В чем разница между EDI и ЭДО

Чтобы экономить время и предотвращать дорогостоящие ошибки, многие компании переводят взаимодействие с партнерами в электронный вид. Обмениваться логистической, коммерческой и финансовой информацией онлайн им помогают системы EDI и ЭДО. Рассказываем, чем эти системы отличаются и что у них общего. 

Что такое EDI

EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными. Это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами. Она позволяет провести цепочку «заказ ― подтверждение отгрузки ― приемка» без ошибок на стороне каждого участника товарооборота. Основная функция EDI-системы — ускорение бизнес-процессов.

edi

Автоматизируйте обработку заказа с помощью Контур.EDI

Стандарты передачи данных в EDI

EDI-обмен основан на всемирной системе стандартов GS1. Стандарты ― основа EDI. В отличие от бумажных носителей стандартизированные электронные сообщения исключают ошибки в идентификации компаний и товаров при ручном вводе. Не будет опечаток в названиях и артикулах, значит, магазины не останутся без нужной позиции перед акцией, а поставщик исключит штрафы за недопоставку.

GTIN (Global Trade Item Number) ― уникальный цифровой код товара, графически зашифрованный в виде штрихкода. Он необходим, чтобы идентифицировать товар на любом этапе цепочки поставок. Код содержит информацию о производителе, весе, сроке годности, номере партии.

Другой идентификатор ― GLN (Global Location Number). Это тринадцатизначный код, который присваивается юридическим лицам и подразделениям. В обмене EDI-сообщениями GLN нужен, чтобы обозначить конкретную организацию, филиал или точку доставки. 

Типы EDI-сообщений и документов

EDI-системы оперируют сообщениями, которые фиксируют факт и содержание каждого этапа поставки. Они соответствуют шагам в документообороте между поставщиком и покупателем: заказ, отгрузка, приемка товара, счет на оплату.

Типовая цепочка сообщений

Основные типы EDI-сообщений

ORDERS Заказ на поставку. Содержит номер и дату заказа, данные отправителя и получателя, дату и место доставки, информацию о товаре
ORDRSP Подтверждение заказа. Получив заказ, поставщик подтверждает, отменяет или корректирует его
DESADV Уведомление об отгрузке. Поставщик отправляет сообщение при отгрузке, указывая, сколько товаров отгружено и по какой цене, при этом разделяя товар по палетам, партиям
RECADV Уведомление о приемке. Получив товар, покупатель сверяет номенклатуру и количество. Если есть расхождения, в приемку вносят изменения
INVOIC Электронные документы. На основе этого сообщения формируются счет-фактура, ТОРГ-12, УПД 

Набор сообщений не ограничен типовой цепочкой, он регламентируется договоренностями между партнерами. Существуют специальные сообщения для:

  • отгрузки алкогольной продукции;
  • уведомления о возврате и его подтверждения;
  • уведомления об отгрузке и приемке возврата;
  • корректировочных и исправленных счетов-фактур и УПД;
  • ценового листа;
  • графика поставок;
  • заказа и подтверждения транспорта.

Где используется EDI-система 

EDI применяют в направлениях:

  • дистрибуция;
  • ритейл;
  • HoReCa;
  • управление складами;
  • транспорт и других.

Участникам EDI-обмена использование электронных сообщений дает преимущества:

  • ускорение взаимодействия с бизнес-партнерами;
  • возможность полностью автоматизировать процесс;
  • снижение числа ошибок из-за человеческого фактора, затрат на их поиск и исправление;
  • гарантированную доставку сообщений;
  • единый способ идентификации товаров и контрагентов.

У Контура есть сервис для обмена стандартизированными электронными сообщениями ― Контур.EDI. Он включает решения для работы с торговыми сетями, магазинами, детскими садами, ресторанами, оптовиками. Система обеспечивает мгновенную связь между офисом, точками продаж и поставщиками. Ей уже пользуются крупнейшие торговые сети и дистрибьюторы России.

edi

Обрабатывайте заказы быстро и корректно в сервисе Контур.EDI

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) ― совокупность процессов по работе с документами в электронном виде, без использования бумажных носителей. В системе ЭДО компании обмениваются договорами, актами, накладными, счетами-фактурами. Процесс работы в системе ЭДО похож на бумажное делопроизводство. Он состоит из создания, согласования, подписания, обмена, хранения.

В широком смысле под электронным документооборотом понимают не только обмен оригиналами, которые сразу создаются в электронном виде, а также отправку цифровых копий документов и обмен EDI-сообщениями, которые не являются юридически значимыми документами. 

Обмен документами, обладающими полной правовой силой, как и бумажные с личной подписью, называется юридически значимым электронным документооборотом (ЮЗЭДО). Документы, передаваемые таким способом, признают все контрагенты, а также государственные органы. Это особый вид ЭДО. Именно он позволяет организации отказаться от распечатки счетов-фактур, универсальных передаточных и корректировочных документов, накладных и других типов документов.

Особенности ЮЗЭДО

ЮЗЭДО ― механизм работы с документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП). 

КЭП ― самый защищенный вид электронной подписи, равнозначный собственноручной на бумаге. Она подтверждает, что документ отправлен конкретным лицом, и гарантирует, что после подписания в него не вносили изменения. Сертификаты КЭП выдают только аккредитованные удостоверяющие центры.

Признание документов с КЭП юридически значимыми закреплено в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Внедрение юридически значимого ЭДО позволяет предприятию:

  • отказаться от бумажных документов;
  • участвовать в тендерах и государственных закупках;
  • представлять электронные документы в государственные контролирующие органы.

Система ЮЗЭДО Контур.Диадок обеспечивает обмен юридически значимыми электронными документами в соответствии с требованиями законодательства РФ. Пользователи Диадока могут:

  • работать с документами в веб-версии или своей учетной системе;
  • массово подписывать и согласовывать документы;
  • настроить автоматическое распределение входящих;
  • хранить документы в электронном виде;
  • обмениваться электронными УПД с кодами маркировки;
  • проводить сверку взаиморасчетов.

Перейти на ЮЗЭДО выгоднее, чем работать на бумаге. При этом документы имеют тот же статус, что и бумажные с личной подписью и печатью.

В чем разница между ЭДО и EDI

Сами EDI-сообщения не являются юридически значимыми, но на их основе можно формировать закрывающие документы, которые подписываются электронной подписью. Составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде позволяет Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Законность составления электронных счетов-фактур по взаимному согласию сторон сделки закреплена в статье 169 Налогового кодекса РФ. 

Для некоторых электронных документов ФНС утвердила единый формат. Передать их в налоговую службу можно только в виде файлов с расширением XML, созданных по определенной структуре. Системы ЭДО позволяют передавать формализованные и неформализованные документы. Таким образом, по ЭДО компании могут обмениваться документами в утвержденном и произвольном формате. 

Несмотря на то, что EDI-сообщения нельзя передавать в произвольном формате, сами они не являются формализованными документами. Также в EDI-системе нельзя создать документы, которые не связаны с цепочкой поставки товара, например письмо, акт сверки. 

Отличия ЭДО и EDI

ЭДО
EDI
Обмен электронными юридически значимыми документами Обмен электронными сообщениями, на основе которых формируются документы 
Формат произвольный или утвержденный государственными органами России Формат соответствует всемирным стандартам GS1
Документы подписываются КЭП, которая приравнена к личной подписи от руки EDI-сообщения не являются юридически значимыми 
Может быть несколько участников документооборота в рамках одного документа Два участника обмена в рамках одного сообщения
Применяют предприятия во всех отраслях экономики Применяют предприятия оптовой и розничной торговли, HoReCa, логистики

Есть ли сходство между ЭДО и EDI

EDI и юридически значимый ЭДО используются для автоматизации бизнес-процессов. Они помогают ускорить взаимодействие с контрагентами, сократить количество ошибок, снизить затраты на расходные материалы и курьерские услуги. 

Оба вида документооборота работают через специальные программы или сервисы. EDI-сообщения и документы в них передаются через интернет. В Контур.EDI, как и в Контур.Диадоке, обработка электронных документов происходит на сервере оператора. Для работы нужно только подключить компьютер к интернету и установить браузер. 

Предприятию не нужно выбирать одну систему. Контур позволяет использовать ЮЗЭДО и EDI вместе. Это помогает сэкономить на доставке, хранении и печати документов. Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к оригиналам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным. 

diadoc

Зарегистрируйтесь в Диадоке и начните отправлять онлайн юридически значимые документы


График документооборота в бухгалтерии

Значительную долю документооборота в компании занимает первичка, которая должна поступать в бухгалтерию для отчетности. Иногда на этом этапе возникают трудности: документы теряются или исполнитель затягивает со сроком сдачи. Чтобы такого не произошло, создают график документооборота. 

График документооборота на предприятии

Для регламентирования порядка работы с документами внутри компании создают график документооборота. Он помогает регулировать процесс движения документа от момента создания до отправки в архив. Расскажем подробнее, что такое график документооборота, какие моменты учесть при его создании и где найти образец.

Международный стандарт системы экологического менеджмента ISO 14000

Внедрение в работу компании системы экологического менеджмента (СЭМ) помогает соблюдать требования законодательства, выходить на конкурентный рынок, оптимизировать бюджет, снизить вред для окружающей среды от деятельности организации и следовать стратегии устойчивого развития. Расскажем подробнее о международном стандарте ISO 14000, который предназначен для создания СЭМ на предприятии.

Что такое экологический менеджмент

Тема сохранения окружающей среды и снижения вреда от производства интересует все больше компаний. Организации вводят инициативы: сортируют мусор, уменьшают потребление бумаги и пластика, спонсируют независимые фонды, меняют оборудование на более современное. Применять принципы экологического менеджмента можно разными способами, например электронный документооборот (ЭДО) помогает снизить количество потрябляемых ресурсов. Расскажем подробнее.

В чем разница между СЭД и ЭДО

За последние годы электронный документооборот стал неотъемлемой частью работы многих российских компаний. Организации переводят внутренние процессы и обмен с контрагентами в электронный вид с помощью СЭД и систем ЭДО. Рассказываем, чем отличаются эти системы, а также зачем и как внедрять онлайн-документооборот на предприятии.