Чтобы экономить время и предотвращать дорогостоящие ошибки, многие компании переводят взаимодействие с партнерами в электронный вид. Обмениваться логистической, коммерческой и финансовой информацией онлайн им помогают системы EDI и ЭДО. Рассказываем, чем эти системы отличаются и что у них общего.
Что такое EDI
EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, то есть электронный обмен данными. Это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами. Она позволяет провести цепочку «заказ ― подтверждение отгрузки ― приемка» без ошибок на стороне каждого участника товарооборота. Основная функция EDI-системы — ускорение бизнес-процессов.
Автоматизируйте обработку заказа с помощью Контур.EDI
Стандарты передачи данных в EDI
EDI-обмен основан на всемирной системе стандартов GS1. Стандарты ― основа EDI. В отличие от бумажных носителей стандартизированные электронные сообщения исключают ошибки в идентификации компаний и товаров при ручном вводе. Не будет опечаток в названиях и артикулах, значит, магазины не останутся без нужной позиции перед акцией, а поставщик исключит штрафы за недопоставку.
GTIN (Global Trade Item Number) ― уникальный цифровой код товара, графически зашифрованный в виде штрихкода. Он необходим, чтобы идентифицировать товар на любом этапе цепочки поставок. Код содержит информацию о производителе, весе, сроке годности, номере партии.
Другой идентификатор ― GLN (Global Location Number). Это тринадцатизначный код, который присваивается юридическим лицам и подразделениям. В обмене EDI-сообщениями GLN нужен, чтобы обозначить конкретную организацию, филиал или точку доставки.
Типы EDI-сообщений и документов
EDI-системы оперируют сообщениями, которые фиксируют факт и содержание каждого этапа поставки. Они соответствуют шагам в документообороте между поставщиком и покупателем: заказ, отгрузка, приемка товара, счет на оплату.

Типовая цепочка сообщений
Основные типы EDI-сообщений
ORDERS | Заказ на поставку. Содержит номер и дату заказа, данные отправителя и получателя, дату и место доставки, информацию о товаре |
ORDRSP | Подтверждение заказа. Получив заказ, поставщик подтверждает, отменяет или корректирует его |
DESADV | Уведомление об отгрузке. Поставщик отправляет сообщение при отгрузке, указывая, сколько товаров отгружено и по какой цене, при этом разделяя товар по палетам, партиям |
RECADV | Уведомление о приемке. Получив товар, покупатель сверяет номенклатуру и количество. Если есть расхождения, в приемку вносят изменения |
INVOIC | Электронные документы. На основе этого сообщения формируются счет-фактура, ТОРГ-12, УПД |
Набор сообщений не ограничен типовой цепочкой, он регламентируется договоренностями между партнерами. Существуют специальные сообщения для:
- отгрузки алкогольной продукции;
- уведомления о возврате и его подтверждения;
- уведомления об отгрузке и приемке возврата;
- корректировочных и исправленных счетов-фактур и УПД;
- ценового листа;
- графика поставок;
- заказа и подтверждения транспорта.
Где используется EDI-система
EDI применяют в направлениях:
- дистрибуция;
- ритейл;
- HoReCa;
- управление складами;
- транспорт и других.
Участникам EDI-обмена использование электронных сообщений дает преимущества:
- ускорение взаимодействия с бизнес-партнерами;
- возможность полностью автоматизировать процесс;
- снижение числа ошибок из-за человеческого фактора, затрат на их поиск и исправление;
- гарантированную доставку сообщений;
- единый способ идентификации товаров и контрагентов.
У Контура есть сервис для обмена стандартизированными электронными сообщениями ― Контур.EDI. Он включает решения для работы с торговыми сетями, магазинами, детскими садами, ресторанами, оптовиками. Система обеспечивает мгновенную связь между офисом, точками продаж и поставщиками. Ей уже пользуются крупнейшие торговые сети и дистрибьюторы России.
Обрабатывайте заказы быстро и корректно в сервисе Контур.EDI
Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) ― совокупность процессов по работе с документами в электронном виде, без использования бумажных носителей. В системе ЭДО компании обмениваются договорами, актами, накладными, счетами-фактурами. Процесс работы в системе ЭДО похож на бумажное делопроизводство. Он состоит из создания, согласования, подписания, обмена, хранения.
В широком смысле под электронным документооборотом понимают не только обмен оригиналами, которые сразу создаются в электронном виде, а также отправку цифровых копий документов и обмен EDI-сообщениями, которые не являются юридически значимыми документами.
Обмен документами, обладающими полной правовой силой, как и бумажные с личной подписью, называется юридически значимым электронным документооборотом (ЮЗЭДО). Документы, передаваемые таким способом, признают все контрагенты, а также государственные органы. Это особый вид ЭДО. Именно он позволяет организации отказаться от распечатки счетов-фактур, универсальных передаточных и корректировочных документов, накладных и других типов документов.
Особенности ЮЗЭДО
ЮЗЭДО ― механизм работы с документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП).
КЭП ― самый защищенный вид электронной подписи, равнозначный собственноручной на бумаге. Она подтверждает, что документ отправлен конкретным лицом, и гарантирует, что после подписания в него не вносили изменения. Сертификаты КЭП выдают только аккредитованные удостоверяющие центры.
Признание документов с КЭП юридически значимыми закреплено в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Внедрение юридически значимого ЭДО позволяет предприятию:
- отказаться от бумажных документов;
- участвовать в тендерах и государственных закупках;
- представлять электронные документы в государственные контролирующие органы.
Система ЮЗЭДО Контур.Диадок обеспечивает обмен юридически значимыми электронными документами в соответствии с требованиями законодательства РФ. Пользователи Диадока могут:
- работать с документами в веб-версии или своей учетной системе;
- массово подписывать и согласовывать документы;
- настроить автоматическое распределение входящих;
- хранить документы в электронном виде;
- обмениваться электронными УПД с кодами маркировки;
- проводить сверку взаиморасчетов.
Перейти на ЮЗЭДО выгоднее, чем работать на бумаге. При этом документы имеют тот же статус, что и бумажные с личной подписью и печатью.
В чем разница между ЭДО и EDI
Сами EDI-сообщения не являются юридически значимыми, но на их основе можно формировать закрывающие документы, которые подписываются электронной подписью. Составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде позволяет Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Законность составления электронных счетов-фактур по взаимному согласию сторон сделки закреплена в статье 169 Налогового кодекса РФ.
Для некоторых электронных документов ФНС утвердила единый формат. Передать их в налоговую службу можно только в виде файлов с расширением XML, созданных по определенной структуре. Системы ЭДО позволяют передавать формализованные и неформализованные документы. Таким образом, по ЭДО компании могут обмениваться документами в утвержденном и произвольном формате.
Несмотря на то, что EDI-сообщения нельзя передавать в произвольном формате, сами они не являются формализованными документами. Также в EDI-системе нельзя создать документы, которые не связаны с цепочкой поставки товара, например письмо, акт сверки.
Отличия ЭДО и EDI
ЭДО | EDI |
---|---|
Обмен электронными юридически значимыми документами | Обмен электронными сообщениями, на основе которых формируются документы |
Формат произвольный или утвержденный государственными органами России | Формат соответствует всемирным стандартам GS1 |
Документы подписываются КЭП, которая приравнена к личной подписи от руки | EDI-сообщения не являются юридически значимыми |
Может быть несколько участников документооборота в рамках одного документа | Два участника обмена в рамках одного сообщения |
Применяют предприятия во всех отраслях экономики | Применяют предприятия оптовой и розничной торговли, HoReCa, логистики |
Есть ли сходство между ЭДО и EDI
EDI и юридически значимый ЭДО используются для автоматизации бизнес-процессов. Они помогают ускорить взаимодействие с контрагентами, сократить количество ошибок, снизить затраты на расходные материалы и курьерские услуги.
Оба вида документооборота работают через специальные программы или сервисы. EDI-сообщения и документы в них передаются через интернет. В Контур.EDI, как и в Контур.Диадоке, обработка электронных документов происходит на сервере оператора. Для работы нужно только подключить компьютер к интернету и установить браузер.
Предприятию не нужно выбирать одну систему. Контур позволяет использовать ЮЗЭДО и EDI вместе. Это помогает сэкономить на доставке, хранении и печати документов. Электронные документы, подписанные КЭП, приравниваются к оригиналам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным.

Зарегистрируйтесь в Диадоке
Начните отправлять онлайн юридически значимые документы