Virgin Connect

Задача

Ускорить документооборот с клиентами

Каждое юридическое лицо Группы ежемесячно формирует для своих клиентов пакет документов. Бумажные документы отправляли курьером, почтой, или абоненты забирали их лично в офисах поставщиков. С момента формирования до того, контрагент получал пакет, могло пройти от недели до трех.

Снизить расходы на документооборот

В сумме все подразделения и юр. лица Группы отправляют за год 68 400 пакетов документов.

Решение

Критерии, на которые ориентировалась компания при выборе сервиса ЭДО и оператора:

удобная веб-версия;
возможность массовых действий — со списками документов в один клик;
различные варианты интеграционных решений;
возможность настроить систему под свою схему документооборота, так как у Virgin Connect разветвленная структура.

Группа остановилась на сервисе ЭДО Диадок оператора СКБ Контур.

Интеграция

Virgin Connect использует индивидуальную версию 1С. Поэтому типовое интеграционное решение Диадока для 1С также понадобилось доработать под нужды компании. Это было сделано, и сегодня часть сотрудников, которые работают с документами, используют модуль, часть — веб-версию.

Документы перегружаются из 1С в Диадок и отправляются контрагентам. Ящик Диадока настроили в соответствии со структурой Группы: для каждой составляющей создано свое подразделение, к документам которого имеют доступ только его сотрудники. Головная организация имеет доступ во все подразделения.

Результаты

Сейчас Virgin Connect совместно с СКБ Контур подключают к ЭДО контрагентов компании. Документы клиентам через Диадок отправляют три юридических лица Группы. Они уже отмечают, насколько проще стало работать:

отправить расчетные документы можно за день. С бумагой на это могло уходить до трех дней;
сотрудникам не нужно, стоять над принтером, носить бумаги на подпись, упаковывать и т.д. Все операции с документами делаются со своего рабочего места;
компания уверена, что клиент получил документы, и может подтвердить это с помощью данных из Диадока;
электронные документы не теряются.

Дмитрий Багдасарян
заместитель генерального директора Virgin Connect

Очень удобно, что веб-версия Диадока позволяет создавать в ящике подразделения и настраивать разный уровень доступа к ним. Благодаря этому мы смогли перевести свою схему документооборота в электронный вид, не меняя бизнес-процессов. Это значительно упростило нам переход на новую систему работы. Сейчас мы подключаем к ЭДО клиентов. Забота о них — один из основных наших приоритетов, поэтому мы различными способами стараемся донести до них, что электронный документооборот упростит жизнь не только нам, но и им. Мы рассчитываем с помощью ЭДО поднять наш сервис на новый уровень

Ольга Дудкина
руководитель проектов СКБ Контур

У телекомов огромный объем исходящих документов, причем ежемесячно. Поэтому бумажный документооборот — очень существенная статья в их затратах. ЭДО обойдется им минимум в 20 раз дешевле, трудозатраты сведутся к минимуму. Сотрудники Virgin Connect уже почувствовали это на себе, поэтому сейчас Группа стремится привлечь к ЭДО максимум клиентов и параллельно вместе с нами думает, как можно еще автоматизировать и ускорить действия с документами внутри компании