Выбор ЭДО, или Какую систему электронного документооборота выбрать?

Основные функции и сервис оператора ЭДО

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по каналам телекоммуникационной связи. Он ведется как внутри организации, так и с контрагентами. ЭДО востребован, поскольку:

• экономит время и финансовые расходы на печать, бумагу, доставку;
• ускоряет согласование, подписание, отправку, получение документов;
• помогает быстро находить нужный файл, создавать архивы в электронном виде, хранить документы так долго, как этого требует закон;
• позволяет уменьшить количество ошибок;
• гарантирует конфиденциальность и безопасность передачи данных;
• дает возможность не прерывать обмен документами даже в условиях дистанционной работы.

Для подписания документов в ЭДО используется электронная подпись (ЭП), которая подтверждает личность подписанта. Применяется три вида подписей: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Согласно строгим требованиям законов, без оговорок и дополнительных соглашений аналогична собственноручной подписи только последняя — КЭП. Для гарантии юридической силы и для передачи электронных счетов-фактур обязательно участие оператора электронного документооборота.

Оператор ЭДО, по определению налоговой, — это организация, обеспечивающая электронный документооборот. Провайдер гарантирует безопасный законный обмен документами с контрагентами.

Такая компания должна соответствовать ряду требований — иметь необходимые лицензии ФСБ России и Роскомнадзора, сертифицированные программные средства для обеспечения законного ЭДО и обладать достаточными технологическими, кадровыми, правовыми возможностями. Не все организации подходят под эти условия — список одобренных вы найдете на сайте ФНС.

Оператор как поставщик ЭДО позволяет беспрепятственно отправлять и получать электронные счета-фактуры, товарные накладные, акты и другие документы. Также он:

• обеспечивает полную конфиденциальность информации;
• уведомляет ФНС о новом участнике обмена счетами-фактурами в электронном виде, проверяет каждого абонента, гарантируя достоверность данных;
• проверяет, действительна ли электронная подпись в момент подписания;
• хранит документы в течение установленного законом срока, обеспечивает их юридическую значимость на этот период;
• сохраняет историю действий, изменений файлов;
• может выступить автономной стороной в спорной ситуации;
• отслеживает изменения в нормативно-правовых актах, форматах, регламентах и при необходимости обновляет систему;
• предоставляет клиентам профессиональную техподдержку в процессе работы.

Через оператора ЭДО контрагенты взаимодействуют без дополнительных соглашений, подтверждающих легитимность обмена документами. Главное — чтобы компании обладали совместимыми техническими средствами для просмотра документов и ЭП. Для этого документооборот ведется в системах электронного документооборота.

Как выбрать оператора электронного документооборота

Внедрение безбумажного документооборота в компании — поэтапный процесс. Сперва проанализируйте, какая документация встречается чаще, как выстроено делопроизводство. Заранее обсудите переход на обмен электронными документами с контрагентами, узнайте, услугами каких провайдеров пользуются партнеры.

При выборе оператора и системы ЭДО важно обратить внимание на:

• надежность — компания в списке доверенных провайдеров ФНС;
• функциональность — особенности получения и отправки, согласования, подписания и отказа в подписи, хранения и поиска, обеспечения конфиденциальности и юридической значимости документов;
• информационную безопасность — передача данных по защищенным каналам связи, проверка достоверности электронной подписи, настройка уровней доступа пользователей;
• стоимость исходящих документов;
• возможность интеграции системы ЭДО с учетной системой компании и опыт провайдера в этом вопросе;
• понятность интерфейса — это поможет сотрудникам быстро перейти на новый формат работы;
• наличие роуминга — в нем можно обмениваться электронными документами с клиентами других операторов;
• готовность заключить договор SLA об уровне сервиса;
• уровень техподдержки, отзывы.

Рассмотрим и сравним решающие пункты подробнее.

Критерии выбора оператора ЭДО

При выборе оператора нужно учитывать разные параметры. Среди определяющих:

Работа с электронными документами

Система ЭДО должна включать в себя опции для полноценной работы с накладными, счетами-фактурами, актами, УПД, другими документами. И это не только получение, создание, согласование, подписание, отправка файлов.

Преимуществами станут:

• доступ к файлам даже после окончания оплаченного периода;
• хранение файлов в нескольких экземплярах на двух-трех серверах;
• форматный контроль;
• удобный фильтр для поиска;
• выгрузка документов для контролирующих органов;
• массовое подписание;
• функции для распределения документов по сотрудникам и подразделениям;
• шаблоны документов;
• настройка маршрутов согласования;
• разработка индивидуальных форматов для отраслевых типов документов, например, МХ-1, МХ-3, КС-2, КС-3;
• фиксация действий в протоколе передачи документа.

Играет роль и удобство сервиса. Для комфортной работы нужен интуитивно понятный интерфейс, доступные настройки, отсутствие запутанных пользовательских сценариев.

Роуминг

Роуминг — это технология для ведения юридически значимого электронного документооборота с контрагентами, работающими с другими операторами. Эту опцию готовы подключать все больше компаний-провайдеров, поскольку она облегчает установление связи с контрагентом в системе ЭДО.

Настройка роуминга занимает не больше двух рабочих дней, если между операторами уже установлено взаимодействие. Однако некоторые операторы сокращают этот срок до минут, внедряя автоматический роуминг. В этом случае настройка не нужна — необходимо лишь обменяться приглашениями с поставщиком или клиентом.

Интеграция с учетной системой

Настроить электронный документооборот в компании можно несколькими способами. Самый простой — веб-версия сервиса. В ней интерфейс обмена документами схож с электронной почтой.

Если у организации большой объем документопотока и делопроизводство налажено в учетной системе, можно встроить ЭДО в нее. Сотрудникам не придется осваивать новый интерфейс, так что решение переходить на ЭДО будет реализовано минимальными усилиями. Чаще всего операторы предлагают интеграцию с 1С, а также SAP, MS Dynamics, Oracle, Docsvision, Directum и другими. Возможны персональные решения по подключению ЭДО к используемому в компании ПО.

Техподдержка

На первых этапах перехода на безбумажный документооборот и в ходе дальнейшей работы у пользователей неизбежно возникают вопросы. Оператор ЭДО должен предоставлять грамотную и вежливую техподдержку по разным каналам связи. Особенно востребованы консультации по телефону, в чате на сайте, по почте. Плюсом станут обучающие материалы, инструкции.

Цена

Стоимость услуг провайдеров ЭДО складывается из количества исходящих документов, внедрения необходимых интеграций и расширения функциональности системы. Некоторые операторы берут отдельную плату за подключение аккаунта и новых пользователей, смену тарифа на отправку документов и хранение документов сверх лимита.

При этом условия тарификации исходящих документов тоже отличаются. Не все предлагают тарифы, ориентированные на масштабы бизнеса. Для небольших объемов исходящей документации подойдут минимальные тарифы, но чем больше документов — тем ниже цена за один исходящий. У части операторов не предусмотрены годовые пакеты — плата взимается за квартал, и неиспользованные документы «сгорают».

Почему стоит выбрать Диадок: возможности ЭДО с Диадоком

Система электронного документооборота Диадок (оператор СКБ Контур) предоставляет пользователям все условия и опции для комфортного перехода и последующую работу с ЭДО. В Диадоке:

• согласование, подписание, доставка и обработка документов в два раза быстрее, чем на бумаге;
• используется КЭП, а значит, документы юридически значимы;
• безопасность обмена данными подтверждена независимым аудитом;
• есть форматный контроль — система проверяет действительность подписи и соответствие документов утвержденным ФНС форматам;
• данные хранятся на трех серверах, причем без ограничения по объему;
• движение каждого файла фиксируется в протоколе;
• предусмотрено несколько вариантов подключения: веб-версия сервиса, модуль для 1С, решение для SAP, коннектор для интеграции любой учетной системы с Диадоком, полнофункциональный API;
• настроен роуминг с другими операторами ЭДО, с некоторыми — автоматический;
• налажены поиск контрагентов и отправка приглашений для перехода на ЭДО;
• есть готовые инструменты и шаблоны для подключения контрагентов к ЭДО.

Техподдержка Диадока доступна круглосуточно, без перерывов и выходных. Эксперты сервиса помогут подобрать решение, перейти на ЭДО и выстроить дальнейшую работу.

Как выбрать решение для работы с ЭДО и почему проще всего начать с веб-версии, объяснили наши эксперты на конференции DiadocDay 2022: