Идентификатор ЭДО

С каждым годом участников электронного документооборота (ЭДО) становится все больше. Для корректной идентификации пользователям выдается уникальный персональный номер. Для чего конкретно он нужен? Как его получить и где посмотреть? Разберем подробнее в статье.

Узнайте больше о возможностях ЭДО и начните обмен электронными документами в Диадоке

Подключиться

Что такое идентификатор

Число передаваемых через системы ЭДО документов исчисляется сотнями миллионов. Только клиенты Контур.Диадока отправили за 2020 год 237 млн документов. Пандемия увеличила интерес бизнеса к цифровым технологиям, а значит, в ближайшие годы все больше компаний будет переходить на цифру.

В связи с этим особенно важен вопрос идентификации. Ведь если система электронного документооборота не сможет точно определить, кто и кому отправляет документы, может возникнуть путаница. Это приведет как минимум к сбоям и трате времени пользователей, как максимум — к утере конфиденциальных данных, нарушению коммерческой тайны, ухудшению репутации, финансовым расходам.

В современных сервисах ЭДО этот вопрос решается с помощью идентификатора, или ID, участника ЭДО. Он представляет собой уникальный номер, который получает каждый пользователь системы. Присваивает его при регистрации оператор электронного документооборота, который отвечает за бесперебойную работу и безопасность передачи информации. 

Среди особенностей идентификатора:

  • он имеет единообразную структуру у всех пользователей,
  • его нельзя выбирать — он выдается организации по ИНН-КПП,
  • на одну пару ИНН-КПП полагается один код,
  • если у компаний одинаковый ИНН и разный КПП, у каждой будет свой идентификатор участника ЭДО,
  • код представляет собой последовательность цифр и латинских букв разного регистра,
  • первые три символа — это идентификатор (ID) оператора ЭДО, услугами которого пользуется компания, а остальные — непосредственно код пользователя.

Таким образом, идентификационный номер участника электронного документооборота выглядит так: 2BM-9617641160-961701000-201808150446459104749. 2BM — ID поставщика ЭДО, в данном случае — СКБ Контур. Остальные символы (их может быть не более 43)  идентифицируют пользователя.

Пример идентификатора ЭДО

Зачем нужен идентификатор

Как уже было сказано выше, уникальные номера участников электронного документооборота позволяют идентифицировать пользователей. С помощью этого цифрового «адреса» операторы и контрагенты всегда могут найти нужную компанию. 

Регистрация у оператора ЭДО и получение идентификационного кода необходимы для обмена счетами-фактурами и другими формализованными документами. Идентификатор отправителя и получателя указывается в соответствующих полях xml-файлов:

  • счета-фактуры,
  • накладной,
  • акта приемки-сдачи работ или услуг и любых документов, чей формат утвержден ФНС.

Это требование указано, например, в приказах ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Благодаря неповторяющимся кодам пользователей налоговая служба, а также провайдеры электронного документооборота определяют конкретную компанию в своих системах. Это позволяет избежать сбоев и ошибок, неверной адресации документов и других сложностей.

Кроме того, идентификатор нужен при настройке роуминга, который позволяет клиентам разных операторов ЭДО наладить обмен юридически значимой документацией друг с другом. Персональный номер контрагента в процессе подключения роуминга — например между системами Диадок и СБИС — потребуется вашему провайдеру для быстрого и корректного налаживания связи.

После настройки роуминга можно вести электронный документооборот с любой компанией. При этом все ключевые возможности электронного документооборота в Диадоке останутся доступны:

  • создание и отправка юридически значимых документов,
  • согласование документов внутри организации,
  • визирование документов квалифицированной электронной подписью,
  • конфиденциальный обмен без рисков подмены или перехвата файлов,
  • поиск и выгрузка документов для последующей отправки в налоговый орган по требованию,
  • распределение входящих, гибкая маршрутизация,
  • разграничение доступа,
  • автоматическая проверка формата счетов-фактур, актов, накладных,
  • бессрочное и безопасное хранение данных на нескольких серверах,
  • фиксация действий с документами,
  • круглосуточная техподдержка.

Стоимость услуг в роуминге тоже не отличается от обмена документами внутри сети.

Для настройки роуминга убедитесь, что оператор контрагента входит в перечень провайдеров, с которыми у Контура настроен роуминг, и отправьте заявку на странице. Настройка проходит с обеих сторон, когда она завершится, пользователь получит уведомление. Статус заявки можно отслеживать самостоятельно онлайн.

С некоторыми операторами роуминг настраивается автоматически, и список этих провайдеров увеличивается. Узнать о наличии автороуминга можно в разделе поиска контрагентов: у нужной компании с пометкой «Роуминг» будет кнопка «Отправить приглашение». В этом случае заявка не нужна — достаточно отправить обычное приглашение контрагенту. Если его направит контрагент, заявка появится в разделе «Приглашают вас».

Ответим на все вопросы об ЭДО и поможем с подключением

Оставить заявку

Как получить идентификатор

Перед запуском электронного документооборота каждый пользователь ЭДО должен уведомить ФНС России о начале такого делопроизводства. Для этого заполняется заявление участника ЭДО. После чего формализованные документы, то есть отправляемые и получаемые счета-фактуры, накладные, акты будут иметь юридическую силу и приниматься к учету.

Заявление содержит данные:

  • наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя,
  • адрес нахождения организации или место жительства ИП,
  • ИНН/КПП,
  • контактные данные,
  • сведения о владельцах и реквизиты сертификатов ключа подписи,
  • данные о налоговом органе, к которому относится компания или ИП.

Пользователи Диадока могут получать код почти незаметно. Заявление в ФНС создается автоматически в тот момент, когда организация впервые отправляет или подписывает формализованный документ. Пользователь проверяет реквизиты и подтверждает подачу заявления, а оператор в течение трех дней формирует специальное информационное сообщение. В нем как раз указываются реквизиты компании и ID участника ЭДО.

Идентификатор вместе с заявлением и реквизитами компании подается в налоговый орган по месту учета компании. Этот процесс регламентируется приказом ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@. Так налоговая узнает о наличии у организации электронных документов, которые можно истребовать в цифровом виде, и через какого оператора осуществляется их передача и получение. После этого пользователь может беспрепятственно начать полноценный обмен документами с контрагентами.

Заполнить и отправить заявление участника ЭДО можно самостоятельно при настройке реквизитов или личного кабинета в Диадоке перед началом работы. Для этого нужно открыть меню рядом с наименованием пользователя — «Настройки» — и перейти в «Реквизиты организации». Если заявление уже отправлялось ранее, оно отобразится по ссылке «История заявлений».

Если отправка происходит впервые, проверьте корректность заполненных полей — ОГРН, ИФНС (МРИ), юридический адрес. Если все верно, нажмите «Отправить». Также заявление можно обновить, если вы вошли в сервис с сертификатом, данные о котором не включались в заявление.

В случае изменений в реквизитах — смене наименования, ИНН или КПП — обратитесь в техническую поддержку Диадока, напишите в чат, закажите звонок или выберите другой удобный способ в «Центре поддержки». Это важно, поскольку на основе корректировок будет составлено и отправлено новое заявление в ФНС. В Диадоке для этого не нужно ничего настраивать — все происходит автоматически.

Отметим, что, согласно приказу Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н, участники электронного документооборота в своих заявлениях также должны выражать согласие либо несогласие на предоставление сведений другому оператору ЭДО для обмена документами с контрагентами из роуминга. В Диадоке все пользователи по умолчанию считаются согласными на передачу сведений. Однако это можно изменить: если вы не согласны на предоставление данных другому провайдеру, обратитесь в техподдержку сервиса.

Где посмотреть в Диадоке

В ситуации, когда необходимо узнать свой идентификатор участника электронного документооборота в системе ЭДО Контур.Диадок, нужно выполнить всего несколько действий.

  • Сперва войдите в Диадок для авторизации. Для входа потребуется электронная подпись или логин с паролем. 
  • Затем откройте меню «Настройки» в верхнем правом углу экрана. В поле «Идентификатор участника ЭДО (GUID)» будет указан нужный вам ID.

Здесь его можно не только посмотреть, но и скопировать, чтобы передать по назначению. Также найти идентификатор можно по адресу «Настройки» — «Реквизиты организации».

Как узнать идентификатор ЭДО контрагента

Идентификационный код контрагента потребуется для подключения роуминга. Узнавать его можно несколькими способами. Например, можно спросить у самого партнера или клиента. Он найдет свой ID в настройках используемой системы электронного документооборота или в реквизитах организации.

Самостоятельно узнать идентификатор ЭДО контрагента можно так:

  • Авторизуйтесь на портале Диадока с помощью действующего сертификата электронной подписи.
  • В левом меню выберите раздел «Контрагенты», а затем — «Поиск и приглашение».
  • Укажите в появившейся строке поиска ИНН нужной компании и запустите поиск. 
  • Нажмите на название организации и откройте ее персональную карточку.

Сразу после наименования компании и уточнения, работает ли она в Диадоке, будет расположена строка с указанием ИНН, КПП и ID. Для того чтобы просмотреть и скопировать код, достаточно нажать на активную ссылку. 

Кроме того, по трем первым символам идентификатора легко определить, каким провайдером электронного документооборота пользуется ваш контрагент, например это может быть Такском или Контур.Диадок.

Для того чтобы определить провайдера, следует зайти на сайт Федеральной налоговой службы России. Там размещен список доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота, а также сведения о них. Указаны и идентификаторы, которые ФНС присваивает каждому доверенному провайдеру в соответствии с «Положением о Реестре доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота», утвержденного приказом ФНС России от 23.10.2020 № ЕД-7-26/775@. Оператор получает идентификатор только после прохождения всех аккредитаций и присвоения официального статуса в ФНС. Если вам известен уникальный код участника ЭДО, по трем первым цифрам вы определите и оператора.

В Диадоке вы легко получите идентификационный код и сможете пользоваться всеми возможностями электронного документооборота. ЭДО в Диадоке — безопасный, быстрый, удобный способ обмениваться электронными документами. Эксперты сервиса помогут с подключением и ответят на все интересующие вопросы.

Обеспечим юридически значимый документооборот с контрагентами в режиме онлайн

Подключиться


Участники закупок постепенно переходят на электронный документооборот. Поставщики в коммерческих тендерах — по желанию или предложению электронных торговых площадок (ЭТП), государственные поставщики — из-за необходимости соблюсти закон. Разберем, как работает ЭДО в закупках и можно ли перейти на него легко.

Электронный документооборот (ЭДО) между организациями — возможность сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами. Как это работает? Можно ли обмениваться скан-образами документов? Как составить соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО? Разберем подробнее в статье.

Удобно, когда контрагенты подключены к одной системе электронного документооборота (ЭДО). В этом случае обмен юридически значимыми документами максимально прост: нужно найти контрагента в системе и отправить ему файл. Если же участники документооборота подключены к разным операторам ЭДО, используется роуминг.

Электронные документы, как и бумажные, имеют единые стандарты и форматы. Некоторые из них обязательные. Какие нормативные акты это регулируют? Форматы каких документов утверждены ФНС? Зачем в целом нужны стандарты?

Правила выдачи и использования сертификатов электронной подписи меняются в 2022 году. Сертификат будут выдавать не во всех удостоверяющих центрах, а сотрудники начнут подписывать документы компании личными подписями. К концу 2021 года не все компании оказались готовы к таким изменениям. Разбираемся в законодательстве: какие обязанности появятся у работников, что для них меняется в подписании документов и зачем нужно применять МЧД в электронном документообороте.