В филиале «Сибирь» «Ростелекома» автоматизировали отправку документов

Задачи

Автоматизировать процесс подготовки документов

До перехода на ЭДО сформированные документы необходимо было распечатать, каждый из них подписать, распределить по комплектам для каждого абонента и доставить. Эта ручная работа, во-первых, занимала достаточно много времени, во-вторых, вследствие влияния человеческого фактора существовал риск ошибок.

Снизить затраты на работу с документами

Каждый месяц филиал формирует для абонентов закрывающие документы: счет, счет-фактуру, акт и детализацию счета. Их ежемесячный объем превышает 1 000 000. Приобретение бумаги, обслуживание принтеров, доставка документов — все это требовало дополнительных расходов. Отправка одного документа стоила в среднем 33 рубля, таким образом расходы компании на бумажный документооборот достигали порядка 8 млн в месяц.

Сделать получение документов оперативным и удобным для клиентов

Срок получения абонентами своего пакета документов мог растянуться до 10 дней. Им приходилось либо ждать доставки, либо стоять в очереди в клиентском зале офиса МРФ «Сибирь». Это было невыгодно как самой компании (расчет за ее услуги соответственно задерживался), так и ее клиентам (им нужен счет-фактура для получения вычета по НДС).

Решение

При выборе оператора электронного документооборота филиал остановился на системе Контур.Диадок.

Решающими факторами стали следующие:

• значительное число абонентов МРФ «Сибирь» уже были зарегистрировано в Диадоке, что упрощало их дальнейшее подключение к электронному обмену документами;
• число успешных кейсов СКБ Контур по внедрению ЭДО в крупных компаниях, в том числе и в телекоммуникационной сфере;
• оперативное решение вопросов внедрения специалистами команды Диадока и осуществление необходимых доработок системы для МРФ «Сибирь».

Особенности интеграции

В процессе интеграции системы специалисты Диадока разработали для МРФ «Сибирь» коннектор, с помощью которого происходит автоматическая загрузка документов, полученных из биллинговой системы, их конвертация, разбивка по пакетам в соответствии с личными счетами абонентов и дальнейшая отправка.

Реализация пилотного проекта и дальнейшее введение системы в коммерческую эксплуатацию заняли 6 месяцев.

Результаты

Сегодня документооборот МРФ «Сибирь» технологичен, удобен всем участникам процесса и оперативен. Возросла производительность работы с документами, а затраты на документооборот снизились.

Абоненты филиала отмечают такие положительные изменения в сотрудничестве с МРФ «Сибирь», как:

• оперативное получение закрывающих документов;
• удобное получение документов сразу по всем договорам с компанией;
• возможность отправлять заявления о смене номера, информационные письма и другие документы в электронном виде.

Дополнительным плюсом стала возможность не содержать архив бумажных документов от МРФ «Сибирь».

Комментарии

Валерий Беленький
Заместитель директора макрорегионального филиала

 
Очевидными преимуществами электронного документооборота являются: сокращение затрат на обмен документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает производительность труда и эффективность работы в целом. Также очень важные плюсы ЭДО — это прозрачность, наглядность и доступность в любой момент всей истории документооборота с конкретным клиентом

Александр Барановский
Руководитель проектов телекоммуникационной отрасли СКБ Контур

 
Электронные документы хранятся на защищенных серверах системы Диадок и сохраняют свою юридическую силу. Абоненты имеют круглосуточный доступ к своим документам даже после окончания работы с оператором. Благодаря оперативной доставке документов и их корректному оформлению, для компаний снижается риск того, что им будет отказано в вычете по НДС