Задачи
Автоматизировать процесс подготовки документов
До перехода на ЭДО сформированные документы необходимо было распечатать, каждый из них подписать, распределить по комплектам для каждого абонента и доставить. Эта ручная работа, во-первых, занимала достаточно много времени, во-вторых, вследствие влияния человеческого фактора существовал риск ошибок.
Снизить затраты на работу с документами
Каждый месяц филиал формирует для абонентов закрывающие документы: счет, счет-фактуру, акт и детализацию счета. Их ежемесячный объем превышает 1 000 000. Приобретение бумаги, обслуживание принтеров, доставка документов — все это требовало дополнительных расходов. Отправка одного документа стоила в среднем 33 рубля, таким образом расходы компании на бумажный документооборот достигали порядка 8 млн в месяц.
Сделать получение документов оперативным и удобным для клиентов
Срок получения абонентами своего пакета документов мог растянуться до 10 дней. Им приходилось либо ждать доставки, либо стоять в очереди в клиентском зале офиса МРФ «Сибирь». Это было невыгодно как самой компании (расчет за ее услуги соответственно задерживался), так и ее клиентам (им нужен счет-фактура для получения вычета по НДС).
Решение
При выборе оператора электронного документооборота филиал остановился на системе Контур.Диадок.
Решающими факторами стали следующие:
Особенности интеграции
В процессе интеграции системы специалисты Диадока разработали для МРФ «Сибирь» коннектор, с помощью которого происходит автоматическая загрузка документов, полученных из биллинговой системы, их конвертация, разбивка по пакетам в соответствии с личными счетами абонентов и дальнейшая отправка.
Реализация пилотного проекта и дальнейшее введение системы в коммерческую эксплуатацию заняли 6 месяцев.
Результаты
Сегодня документооборот МРФ «Сибирь» технологичен, удобен всем участникам процесса и оперативен. Возросла производительность работы с документами, а затраты на документооборот снизились.
Абоненты филиала отмечают такие положительные изменения в сотрудничестве с МРФ «Сибирь», как:
Дополнительным плюсом стала возможность не содержать архив бумажных документов от МРФ «Сибирь».
