Экономия бумаги в офисе

Плюсы экономии бумаги в офисе

Компания штатом в 50 человек за месяц расходует в среднем около 10 пачек бумаги. Эту цифру можно уменьшить минимум наполовину, если научиться грамотно экономить ресурсы. 

Снижение затрат

Бумажный документооборот требует расходов на закупку бумаги, печать, обслуживание принтеров, доставку документов контрагентам, их хранение. Можно подсчитать, какие затраты компания регулярно несет. Для примера возьмем организацию, которая отправляет 100 пакетов по 3 документа в месяц.

• Бумага и печать. Стоимость печати одного бумажного документа формата А4 — порядка 4 рублей. Стоимость пакета бумажных документов, который в среднем составляет три листа формата А4, — 12 рублей. Если в месяц отправлять 100 таких пакетов, то только их печать обойдется в 1200 рублей.
• Доставка. Отправка документов почтой в среднем стоит от 40 до 60 рублей за пакет. Курьером выходит дороже в 10 раз, стоимость зависит от выбора подрядчика и точки назначения. Если взять среднюю цену в 600 рублей, то доставка 100 пакетов в месяц будет стоить 60 000 рублей.
• Архив. Помещения для архива, который постоянно прирастает, тоже обходятся компании в какую-то сумму. Но цены на аренду сильно варьируются, в зависимости от занимаемой площади и региона.

Перечисленные затраты можно сократить с помощью разных способов, которые мы собрали в этой статье. Среди них оптимизация печати документов и переход на электронный документооборот. О каждом мы расскажем подробнее и подсчитаем экономию.

Экологичность

Сокращение расхода бумаги — это забота о природе. Экономия поможет сохранить целые леса. Минимум 13 грамм дерева требуется для производства одного листа офисной бумаги А4 стандартной плотности. Для одной пачки из 500 листов понадобится больше шести килограмм древесины. Мы уже упоминали, сколько бумаги ежемесячно использует офис — около 10 пачек. Если снизить потребление, за месяц можно спасать по одному дереву.

Альтернатива бумажному документообороту — электронный. В России ЭДО активно и быстро развивается с 2010 года, хотя впервые появился в стране еще в 1980 годах. За 10 лет динамичного роста отечественного ЭДО пользователи Диадока отправили больше 700 миллионов документов. Это эквивалентно почти 400 га леса.

Как экономить бумагу в офисе

Расходы на бумагу в офисе можно сократить практически до нуля. Электронный документооборот способен закрыть все потребности по отправке, согласованию и хранению документов. В системе ЭДО можно обмениваться юридически значимыми электронными документами с контрагентами — быстро, безопасно и экономично. Прикинем, как сильно снизятся затраты на документооборот при подключении к ЭДО:

• Бумага и печать. Электронные документы не нужно дублировать на бумаге. Соответственно, стоимость распечатки при ЭДО — 0 рублей.
• Доставка. Исходящие документы от 4 до 7,6 рубля, в зависимости от выбранного тарифа. Географическая удаленность не влияет на отправку. При документообороте 100 пакетов по 3 документа в месяц ваши максимальные затраты составят 1900 рублей при покупке годовых пакетов в Диадоке.
• Архив. Хранение документов — бесплатно. Огромный архив можно целиком уместить в облаке.

Если сравнить затраты с бумажным документооборотом, за месяц с ЭДО вы сэкономите 59 300 рублей. При использовании бумажных документов ваши затраты составят 61 200 рублей, при документообороте через ЭДО — 1900 рублей. Разница в затратах больше, чем в 30 раз. Рассчитайте на калькуляторе Диадока, сколько может сэкономить ваша компания с ЭДО.

Переход на электронный документооборот — простой и прозрачный процесс. Вам не потребуется длительно обучать сотрудников, система ЭДО интуитивно понятна. Работать можно как в веб-версии, так и в интеграционном решении. После входа в сервис вы сможете найти своих контрагентов и отправить им запрос на обмен документами.

Внедрение ЭДО позволит оптимизировать не только затраты на бумагу и расходники для оргтехники, но и скорость работы с документами. А еще вы сможете сэкономить место, выделенное под архивы, и оптимизировать все процессы по документообороту.

Как сократить расходы на печать

На рынке еще остаются компании, которые не готовы к переходу на электронный документооборот. Они прибегают к другим способам экономии на бумаге и ресурсах для печати. Это не решает проблемы бумажного документооборота полностью, но помогает сократить расходы в моменте.

Эти способы можно использовать вместе или следовать только некоторым из списка. Например, начать использовать бумагу меньшей плотности или сократить ее расход при печати. Рассмотрим самые популярные варианты.

Двусторонняя печать

Для экономии полезно использовать двустороннюю печать документов, когда это возможно. Это поможет сократить расход бумаги в офисе на 50 %. К такому способу можно прибегать при печати внутренних документов — приказов, распоряжений, уведомлений.

Уменьшение потока печати

Еще один способ сократить расходы — отказаться от печати лишнего. Если какую-то документацию можно не выводить на печать, а разослать по электронной почте или другим каналам, лучше сэкономить ресурсы принтера и бумагу. Это могут быть внутренние объявления, уведомления для сотрудников, предписания.

Правила при печати документа

• Проверять ошибки. Прежде чем отправить документ на печать, убедиться, что в нем нет опечаток или съехавших полей. 
• Проследить за тем, что формат текста корректен, набран верным кеглем и шрифтом, правильно настроены поля. Так удастся избежать необходимости перепечатывать документ.
• Использовать бумагу повторно. Любые неактуальные бумажные документы, которые скапливаются на столах сотрудников, еще могут быть полезны. Если они сохранились в хорошем состоянии, их можно использовать для печати на чистой стороне. 
• Оставить оборотки для записей и заметок. Это дополнительная экономия на блокнотах и ежедневниках.

Уменьшение шрифта

В России не утвержден официальный шрифт для документов. Для печати по ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендуется использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, например Times New Roman, Arial, Veranda, Calibri, и набирать текст 12–14 кеглем.

Уменьшение полей

Если сократить поля документа, можно существенно сэкономить место на листе. Так получится вместить дополнительный объем текста на одной странице и не переносить на следующую небольшой абзац. Для официальных документов, таких как договоры, этот вариант использовать не получится.

Переход на безбумажный документооборот

Безбумажный документооборот позволит вам сэкономить деньги, уменьшить время на обработку документов и обеспечит их надежное хранение. Вам больше не придется распечатывать, подписывать и отправлять бумажные документы, значит, ничего не потеряется. А перестроить внутренние процессы под электронный документооборот будет не так сложно, как кажется.

Чтобы перейти с бумажного на электронный документооборот, нужно выполнить несколько шагов:

1. Выбрать оператора ЭДО. При выборе обращайте внимание на то, сколько ваших контрагентов работает в системе. Изучите отзывы и ознакомьтесь с тарифами. Убедитесь, что оператор способен обеспечить безопасность обмена и хранения, а техническая поддержка оперативно решает вопросы пользователей.
2. Выбрать техническое решение. Система электронного документооборота представлена в виде веб-версии, модуля для 1С и интеграционных решений для других учетных систем.
3. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она будет заменять рукописную и подтверждать подлинность документов при работе с ЭДО. Если сотрудникам вашей организации нужна КЭП, оставьте заявку на этой странице. 
4. Организовать переход внутри компании. Назначьте ответственных сотрудников, составьте регламент и проведите обучение.
5. Подключить контрагентов. Если ваши контрагенты уже работают с ЭДО, начать обмен документами можно через приглашение. Если нужная компания еще не подключена к ЭДО, вы можете предложить ей заключить договор с вашим оператором.

После выполнения этих пунктов начать работать в сервисе ЭДО можно по понятной схеме:

• Войти в систему через веб-версию или подобранное интеграционное решение.
• Загрузить или создать документ в сервисе.
• Найти нужного контрагента и отправить ему документ.
• Документ будет получен за несколько секунд.
• Если необходимо, дождаться подписи контрагента.
• Документооборот завершен.

Этапы, которые проходит документ, всегда отображаются в системе. Вы сможете отследить, когда и чья подпись требуется для завершения документооборота. С переходом на ЭДО у вас появится постоянный доступ ко всем документам — это сэкономит компании много времени. А сохраненные после перехода на ЭДО средства можно будет потратить на развитие организации вместо покупки бумаги и оплаты курьерской доставки.

Экономить бумагу полезно и для природы, и для бюджета компании. Чтобы снизить ее использование, можно прибегать к разным хитростям при печати. Но глобальное решение проблемы — переход на ЭДО. Ведение электронного документооборота позволит в разы сократить затраты на бумагу, печать и доставку документов.