В чем разница между EDI и ЭДО

Чтобы экономить время и предотвращать дорогостоящие ошибки, многие компании переводят взаимодействие с партнерами в электронный вид. Обмениваться логистической, коммерческой и финансовой информацией онлайн им помогают системы EDI и ЭДО. Рассказываем, чем эти системы отличаются и что у них общего. 

Что такое EDI

EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными. Это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами. Она позволяет провести цепочку «заказ ― подтверждение отгрузки ― приемка» без ошибок на стороне каждого участника товарооборота. Основная функция EDI-системы — ускорение бизнес-процессов.

edi

Автоматизируйте обработку заказа с помощью Контур.EDI

Стандарты передачи данных в EDI

EDI-обмен основан на всемирной системе стандартов GS1. Стандарты ― основа EDI. В отличие от бумажных носителей стандартизированные электронные сообщения исключают ошибки в идентификации компаний и товаров при ручном вводе. Не будет опечаток в названиях и артикулах, значит, магазины не останутся без нужной позиции перед акцией, а поставщик исключит штрафы за недопоставку.

GTIN (Global Trade Item Number) ― уникальный цифровой код товара, графически зашифрованный в виде штрихкода. Он необходим, чтобы идентифицировать товар на любом этапе цепочки поставок. Код содержит информацию о производителе, весе, сроке годности, номере партии.

Другой идентификатор ― GLN (Global Location Number). Это тринадцатизначный код, который присваивается юридическим лицам и подразделениям. В обмене EDI-сообщениями GLN нужен, чтобы обозначить конкретную организацию, филиал или точку доставки. 

Типы EDI-сообщений и документов

EDI-системы оперируют сообщениями, которые фиксируют факт и содержание каждого этапа поставки. Они соответствуют шагам в документообороте между поставщиком и покупателем: заказ, отгрузка, приемка товара, счет на оплату.

Типовая цепочка сообщений

Основные типы EDI-сообщений

ORDERS Заказ на поставку. Содержит номер и дату заказа, данные отправителя и получателя, дату и место доставки, информацию о товаре
ORDRSP Подтверждение заказа. Получив заказ, поставщик подтверждает, отменяет или корректирует его
DESADV Уведомление об отгрузке. Поставщик отправляет сообщение при отгрузке, указывая, сколько товаров отгружено и по какой цене, при этом разделяя товар по палетам, партиям
RECADV Уведомление о приемке. Получив товар, покупатель сверяет номенклатуру и количество. Если есть расхождения, в приемку вносят изменения
INVOIC Электронные документы. На основе этого сообщения формируются счет-фактура, ТОРГ-12, УПД 

Набор сообщений не ограничен типовой цепочкой, он регламентируется договоренностями между партнерами. Существуют специальные сообщения для:

  • отгрузки алкогольной продукции;
  • уведомления о возврате и его подтверждения;
  • уведомления об отгрузке и приемке возврата;
  • корректировочных и исправленных счетов-фактур и УПД;
  • ценового листа;
  • графика поставок;
  • заказа и подтверждения транспорта.

Где используется EDI-система 

EDI применяют в направлениях:

  • дистрибуция;
  • ритейл;
  • HoReCa;
  • управление складами;
  • транспорт и других.

Участникам EDI-обмена использование электронных сообщений дает преимущества:

  • ускорение взаимодействия с бизнес-партнерами;
  • возможность полностью автоматизировать процесс;
  • снижение числа ошибок из-за человеческого фактора, затрат на их поиск и исправление;
  • гарантированную доставку сообщений;
  • единый способ идентификации товаров и контрагентов.

У Контура есть сервис для обмена стандартизированными электронными сообщениями ― Контур.EDI. Он включает решения для работы с торговыми сетями, магазинами, детскими садами, ресторанами, оптовиками. Система обеспечивает мгновенную связь между офисом, точками продаж и поставщиками. Ей уже пользуются крупнейшие торговые сети и дистрибьюторы России.

edi

Обрабатывайте заказы быстро и корректно в сервисе Контур.EDI

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) ― совокупность процессов по работе с документами в электронном виде, без использования бумажных носителей. В системе ЭДО компании обмениваются договорами, актами, накладными, счетами-фактурами. Процесс работы в системе ЭДО похож на бумажное делопроизводство. Он состоит из создания, согласования, подписания, обмена, хранения.

В широком смысле под электронным документооборотом понимают не только обмен оригиналами, которые сразу создаются в электронном виде, а также отправку цифровых копий документов и обмен EDI-сообщениями, которые не являются юридически значимыми документами. 

Обмен документами, обладающими полной правовой силой, как и бумажные с личной подписью, называется юридически значимым электронным документооборотом (ЮЗЭДО). Документы, передаваемые таким способом, признают все контрагенты, а также государственные органы. Это особый вид ЭДО. Именно он позволяет организации отказаться от распечатки счетов-фактур, универсальных передаточных и корректировочных документов, накладных и других типов документов.

Особенности ЮЗЭДО

ЮЗЭДО ― механизм работы с документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП). 

КЭП ― самый защищенный вид электронной подписи, равнозначный собственноручной на бумаге. Она подтверждает, что документ отправлен конкретным лицом, и гарантирует, что после подписания в него не вносили изменения. Сертификаты КЭП выдают только аккредитованные удостоверяющие центры.

Признание документов с КЭП юридически значимыми закреплено в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Внедрение юридически значимого ЭДО позволяет предприятию:

  • отказаться от бумажных документов;
  • участвовать в тендерах и государственных закупках;
  • представлять электронные документы в государственные контролирующие органы.

Система ЮЗЭДО Контур.Диадок обеспечивает обмен юридически значимыми электронными документами в соответствии с требованиями законодательства РФ. Пользователи Диадока могут:

  • работать с документами в веб-версии или своей учетной системе;
  • массово подписывать и согласовывать документы;
  • настроить автоматическое распределение входящих;
  • хранить документы в электронном виде;
  • обмениваться электронными УПД с кодами маркировки;
  • проводить сверку взаиморасчетов.

Перейти на ЮЗЭДО выгоднее, чем работать на бумаге. При этом документы имеют тот же статус, что и бумажные с личной подписью и печатью.

В чем разница между ЭДО и EDI

Сами EDI-сообщения не являются юридически значимыми, но на их основе можно формировать закрывающие документы, которые подписываются электронной подписью. Составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде позволяет Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Законность составления электронных счетов-фактур по взаимному согласию сторон сделки закреплена в статье 169 Налогового кодекса РФ. 

Для некоторых электронных документов ФНС утвердила единый формат. Передать их в налоговую службу можно только в виде файлов с расширением XML, созданных по определенной структуре. Системы ЭДО позволяют передавать формализованные и неформализованные документы. Таким образом, по ЭДО компании могут обмениваться документами в утвержденном и произвольном формате. 

Несмотря на то, что EDI-сообщения нельзя передавать в произвольном формате, сами они не являются формализованными документами. Также в EDI-системе нельзя создать документы, которые не связаны с цепочкой поставки товара, например письмо, акт сверки. 

Отличия ЭДО и EDI

ЭДО
EDI
Обмен электронными юридически значимыми документами Обмен электронными сообщениями, на основе которых формируются документы 
Формат произвольный или утвержденный государственными органами России Формат соответствует всемирным стандартам GS1
Документы подписываются КЭП, которая приравнена к личной подписи от руки EDI-сообщения не являются юридически значимыми 
Может быть несколько участников документооборота в рамках одного документа Два участника обмена в рамках одного сообщения
Применяют предприятия во всех отраслях экономики Применяют предприятия оптовой и розничной торговли, HoReCa, логистики

Есть ли сходство между ЭДО и EDI

EDI и юридически значимый ЭДО используются для автоматизации бизнес-процессов. Они помогают ускорить взаимодействие с контрагентами, сократить количество ошибок, снизить затраты на расходные материалы и курьерские услуги. 

Оба вида документооборота работают через специальные программы или сервисы. EDI-сообщения и документы в них передаются через интернет. В Контур.EDI, как и в Контур.Диадоке, обработка электронных документов происходит на сервере оператора. Для работы нужно только подключить компьютер к интернету и установить браузер. 

Предприятию не нужно выбирать одну систему. Контур позволяет использовать ЮЗЭДО и EDI вместе. Это помогает сэкономить на доставке, хранении и печати документов. Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к оригиналам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным. 

diadoc

Зарегистрируйтесь в Диадоке и начните отправлять онлайн юридически значимые документы


ЭДО для 1С

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами с контрагентами через интернет. С его помощью можно отправлять, подписывать и получать любые типы документов онлайн. ЭДО в программе 1С реализуется с помощью готового модуля. Он устанавливается на компьютер или сервер и позволяет использовать возможности Диадока прямо в 1С.

Маркировка молочной продукции

В 2022 году ЭДО стал обязательным при маркировке молочной продукции. Участники оборота с 1 сентября должны передавать сведения в Честный ЗНАК через оператора ЭДО. За нарушение правил маркировки предусмотрена административная и даже уголовная ответственность. В статье расскажем, что следует знать о маркировке молока производителям, импортерам, оптовикам, рознице и общепиту. 

Выбор и настройка оборудования для маркировки молока

С 1 сентября 2022 года обязательное условие работы с маркированной молочной продукцией — передача сведений о ее реализации в систему Честный ЗНАК (ЧЗ) с помощью оператора электронного документооборота (ЭДО). Новое правило действует для всех участников процесса: производителей, импортеров, продавцов. Изменения коснутся и организаций общепита, но только в том случае, если они отпускают товар конечному потребителю. Разберем, как подготовиться к изменениям и какое оборудование выбрать для маркировки молочной продукции. 

ПО для ЭДО

Компании переходят на электронный документооборот с помощью специального программного обеспечения (ПО). Оно позволяет настроить эффективный юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами. Расскажем о достоинствах, характеристиках и задачах ПО для ЭДО и о том, как установить его на рабочее место.

ЭДО для бухгалтерии

Переход компании на электронный документооборот (ЭДО) помогает упростить работу многих отделов. Особенно это касается бухгалтерии, сотрудники которой смогут обмениваться документами с контрагентами онлайн и уменьшить количество рутинных операций при обработке документов в учетной системе, например 1С. Разберем, зачем бухгалтеру использовать ЭДО и как перейти на цифровой документооборот.