Подтверждение подлинности электронного документа

Чтобы электронные документы обладали юридической силой, их заверяют квалифицированной электронной подписью (КЭП) — аналогом собственноручной подписи и печати компании на бумаге. КЭП позволяет точно установить ее владельца и защитить документ от несанкционированных изменений. Чтобы подтвердить подлинность такого документа, нужно проверить электронную подпись. Расскажем, как это сделать.

Отправляйте юридически значимые документы онлайн через Диадок

Подключиться

Юридическая сила электронных документов

В 2011 году Минфин РФ сделал законным обмен счетами-фактурами в цифровом виде с использованием электронной подписи (ранее — электронная цифровая подпись или ЭЦП). Условия использования ЭЦП на законодательном уровне определили еще в 2002 году, опубликовав Федеральный закон от 10.01.2002 №1‑ФЗ. Это были первые шаги в развитии и распространении юридически значимого электронного документооборота (ЭДО).

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Нельзя считать официальным документом скан договора или его версию в формате DOCX. Как мы писали выше, чтобы цифровой документ имел юридическую силу, он должен быть подписан ЭП.

Федеральный закон от № 63-ФЗ выделяет три вида электронных подписей.

Другой критерий подлинности документа — оформление и содержание. В нем должны быть отражены: наименование, дата, место составления, номер, реквизиты сторон.

Существуют электронные документы с форматом, установленным законом, их называют формализованными. Например, счет-фактура, УПД, акт приема-передачи, ТОРГ-2 и другие. Среди формализованных документов есть обязательные и необязательные. Документ, который обязательно передавать в утвержденном формате, может быть создан только в соответствии с инструкциями, определенными регулятором. Если документ формализованный, но не обязательный, компания может оформлять его по установленному формату, либо использовать свой. К необязательным относят акт приемки работ, акт приемки и расхождений, документы о передаче товаров, ТОРГ-12. Также есть неформализованные документы, форматы которых не определены законодательно. Подробнее об этом читайте здесь.

Обязательными формализованными документами можно обмениваться только через операторов электронного документооборота. Сервис ЭДО Контур.Диадок от оператора СКБ Контур обеспечивает легитимность такого обмена, а также предоставляет клиентам удобную функциональность для комплексного сопровождения бизнес-процессов.

Диадок обеспечивает выполнение требований законодательства при обмене документами между хоз.субъектами, снижает расходы компании на бумагу и курьерские услуги, создает возможности для оптимизации процессов и хранения документов.

Сервис ЭДО подтверждает легитимность подписи и соответствие формату, если тот установлен ФНС. О том, как выбрать оператора ЭДО и начать работу, рассказываем в статье.

С помощью юридически значимого электронного документооборота компания может:

• вести внутренний документооборот, например, кадровый учет, издавать приказы, распоряжения;

• работать с контрагентами: заключать договоры, отправлять и получать закрывающие документы, выставлять счета;

• подавать отчетность в контролирующие органы;

• регистрировать онлайн-кассы;

• работать с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Можно ли предоставить электронный документ в суд

В России электронный документ имеет юридическую силу и может быть представлен в суде в качестве доказательства, если соответствует требованиям законодательства и подписан ЭП.

Электронный документ считается достоверным, если:

• факты, результаты деятельности, проводимые операции соответствуют тому, что написано в документе;

• его можно использовать в качестве источника информации для последующей деятельности или операций;

• был оформлен в системах, которые обычно используют для данного типа документов, например в сервисе ЭДО;

• был составлен лицами, которые знают обо всех обстоятельствах, отраженных в документе;

• был оформлен в момент возникновения события или сразу после него.

Документы, отправленные в суд, будут проверяться на соответствие критериям:

• указание обязательных реквизитов сторон,

• наличие действующей ЭП,

• соответствие юридическим критериям,

• подписание уполномоченным лицом,

• отсутствие признаков подделки.

Также можно предоставлять электронные документы в качестве письменных доказательств, если они соответствуют критериям достоверности и в них указана информация, которая относится к предмету спора. Это могут быть договоры, контракты, соглашения, УПД и прочее.

Правовое регулирование электронных документов

Правовое регулирование электронных документов в России началось в 2011 году, когда был принят Федеральный закон № 63-ФЗ, который установил правила использования ЭП для подтверждения ее авторства и подлинности.

Выше мы указывали нормативные акты, которые регламентируют юридическую силу электронного документооборота. Кроме того, стоит обратить внимание на:

• Налоговый кодекс РФ. Статья 169 регулирует составление и выставление счетов-фактур в электронном виде, статья 93 — передачу отчетных электронных документов в ФНС при налоговой проверке.

• Гражданский кодекс РФ. Статьи 160 и 434. 160 статья регламентирует совершение сделок в письменном виде, в том числе с помощью электронных технических средств. 434 статья регламентирует возможность составления договора в письменной форме, путем составления одного документа, в том числе электронного.

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Статья 9 устанавливает возможность обмена электронными первичными документами и правила их оформления.

• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Статья 2 определяет термины, связанные с электронными документами.

• Прочие постановления и приказы. Регулируют ЭДО по конкретным направлениям.

Подтверждение подлинности электронного документа — важный момент в работе с контрагентами, государственными органами, а также с электронным документооборотом в целом.

Зачем проверять подлинность электронного документа

Цифровые документы верифицируют, чтобы избежать ситуаций, связанных с мошенниками или недобросовестными контрагентами. Так, перед подписанием договора стоит проверить не только все пункты, указанные в документе, но и другие моменты: правильность оформления, наличие обязательных реквизитов, статус электронной подписи.

Также проверка электронных документов помогает удостовериться в чистоте сделки, корректном ведении учета и оформлении отчетности. В перспективе это поможет исключить финансовые и репутационные риски, избежать штрафов и санкций.

Проверка подлинности начинается с проверки ЭП. Признаки действующей подписи:

• есть сертификат ключа ЭП с неистекшим сроком;

• есть подпись владельца сертификата;

• сформирована для конкретного документа, который после подписания не редактировался.

Если сертификат подписи в порядке, с его помощью можно:

• установить подписанта,

• подтвердить подлинность документа,

• проверить срок действия сертификата.

Если в компании используют ЭДО, важно следить за сроком действия сертификата подписи каждого сотрудника, участвующего в документообороте. Если срок истек, то такая подпись становится недействительной, и сотрудник не может подписывать документы.

С 1 сентября 2023 года работникам юрлиц и ИП, у которых нет сертификата сотрудника юрлица, для подписания электронных документов необходимы сертификат ЭП физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД). Узнайте, как перейти на МЧД

Узнать больше

Как проверить подлинность электронного документа

Чтобы убедится в подлинности документа, понадобится проверить:

• сертификат ЭП: срок действия и соответствие ФИО подписанта данным в подписи;

• наличие машиночитаемой доверенности и корректность указанных полномочий подписанта, если документ подписан ЭП физического лица;

• содержательную часть;

• соответствие формату, если документ формализованный.

Если перевести это в шаги, то необходимо:

1. Проверить ЭП. Как это сделать, расскажем ниже.

2. Установить, какой перед вами документ — формализованный или неформализованный. В первом случае понадобится проверить формат на соответствие установленному.

3. Проверить содержание. Корректны ли данные контрагента, есть ли обязательные реквизиты.

4. Проверить МЧД, если документ подписан ЭП физлица.

Чтобы упростить проверку, пользуйтесь сервисами ЭДО. Например, оператор СКБ Контур предлагает сервис Диадок, который автоматически проверяет срок действия сертификата электронной подписи и соответствие документа установленному формату.

Безопасный обмен документами с контрагентами онлайн

Подключиться

Юридическая сила электронной подписи

Квалифицированная электронная подпись равнозначна обычной рукописной и может использоваться для удостоверения большинства документов, в том числе договоров, актов, счетов-фактур. Технически электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро» при обращении пользователя к своему сертификату.

Способы проверки ЭП

Электронную подпись необходимо проверять самостоятельно с помощью специальных программ и сервисов. Верифицировать можно два вида подписей: НЭП и КЭП. Проверку проводят в следующих случаях:

• работодатель получает трудовой договор от физического лица;

• контрагенты заключают сделку онлайн вне системы ЭДО;

• заказчик принимает котировочные заявки от участников тендера на почту, а не через цифровую торговую площадку;

• банк проверяет подпись инспектора ФНС на электронной выписке из ЕГРЮЛ.

Подлинность цифрового документа неразрывно связана с подлинностью сертификата ЭП, поэтому важно:

• убедиться, что документ был подписан действующим сертификатом ЭП;

• проверить, что документ не был изменен после подписания;

• проверить, что на подписи есть метка доверенного времени — момент создания электронной подписи удостоверяется удостоверяется специальным сервером точного времени;

• удостовериться, что имя владельца сертификата соответствует имени подписанта;

• убедиться, что сертификат не был отозван.

Успешная проверка подтвердит, что ЭП:

• сформировали с помощью сертификата, действительного на момент подписания;

• создал владелец сертификата;

• предназначена для полученного документа.

Проверка подписи с помощью плагинов для Word, Excel и PDF

Плагин «КриптоПро Office Signature» помогает проверять подписи в программах Microsoft Office Word и Excel. Плагин устанавливают на компьютер.

Чтобы проверить подпись в Word или Excel, нужно:

• нажать на значок подписи,

• щелкнуть правой кнопкой мыши на строке подписи и выбрать пункт «Состав подписи».

Если все хорошо, программа выгрузит информацию о владельце подписи и действительности сертификата. Если с сертификатом что-то не так, появится сообщение о том, что подпись недействительна.

Чтобы проверить подпись в документе PDF, нужно установить другой плагин — КриптоПро PDF. Также потребуется криптопровайдер КриптоПро CSP. Для проверки подписи:

• откройте подписанный файл,

• нажмите кнопку «‎‎Signatures» в панели слева,

• выберите ЭП для проверки и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы вызвать контекстное меню,

• выберите пункт «‎‎Validate Signature».

Программа проверит подпись и откроет окно с результатом.

Проверка подписи в отдельных сервисах

Есть специальные программы, которые устанавливаются на компьютер и позволяют проверять подписи вне систем ЭДО. Например, Контур.Крипто. Для проверки ЭП в ней необходимо выбрать тариф: бесплатный пробный на 30 дней или «Премиум». Проверить получится электронную подпись, хранящуюся в отдельном файле.

Проверка подписи на портале Госуслуг

В специальном разделе на сайте Госуслуг есть возможность проверить подлинность электронной подписи, созданной для конкретного документа. Чтобы начать проверку, загрузите файл, введите капчу и нажмите «Проверить».

После сервис покажет данные о владельце сертификата, удостоверяющем центре, который его выдал, и сроке действия подписи.

Проверка подписи в веб-сервисах

Контур.Крипто — сервис Контура для создания и проверки подписей. Мы говорили о нем выше. В Крипто можно совершать до 29 бесплатных операций в месяц.

Как проверить подпись в сервисе

1. Перейдите по ссылке.

2. Загрузите файл. 
   
   

   

3. Выберите подпись и загрузите ее файл с расширением.sig.
   
   

   

4. Запустите проверку и получите протокол, в котором будут отражены результаты. После его можно будет сохранить или распечатать.

Если по результатам проверки ЭП действительна, то и документ, который ей подписан, обладает юридической силой. Подробнее об алгоритме проверки и результатах можно узнать на сайте сервиса.

Перейдите на электронный документооборот в Диадоке и упростите работу с контрагентами

Подключиться