В чем разница между EDI и ЭДО

Чтобы экономить время и предотвращать дорогостоящие ошибки, многие компании переводят взаимодействие с партнерами в электронный вид. Обмениваться логистической, коммерческой и финансовой информацией онлайн им помогают системы EDI и ЭДО. Рассказываем, чем эти системы отличаются и что у них общего. 

Что такое EDI

EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными. Это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами. Она позволяет провести цепочку «заказ ― подтверждение отгрузки ― приемка» без ошибок на стороне каждого участника товарооборота. Основная функция EDI-системы — ускорение бизнес-процессов.

Стандарты передачи данных в EDI

EDI-обмен основан на всемирной системе стандартов GS1. Стандарты ― основа EDI. В отличие от бумажных носителей стандартизированные электронные сообщения исключают ошибки в идентификации компаний и товаров при ручном вводе. Не будет опечаток в названиях и артикулах, значит, магазины не останутся без нужной позиции перед акцией, а поставщик исключит штрафы за недопоставку.

GTIN (Global Trade Item Number) ― уникальный цифровой код товара, графически зашифрованный в виде штрихкода. Он необходим, чтобы идентифицировать товар на любом этапе цепочки поставок. Код содержит информацию о производителе, весе, сроке годности, номере партии.

Другой идентификатор ― GLN (Global Location Number). Это тринадцатизначный код, который присваивается юридическим лицам и подразделениям. В обмене EDI-сообщениями GLN нужен, чтобы обозначить конкретную организацию, филиал или точку доставки. 

Типы EDI-сообщений и документов

EDI-системы оперируют сообщениями, которые фиксируют факт и содержание каждого этапа поставки. Они соответствуют шагам в документообороте между поставщиком и покупателем: заказ, отгрузка, приемка товара, счет на оплату.

Основные типы EDI-сообщений

Набор сообщений не ограничен типовой цепочкой, он регламентируется договоренностями между партнерами. Существуют специальные сообщения для:

• отгрузки алкогольной продукции;
• уведомления о возврате и его подтверждения;
• уведомления об отгрузке и приемке возврата;
• корректировочных и исправленных счетов-фактур и УПД;
• ценового листа;
• графика поставок;
• заказа и подтверждения транспорта.

Где используется EDI-система 

EDI применяют в направлениях:

• дистрибуция;
• ритейл;
• HoReCa;
• управление складами;
• транспорт и других.

Участникам EDI-обмена использование электронных сообщений дает преимущества:

• ускорение взаимодействия с бизнес-партнерами;
• возможность полностью автоматизировать процесс;
• снижение числа ошибок из-за человеческого фактора, затрат на их поиск и исправление;
• гарантированную доставку сообщений;
• единый способ идентификации товаров и контрагентов.

У Контура есть сервис для обмена стандартизированными электронными сообщениями ― Контур.EDI. Он включает решения для работы с торговыми сетями, магазинами, детскими садами, ресторанами, оптовиками. Система обеспечивает мгновенную связь между офисом, точками продаж и поставщиками. Ей уже пользуются крупнейшие торговые сети и дистрибьюторы России.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) ― совокупность процессов по работе с документами в электронном виде, без использования бумажных носителей. В системе ЭДО компании обмениваются договорами, актами, накладными, счетами-фактурами. Процесс работы в системе ЭДО похож на бумажное делопроизводство. Он состоит из создания, согласования, подписания, обмена, хранения.

В широком смысле под электронным документооборотом понимают не только обмен оригиналами, которые сразу создаются в электронном виде, а также отправку цифровых копий документов и обмен EDI-сообщениями, которые не являются юридически значимыми документами. 

Обмен документами, обладающими полной правовой силой, как и бумажные с личной подписью, называется юридически значимым электронным документооборотом (ЮЗЭДО). Документы, передаваемые таким способом, признают все контрагенты, а также государственные органы. Это особый вид ЭДО. Именно он позволяет организации отказаться от распечатки счетов-фактур, универсальных передаточных и корректировочных документов, накладных и других типов документов.

Особенности ЮЗЭДО

ЮЗЭДО ― механизм работы с документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП). 

КЭП ― самый защищенный вид электронной подписи, равнозначный собственноручной на бумаге. Она подтверждает, что документ отправлен конкретным лицом, и гарантирует, что после подписания в него не вносили изменения. Сертификаты КЭП выдают только аккредитованные удостоверяющие центры.

Признание документов с КЭП юридически значимыми закреплено в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Внедрение юридически значимого ЭДО позволяет предприятию:

• отказаться от бумажных документов;
• участвовать в тендерах и государственных закупках;
• представлять электронные документы в государственные контролирующие органы.

Система ЮЗЭДО Контур.Диадок обеспечивает обмен юридически значимыми электронными документами в соответствии с требованиями законодательства РФ. Пользователи Диадока могут:

• работать с документами в веб-версии или своей учетной системе;
• массово подписывать и согласовывать документы;
• настроить автоматическое распределение входящих;
• хранить документы в электронном виде;
• обмениваться электронными УПД с кодами маркировки;
• проводить сверку взаиморасчетов.

Перейти на ЮЗЭДО выгоднее, чем работать на бумаге. При этом документы имеют тот же статус, что и бумажные с личной подписью и печатью.

В чем разница между ЭДО и EDI

Сами EDI-сообщения не являются юридически значимыми, но на их основе можно формировать закрывающие документы, которые подписываются электронной подписью. Составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде позволяет Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Законность составления электронных счетов-фактур по взаимному согласию сторон сделки закреплена в статье 169 Налогового кодекса РФ. 

Для некоторых электронных документов ФНС утвердила единый формат. Передать их в налоговую службу можно только в виде файлов с расширением XML, созданных по определенной структуре. Системы ЭДО позволяют передавать формализованные и неформализованные документы. Таким образом, по ЭДО компании могут обмениваться документами в утвержденном и произвольном формате. 

Несмотря на то, что EDI-сообщения нельзя передавать в произвольном формате, сами они не являются формализованными документами. Также в EDI-системе нельзя создать документы, которые не связаны с цепочкой поставки товара, например письмо, акт сверки. 

Отличия ЭДО и EDI

Есть ли сходство между ЭДО и EDI

EDI и юридически значимый ЭДО используются для автоматизации бизнес-процессов. Они помогают ускорить взаимодействие с контрагентами, сократить количество ошибок, снизить затраты на расходные материалы и курьерские услуги. 

Оба вида документооборота работают через специальные программы или сервисы. EDI-сообщения и документы в них передаются через интернет. В Контур.EDI, как и в Контур.Диадоке, обработка электронных документов происходит на сервере оператора. Для работы нужно только подключить компьютер к интернету и установить браузер. 

Предприятию не нужно выбирать одну систему. Контур позволяет использовать ЮЗЭДО и EDI вместе. Это помогает сэкономить на доставке, хранении и печати документов. Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к оригиналам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным.