и что учесть, узнаете из видео:
Для вашей учетной системы специалисты Диадока предложат подходящий вариант интеграции
Второе направление для автоматизации документооборота в Диадоке — дополнительные опции. С ними число ручных операций уменьшается, а обработка файлов ускоряется. В качестве дополнительных продуктов Диадок предлагает:
- Маршруты согласования. Удобны при длинных, но типовых схемах согласования. Документы автоматически проходят заданные шаги, попадая к нужному исполнителю. Руководитель может отслеживать процесс и соблюдение сроков.
- Теги. Дополнительные метки на документе ускоряют поиск файлов в архиве и позволяют поставить документ на маршрут согласования.
- Кастомные веб-формы. Их использование поможет соблюдать корпоративный стиль компании. Они применяются для отображения печатной формы электронного документа по шаблону организации, при этом в них можно добавить имиджевые элементы или дополнительные реквизиты.
- Свои типы документов (СТД). Это любые типы документов, к которым присоединяются метаданные из информационной системы. Структурированные xml-файлы обрабатываются автоматически без ручного переноса данных в информационную систему. В xml-формат можно перевести часто встречающиеся документы: отчеты, заказы, экспедиторские расписки, спецификации, сметы и другие. Неформализованные документы благодаря СТД получат имя, что упростит поиск файлов в pdf-формате.
- Шаблоны. Упрощают документооборот при работе по агентской схеме с удаленными представителями или партнерами, в другом сценарии помогают собирать клиентские данные об объемах услуг. Также подойдут для ситуаций, когда контрагент должен первым поставить подпись в документе, который готовите вы. Работает это так: вы отправляете предзаполненный шаблон, контрагент проверяет, подписывает, отправляет обратно, вы получаете и ставите свою подпись. Благодаря шаблону в агентских договорах, отчетах, актах не будет ошибок и искажения содержания, а проверка займет минимум времени.
- Дополнительную подпись. Эта опция позволяет поставить на документ две и более электронные подписи, каждая из которых отражается в протоколе передачи и на синем штампе. Благодаря этому обе стороны смогут следить за процессом подписания, что повысит прозрачность документооборота и финансовую безопасность, а также упростит контроль.
- Трехстороннюю подпись. При подключении этой функциональности три контрагента смогут подписать документ КЭП, например договор лизинга.
Как работает трехстороннее подписание в Диадоке, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Показали, как процесс выглядит для отправителя, промежуточного и конечного получателя:
- Закрытые пакеты. Отправка файлов в виде закрытого пакета сделает невозможной обработку документов по отдельности. Согласовать, подписать, отклонить, аннулировать можно только весь пакет. Это облегчит корректное закрытие сделок, ускорит работу с поставками, упростит отслеживание ответов от контрагентов.
Расскажем обо всех функциональностях Диадока для автоматизации вашего бизнеса
Некоторые дополнительные опции Диадока касаются работы самого сервиса. Так, для повышения уровня безопасности можно открыть доступ к электронным документам только с конкретных IP-адресов. Также с Диадоком можно заключить соглашение об уровне сервиса Service Level Agreement (SLA). В таком случае гарантированы 99 % доступности сервиса в год и оперативность решения обращений по ВИП-линии техподдержки.
Преимущества системы автоматизации управления документооборотом
Работу сервиса для автоматизации документооборота оценивают по нескольким критериям: зрелость, масштабируемость, степень защиты данных, возможность разграничения прав, уровень техподдержки.
В любом случае автоматизация делопроизводства поможет компании:
- упростить бизнес-процессы, автоматизировать операции с файлами,
- ускорить обработку больших массивов данных,
- своевременно передавать документы контрагентам,
- снизить трудозатраты, освободить время сотрудников для более актуальных задач,
- минимизировать человеческий фактор, как следствие, улучшить репутацию и повысить лояльности клиентов,
- экономить на печати, почтовых и курьерских услугах, содержании архива,
- оперативно представлять документы в контролирующие органы благодаря быстрому поиску нужных файлов в едином архиве и их моментальной выгрузке,
- отслеживать документооборот — контролировать действия, исполнение, сроки,
- получать доступ к файлам из любого места и в удобное время.
Кроме того, автоматизация процессов улучшает взаимодействие между подразделениями компании, повышает корпоративное сознание за счет того, что сотрудники вовлечены в единую систему.
Электронный документооборот — не только возможность трансформировать и ускорить бизнес-процессы. Автоматизация делопроизводства необходима для повышения конкурентоспособности на рынке, сохранения и роста лояльности клиентов. Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами. Эксперты Диадока разъяснят нюансы перехода на ЭДО, найдут решение для вашей компании и помогут с покупкой лицензии.
Поможем настроить электронный документооборот