Новые форматы электронных документов в 2024 году

Формализация электронных документов и постепенный переход бизнеса на ЭДО ― один из приоритетов ФНС. Перечень областей, где необходим ЭДО, расширяется ежегодно. В статье рассмотрим, какие изменения в электронном документообороте планируются в 2024 году.

Мария Потапова Эксперт по законодательству в команде разработки Диадока

Форматы документов в ЭДО

Как и у любого файла, у электронного документа есть формат. В соответствии с форматом документ читается компьютерами и обрабатывается в информационных системах. Форматы некоторых электронных документов обязательны.

Электронные документы делят на формализованные и неформализованные. Формализованные документы имеют утвержденный формат ― файл с расширением XML и структурой по определенной ФНС XSD-схеме.

Формат XML позволяет создавать файлы, которые одинаково считываются на разных компьютерах, независимо от операционной системы. XSD — это язык описания структуры XML-документа. Благодаря единому формату XML-документы можно автоматически проверять и переносить сведения в учетную систему предприятия, например в 1C.

Утвержденные форматы могут быть обязательными, если законодательство разрешает создавать определенный документ только в этом формате. Пример ― счет-фактура, УПД. Также форматы документов бывают необязательными: формат утвержден ФНС, но компании не обязаны использовать только его.

Неформализованные электронные документы не имеют утвержденного формата. Организация может создавать их с любым расширением: DOC, XLSX, PDF, JPG и др. При этом, к неформализованным документам применяются другие требования законодательства, например, к первичным документам ― нормы №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Чтобы максимально автоматизировать обработку информации, налоговая служба постепенно утверждает форматы для новых видов документов. Актуальный перечень утвержденных форматов выложен на сайте ФНС. К марту 2024 года утверждены форматы:

• универсального передаточного документа,

• универсального корректировочного документа (УКД),

• акта выполненных работ (оказанных услуг),

• акта о приемке выполненных работ,

• акта о расхождении по форме ТОРГ-2,

• товарной накладной по форме ТОРГ-12,

• акта сверки взаимных расчетов,

• путевого листа,

• заказа и заявки,

• договора фрахтования,

• транспортной накладной,

• сопроводительной ведомости,

• заказа-наряда,

• договора,

• расходного ордера на заправку воздушных судов.

Юридическая сила формализованных и неформализованных документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП) или неквалифицированной подписью при наличии соответствующего соглашения между контрагентами.

Новые форматы документов ЭДО в 2024 году

Разработка новых форматов электронных документов ― одно из приоритетных направлений развития ЭДО в России. Это закреплено в «Концепции развития ЭДО в хозяйственной деятельности». Поэтому ФНС продолжает активную работу по разработке унифицированных форм.

Формат счета-фактуры и УПД

Формат электронных УПД и счета-фактуры обновился в начале 2024 года. С 9 февраля действует новый формат по Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Старый формат стал приложением к новому: его можно использовать до 1 апреля 2025 года.

Форматы электронных перевозочных документов

Добровольное использование электронных транспортных документов закрепили в законодательстве в 2022 году. Тогда же был утвержден формат для первого перевозочного документа ― электронной транспортной накладной (ЭТрН).

ЭТрН ― документ, который подтверждает факт перевозки и расходы на логистические услуги. Содержит сведения об участниках перевозки, условиях, водителе, сопроводительных документах, грузе и его передаче между отправителем, перевозчиком и получателем. Формат ЭТрН утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@

В 2023 году налоговая служба утвердила электронные форматы для путевого листа, договора фрахтования и заказа (заявки).

Путевой лист ― документ для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Формат утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Состоит из шести файлов обмена.

Договор фрахтования ― документ, на основании которого перевозчик предоставляет заказчику транспорт с экипажем. Формат приведен в приказе ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/109@. Содержит файлы обмена информации фрахтователя и фрахтовщика.

Заказ (заявка) ― предварительное соглашение между грузоотправителем и перевозчиком о будущей перевозке. Формат утвержден приказом ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@. Утвержденный формат включает две обязательные части: файл обмена информации грузоотправителя и файл обмена информации перевозчика о приеме груза.

Правила обмена электронными перевозочными документами закреплены в постановлении Правительства РФ от 21.05.2022 № 931. Государство планирует постепенно переводить все перевозочные документы в цифровой формат. Процесс начнется с алкогольной отрасли. С 1 июня 2024 сопроводительные документы при производстве и обороте алкоголя можно будет оформить только в цифровом виде.

Формат электронного договора

В 2023 году налоговая служба утвердила XML-формат договора. Новый формат введен в действие приказом ФНС РФ от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115@. Это альтернатива утвержденному в марте 2022 формату PDF-А/3. При заключении сделок бизнес может самостоятельно выбирать один из форматов. XML ― машиночитаемый формат, его удобно обрабатывать в информационных системах. Поэтому XML подходит компаниям с большим потоком договоров. Оба формата ― рекомендованы, но не обязательны. В Диадоке компании могут обмениваться договорами в неформализованном виде.

Договоры, как и другие электронные документы, нужно хранить в электронном виде. Нет необходимости их распечатывать и делать скан-копии.

Формат электронного акта сверки

Ранее, в 2022 году, ФНС разработала формат для акта сверки взаиморасчетов. Он был утвержден приказом ФНС РФ от 13.05.2022 N ЕД-7-26/405@.

Сверка взаиморасчетов позволяет двум сторонам сопоставить данные о движении товаров, работ, услуг и денег. Закон прямо не предписывает составлять акты сверки, но в Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности. Также обязанность по сверке может быть установлена в договоре с контрагентом.

Обмен электронными актами экономит время, что особенно актуально для компаний, где сверяются с десятками контрагентов. Не придется отправлять акт почтой каждому контрагенту и ждать, пока документ вернется с подписью.

Пользователи Диадока уже получили возможность работать с новым форматом акта сверки. Формат подходит не только для ЭДО с контрагентами, но и для предоставления в контролирующие органы.

Переходите на ЭДО

Формируйте документы и отправляйте их контрагентам через Диадок

Подключиться

Изменения ЭДО в 2023 и 2024 годах

Электронный документооборот с 2023 года претерпел ряд изменений. Вот основные нововведения:

• внесены изменения в технологии обмена между операторами ЭДО,

• закончился переходный период по применению машиночитаемых доверенностей (МЧД),

• формализация кадровых электронных документов,

• обязанность операторов ЭДО передавать в ФНС документы с реквизитами прослеживаемости,

• переход бюджетных организаций на ЭДО,

• изменение формата электронных счета-фактуры и УПД.

Изменения в технологии межоператорского обмена

Операторы ЭДО обязаны поддерживать технологию обмена электронными документами и выполнять методические рекомендации налоговой службы по порядку обмена. В конце 2022 года ФНС опубликовала обновления в технологии обмена, которые вступили в силу в 2023 году. Теперь операторы ЭДО должны использовать обновленные форматы вспомогательных и технологических документов. Они фиксируют этапы передачи другого документа, например счета-фактуры или УПД, между участниками обмена и провайдерами.

Изменения обусловлены внедрением МЧД и зафиксированы в приказе ФНС России от 21.02.2023 № ЕД-7-26/133@. Порядок обмена вспомогательными документами описан в методических рекомендациях ФНС.

Извещение о получении документа (ИОП) ― вспомогательный электронный документ в формате XML. Фиксирует, что участник документооборота получил документ от контрагента.

Уведомление об уточнении (УОУ) — XML-файл установленного формата, фиксирующий несогласие получателя с электронным документом. Допускает корректировку, исправление или отказ от подписи.

Подтверждение даты получения документа (ПДП) — операторская квитанция. XML-файл установленного формата, подтверждающий дату и время, когда документ поступил от отправителя к оператору ЭДО.

Квитанция генерируется после того, как оператор проверит электронную подпись, соответствие титула установленному формату и XSD-cхеме. При отрицательном результате проверки оператор формирует сообщение об ошибке.

Подтверждение формируется при поступлении титула отправителя, уведомления об уточнении, отказа в подписи.

Подтверждение даты отправки документа (ПДО) — операторская квитанция. Подтверждение оператора ― XML-файл установленного формата, который фиксирует, что оператор ЭДО направил документ получателю. Содержит дату и время отправки.

Квитанцию оператор ЭДО отправляет обоим участникам документооборота. Если документооборот происходит по технологии роуминга ― своему клиенту и оператору контрагента.

Квитанция формируется при отправке титула отправителя, уведомления об уточнении, отказа в подписи.

Новые унифицированные формы электронных документов

С 1 марта 2023 года начал действовать Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Он ввел единые требования к составу и формам электронных кадровых документов. Теперь кадровый документ в ЭДО должен состоять из трех частей: основной в формате PDF, файла электронной подписи и описания документа в XML.

Обязательные элементы кадрового документа

Кадровые документы, которые созданы до 1 марта 2023 года, не нужно переделывать по новому формату. Также требования не распространяются на документы, которые по закону оформляют только на бумаге: акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда.

Еще один новый формат документа для ЭДО в 2023 году ― машиночитаемая доверенность. Изначально было разработано несколько версии: одна для работы с налоговой, две для работы с контрагентами в вариантах от ФНС и от Минцифры.

С появлением нового универсального формата участники ЭДО могут использовать одну доверенность для взаимодействия с деловыми партнерами и госорганами. Закон не обязывает применять новый формат для ЭДО и не отменяет действие старых.

Изменения в правилах документооборота

Переход на машиночитаемые доверенности. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать КЭП сотрудников юрлица. В отличие от подписи физлица, такая ЭП содержала данные и об организации, и о работнике.

Сертификаты, выпущенные ранее, можно будет использовать до окончания срока их действия, но не позднее 31 августа 2024 года. Новым работникам и тем, у кого истек срок действия сертификата сотрудника, нужно получить КЭП физлица и подписывать документы ей, а полномочия подтверждать ― с помощью МЧД.

МЧД ― электронный аналог бумажной доверенности. Создается в XML-формате и подписывается КЭП руководителя организации или ИП. Требования к доверенности утверждены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857.

Создать доверенность можно несколькими способами, например:

• В специализированном сервисе, например Контур.Доверенности.

• На сайте распределенного реестра ФНС России.

• В информационной системе компании.

Подробнее о том, как выпустить доверенность и настроить работу с ней, рассказываем в статье о переходе на МЧД.

Новые требования к операторам ЭДО. С января 2023 года операторы ЭДО обязаны отправлять в ФНС электронные документы с реквизитами прослеживаемости. Это требование закреплено в постановлении Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108.

Операторы ЭДО передают в ФНС подписанные счета-фактуры, УПД, корректировки и исправления к ним в течение одного рабочего дня после получения документов от продавца.

Переход бюджетных организаций на ЭДО. В 2023 году начали действовать положения приказа Минфина от 15 апреля 2021 года № 61н. Бюджетные организации обязаны перейти на электронный документооборот и использовать унифицированные форматы первичных документов в электронном виде. Требования распространяются на бюджетные организации субъектов РФ и муниципальных образований, федеральные органы исполнительной власти и других получателей бюджетных средств.

Подписание технологических документов оператором ЭДО обезличенной подписью (автоматической). В момент передачи документов формируются технологические квитанции: подтверждения оператора о дате получения и о дате отправки файла. Ранее операторы ЭДО подписывали квитанции КЭП уполномоченного лица. Такая подпись содержала сведения о компании-операторе и сотруднике. С 1 сентября 2023 года операторы используют обезличенную ЭП, которая содержит данные только о юрлице. Это новшество упростит работу с технологическими документами и защитит данные сотрудников. На пользователей систем ЭДО внедрение автоподписи не повлияет.

Ответим на ваши вопросы об электронных документах, поможем выпустить КЭП и настроить ЭДО

Отправить заявку