Идентификатор ЭДО

С каждым годом участников электронного документооборота (ЭДО) становится все больше. Для корректной идентификации пользователям выдается уникальный персональный номер. Для чего конкретно он нужен? Как его получить и где посмотреть? Разберем подробнее в статье.

Анастасия Казанцева Эксперт по законодательству в сфере ЭДО

Начните обмен электронными документами

Ответим на все вопросы и поможем перейти на ЭДО

Подключиться

Что такое идентификатор

Число передаваемых через системы ЭДО документов исчисляется миллиардами. Только клиенты Контур.Диадока отправили за 2023 год почти 1 млрд. документов. Интерес бизнеса к цифровым технологиям несколько лет назад увеличила пандемия, и сейчас тренд по переходу компаний на цифру продолжает расти.

В связи с этим особенно важен вопрос идентификации. Ведь если система электронного документооборота не сможет точно определить, кто и кому отправляет документы, может возникнуть путаница. Это приведет как минимум к сбоям и трате времени пользователей, как максимум — к утере конфиденциальных данных, нарушению коммерческой тайны, ухудшению репутации, финансовым расходам.

В современных сервисах ЭДО этот вопрос решается с помощью идентификатора, или ID, участника ЭДО. Он представляет собой уникальный номер, который получает каждый пользователь системы. Присваивает его при регистрации оператор электронного документооборота, который отвечает за бесперебойную работу и безопасность передачи информации. 

Идентификаторы участников ЭДО похожи, так как имеют единообразную структуру: последовательность цифр и латинских букв разного регистра. Первые три символа — это идентификатор (ID) оператора ЭДО, услугами которого пользуется компания, остальные — непосредственно код пользователя. Получить идентификатор можно по ИНН-КПП. В большинстве случаев на одну пару ИНН-КПП полагается один код, но бывают исключения. Если у компаний одинаковый ИНН и разный КПП, у каждой будет свой идентификатор.

Таким образом, идентификационный номер участника электронного документооборота выглядит так: 2BM-9617641160-961701000-201808150446459104749. 2BM — ID поставщика ЭДО, в данном случае — СКБ Контур. Остальные символы, которых не может быть более 43, идентифицируют пользователя.

По идентификатору можно определить оператора ЭДО с помощью ID, состоящего из одной цифры и двух букв, например 2BM обозначает оператора СКБ Контур с сервисом Диадок. Определить оператора по идентификатору можно с помощью таблицы.

Среди особенностей идентификатора:

Зачем нужен идентификатор

Как уже было сказано выше, уникальные номера участников электронного документооборота позволяют идентифицировать пользователей. С помощью этого цифрового адреса операторы и контрагенты всегда могут найти нужную компанию.

Зарегистрироваться у оператора ЭДО и получить идентификационный код нужно, чтобы обмениваться счетами-фактурами и другими формализованными документами. Идентификатор отправителя и получателя заполняется в одноименных полях XML-файлов: счета-фактуры, накладной, акта приемки-сдачи работ или услуг и любых документов, чей формат утвержден ФНС.

Это требование указано в приказах ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Неповторяющиеся коды пользователей помогают налоговой службе и провайдерам электронного документооборота определять конкретную компанию в своих системах. Это позволяет избежать сбоев и ошибок, неверной адресации документов и других сложностей.

Кроме того, идентификатор нужен при настройке роуминга. Он позволяет клиентам разных операторов ЭДО наладить обмен документами, обладающими юридической силой, друг с другом. Персональный номер контрагента нужен, чтобы провайдер мог быстро и корректно настроить связь между компаниями.

После настройки роуминга с конкретной компанией, подключенной к другому оператору, можно начинать вести с ней электронный документооборот. С помощью роуминга в Диадоке можно:

• создавать и отправлять документы, обладающие юридической силой,
• согласовывать документы внутри организации,
• конфиденциально обмениваться документами без рисков подмены или перехвата файлов,
• находить и выгружать документы для последующей отправки в налоговый орган по требованию,
• безопасно хранить данные на нескольких серверах.

Стоимость услуг в роуминге не отличается от обмена документами внутри сети.

Для настройки роуминга нужно убедиться, что оператор контрагента входит в перечень провайдеров, с которыми у Контура настроен роуминг, и отправить заявку на странице. Настройка проходит с обеих сторон. Когда она завершится, пользователь получит уведомление. Статус заявки можно отслеживать самостоятельно онлайн.

С некоторыми операторами роуминг настраивается автоматически, и список этих провайдеров увеличивается. Узнать о наличии автороуминга можно на этой странице или в разделе поиска контрагентов: у нужной компании с пометкой «Роуминг» будет кнопка «Отправить приглашение». В этом случае заявка не нужна — достаточно отправить обычное приглашение контрагенту. Если его направит контрагент, заявка появится в разделе «Приглашают вас».

Ответим на все вопросы об ЭДО и поможем с подключением

Оставить заявку

Как получить идентификатор

Для начала работы с электронными формализованными документами, каждый пользователь ЭДО должен уведомить об этом ФНС России с помощью заявления участника электронного документооборота. После чего формализованные документы, то есть отправляемые и получаемые счета-фактуры, накладные, акты будут иметь юридическую силу и приниматься к учету.

В заявлении нужно указать информацию о компании: название организации или ФИО для ИП, адрес, ИНН/КПП, контактные данные. Также понадобится добавить сведения о владельцах, реквизиты сертификатов ключа подписи и данные о налоговом органе, к которому относится компания или ИП.

Клиенты Диадока могут получать код почти незаметно. Заявление в ФНС создается автоматически в тот момент, когда организация впервые отправляет или подписывает формализованный документ. Пользователь проверяет реквизиты и подтверждает подачу заявления, а оператор в течение трех дней формирует специальное информационное сообщение. В нем как раз указываются реквизиты компании и ID участника ЭДО.

О старте работы в сервисе и формировании заявления участника ЭДО рассказали наши эксперты на конференции DiadocDay:

Идентификатор вместе с заявлением и реквизитами компании подается в налоговый орган по месту учета компании. Этот процесс регламентируется приказом ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@. Так налоговая узнает о наличии у организации электронных документов, которые можно истребовать в цифровом виде, и через какого оператора она их передает и получает. После этого пользователь может беспрепятственно начать полноценный обмен документами с контрагентами.

Заполнить и отправить заявление участника ЭДО в Диадоке легко самостоятельно. Сделать это можно в меню рядом с наименованием пользователя: «Настройки» — раздел «Реквизиты организации». Если заявление уже отправлялось ранее, оно отобразится по ссылке «История заявлений».

При первой отправке важно проверить корректность заполненных полей — ОГРН, ИФНС (МРИ), юридический адрес. Если все верно, можно нажимать «Отправить». Также заявление легко обновить при входе в сервис с сертификатом, данные о котором не включались в заявление.

В случае изменений в реквизитах — смене наименования, ИНН или КПП — обратитесь в техническую поддержку Диадока, напишите в чат, закажите звонок или выберите другой удобный способ в «Центре поддержки». Это важно, поскольку на основе корректировок будет составлено и отправлено новое заявление в ФНС. В Диадоке для этого не нужно ничего настраивать — все происходит автоматически.

Отметим, что, согласно приказу Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н, участники электронного документооборота в своих заявлениях также должны выражать согласие либо несогласие на предоставление сведений другому оператору ЭДО для обмена документами с контрагентами из роуминга. В Диадоке все пользователи по умолчанию считаются согласными на передачу сведений. Однако это можно изменить: если вы не согласны на предоставление данных другому провайдеру, обратитесь в техподдержку сервиса.

Отметим, что, согласно приказу Минфина РФ от 05.02.2021 № 14Н, участники электронного документооборота в своих заявлениях также должны выражать согласие либо несогласие на предоставление сведений другому оператору ЭДО для обмена документами с контрагентами из роуминга. В Диадоке все пользователи по умолчанию считаются согласными на передачу сведений.

Где посмотреть в Диадоке

Узнать свой идентификатор участника электронного документооборота в системе ЭДО Контур.Диадок просто. Информация о нем хранится в системе и доступна в любое время.

1. Войдите в Диадок для авторизации. Для входа потребуется электронная подпись или логин с паролем.
2. Откройте меню «Настройки» в верхнем правом углу экрана. В поле «Идентификатор участника ЭДО (GUID)» будет указан нужный вам ID.

Здесь его можно не только посмотреть, но и скопировать, чтобы передать по назначению. Также найти идентификатор можно по адресу «Настройки» — «Реквизиты организации».

Как узнать идентификатор ЭДО контрагента

Идентификационный код контрагента потребуется для подключения роуминга. Узнавать его можно несколькими способами. Например, можно спросить у самого партнера или клиента. Он найдет свой ID в настройках используемой системы электронного документооборота или в реквизитах организации.

Самостоятельно узнать идентификатор ЭДО контрагента можно так:

1. Авторизуйтесь в Диадоке с помощью действующего сертификата электронной подписи.
2. В левом меню выберите раздел «Контрагенты», а затем — «Поиск и приглашение».
3. Укажите в появившейся строке поиска ИНН нужной компании и запустите поиск.
4. Нажмите на название организации и откройте ее персональную карточку.

Сразу после наименования компании и уточнения, работает ли она в Диадоке, будет расположена строка с указанием ИНН, КПП и ID. Для того чтобы просмотреть и скопировать код, достаточно нажать на активную ссылку. 

В Диадоке вы легко получите идентификационный код и сможете пользоваться всеми возможностями электронного документооборота. ЭДО в Диадоке — безопасный, быстрый, удобный способ обмениваться электронными документами. Эксперты сервиса помогут с подключением и ответят на все интересующие вопросы.

Отправляйте юридически значимые электронные документы через Диадок

Подключиться

Вопрос-ответ